Резкий переход на удаленную работу для многих превратился в настоящее испытание. Большая часть сотрудников Localization и Support — отделов студии Plarium Krasnodar — уже около пяти лет работает удаленно, но за прошедший месяц им тоже пришлось преодолеть некоторые сложности. Мы попросили ребят дать несколько советов, как эффективно организовать удаленную работу и что важно учитывать.

Подготовка

На подготовительном этапе принимается много важных решений, учитывается правовая часть, подписываются дополнения к трудовым договорам… Но заострить внимание хочется на том, что повлияет на весь дальнейший рабочий процесс.

Важно подумать о психологическом состоянии сотрудников, для которых удаленная работа в новинку. Дать им понять: руководство знает, что делает, все спланировано, они в надежных руках. Здесь не последнюю роль играет уверенность самого руководителя. Также стоит учитывать, что ничего не успокаивает лучше четко налаженных рабочих процессов: каждый сотрудник должен понимать, как ему действовать в новых условиях, — и не должен чувствовать затруднений.

Кстати о налаженности процессов: если раньше у вас не было инструмента для постановки задач, то теперь он однозначно нужен: на устных договоренностях и электронной почте далеко не уедешь. Каким будет таск-трекер — зависит от нужд компании. У нас есть опыт работы со множеством инструментов, и среди них:

• Jira — может подойти в качестве основного менеджера задач для всех отделов, задействованных в работе над продуктом;
• Hansoft — гибкая система, позволяющая детально отслеживать рабочие процессы и затрачиваемое время;
• Asana — простой инструмент с интуитивно понятным интерфейсом, удобен для небольших команд;
• Trello — еще более простой вариант, старая добрая «доска» для ведения задач;
• Google Sheets — лидер нашего списка с точки зрения простоты и доступности, позволяющий настроить процесс отслеживания задач под себя, использовать различные формулы и диаграммы, форматировать документы для более удобного восприятия информации.

Остаемся на связи

Инфополе команды и взаимоподдержка

Сев за домашние компьютеры, ваши сотрудники начнут потихоньку забывать, что они — команда. К коллеге теперь не подойти, в перерыве ни с кем не встретиться, поэтому кто-то будет чувствовать недостаток информации. На удаленке особенно важно давать команде задания, которые подталкивают к общению друг с другом. Нужно постараться организовать общее информационное поле, чтобы каждый смог участвовать в обсуждении рабочих вопросов. Для этого хорошо подходят видеоконференции, которые способствуют большему вовлечению, продуктивному и легкому общению.

Не видя человека, узнать о его состоянии довольно сложно. Если работник не привык самостоятельно сообщать о возникающих трудностях, то руководитель может остаться в неведении и не суметь предотвратить усугубление ситуации. Настройте своих подчиненных на максимальную открытость, сообщите о вашей готовности помогать в случае необходимости. Участвуйте в жизни команды, назначьте личные и общие созвоны. Чем явственней ваше присутствие, тем лучше работник почувствует поддержку (но не перегибайте палку!).

Нельзя допускать эмоциональной изоляции и отстраненности сотрудника, так вы рискуете получить вместо команды группу отчужденных людей, не заинтересованных в качестве выполняемой работы. Организуйте пространство для неформального общения в коллективе — чаты для флуда в мессенджерах, группы в социальных сетях с новостями компании или отдела — и рассказывайте в них о том, например, что было сделано на прошлой неделе или будет сделано в ближайшую, обменивайтесь мемами. Если вы любите нестандартные решения, то можно пойти дальше — современные технологии позволяют организовать даже корпоративное интернет-радио.

Правила общения онлайн

На удаленной работе значение интернет-коммуникации возрастает в разы. Важно обсудить с командой, отрегулировать самые разные формы взаимодействия, которые позволили бы всем оставаться в одном инфополе, быть вовлеченными — и не мешать работать друг другу. Приведем несколько правил, которые могут оказаться вам полезны.

• Поддерживайте порядок в чатах, найдите и используйте подходящий именно вам мессенджер, настройте списки бесед и контактов так, чтобы не теряться в возросшем количестве каналов.
• Подумайте об альтернативных средствах связи и случаях, когда ими нужно воспользоваться. У сотрудников должна быть возможность позвонить коллеге на мобильный или домашний телефон, если тот не отвечает на сообщения или если вопрос проще обсудить устно.
• Позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника было все необходимое для видеосозвонов (наушники, камера). Не стоит недооценивать этот формат коммуникации: он здорово восполняет нехватку невербальных сигналов — жестов, мимики — и снижает вероятность многозначной трактовки, что часто бывает при переписке.
• Настойчиво стучась к коллеге в чат или пытаясь срочно ему дозвониться, мы можем не видеть, как в тот же момент к нему стучатся еще несколько человек, требуя внимания, а сам коллега катастрофически занят. Пользуйтесь статусами в мессенджерах, например, или Google Calendar — любым инструментом, который позволит учитывать занятость друг друга.

Мы используем несколько инструментов коммуникации:

• Google Hangouts — для видеовстреч с сотрудниками разных отделов. Очень удобен, поскольку есть синхронизация с Google Calendar, которая позволяет всем увидеть, когда назначено собрание;
• Slack — для быстрых незапланированных созвонов;
• Discord — для непрерывного взаимодействия с командой. Сидя в «комнате», можно устно обратиться к коллеге в любой момент. Такой формат создает эффект присутствия и поднимает командный дух.

Контроль качества

Формат удаленки неизбежно вызывает вопросы о контроле продуктивности сотрудников и качества их работы. Руководитель оказывается в ситуации, когда он не может просто окинуть взглядом офис и проверить занятость своих подчиненных — кто работает, а кто пропал куда-то. У него возникает вполне объяснимое стремление ужесточить контроль, но это стремление стоит сдерживать, ведь оно может помешать подчиненным работать.

Есть программы, которые в течение дня собирают аналитику с рабочего стола на компьютере сотрудника, например Screenshot Monitor. Они могут быть полезны, если оплата труда почасовая и руководителю важно знать, отсиживает человек свои часы или отрабатывает. Кроме того, используя такие инструменты, можно своевременно реагировать, когда сотрудник делает серьезную ошибку или его показатели снижаются — в общем, когда требуется помощь.

Однако, по нашему опыту, эффективность подобных инструментов неоднозначна: это иногда демотивирует, особенно представителей творческих профессий. Мы не рекомендуем вводить дополнительные виды отчетности или требовать от людей постоянно подтверждать присутствие на рабочем месте. Лучше отталкиваться от следующей мысли: если качество результата не вызывает вопросов, то можно считать, что обязательства перед работодателем выполняются.

Резюме

Как не упустить ничего важного? Предлагаем небольшой чеклист.

• Команда находится в одном информационном поле — благодаря регулярным созвонам, общей рассылке на почте, чатам в мессенджерах.
• Все появляются на рабочем месте без опозданий — это можно отследить по активности в общем чате или во время ежедневных утренних созвонов.
• Каждый специалист точно знает, чем и когда заниматься. Ему доступен таск-трекер, рабочие инструкции, четко прописанные должностные обязанности. Вы можете в любой момент посмотреть статус выполнения всех текущих задач и оценить нагрузку команды.
• Работают общие каналы и нормы интернет-коммуникации. Сотрудники знают, где получить нужные сведения, как связаться с коллегами, администрацией или системными администраторами в случае необходимости.
• Вся административная документация ведется правильно и в полном объеме. Даже работая удаленно, люди могут уйти в отпуск, взять больничный и т. д.

Но самый главный признак, который поможет вам понять, что переход на удаленку был успешным, таков: основные процессы продолжают выполняться и эффективность команды не снижается. Интересно заметить, что многие сотрудники, работая дома, демонстрируют даже большую продуктивность, чем в офисе. Очевидно, в удаленке есть и плюсы, и минусы, но нет ничего, с чем нельзя было бы справиться. Удачи!