СПОЙЛЕР: Эта статья НЕ для разработчиков, а для HR/рекрутеров. Но я буду рада, если вы поделитесь советами.

В «IT-производстве» есть разные подходы и методологии как выстроить работу, но почему-то, зачастую, эти подходы никак не распространяются на команды, которые эту работу поддерживают, например, с точки зрения привлечения новых кадров.

Будет точнее, если сказать, что все наслышаны про методологии, но никто не стремится воплотить их в жизнь в среде административного персонала. 

Как было

Работа в ИТ компании изначально шла по спланированным ранее процессам. Но был тонкий перешеек, когда бизнес потребность превратилась в ключевую задачу для рекрутинга, т.е. мы получали новости от бизнеса и от этого «плясали». 

Когда команда рекрутеров и менеджеров выросла, появилось много проблем, т.к. каждый косячит по-своему: Миша долго пишет фидбек, с Сергеем не договориться о времени интервью, а Саша долго принимает решение брать или нет.

Решать в потоке все проблемы не получалось, точнее как бы удавалось, но очень это было долго и не носило системный характер. 

Перед нами встало несколько задач:

• проблемы замалчиваются или в лучшем случае просто проговариваются, но нигде не фиксируются для дальнейшего решения;
• проблемные кейсы расплываются в памяти и остаются только как послевкусие от плохого вина. Невозможно их привести в аргументы;
• не хвалишь коллег, когда они хорошо работают, т.к. обычно акцент на плохом;
• все должны знать о делах друг друга, чтобы любой рекрутер мог уйти в отпуск/ на больничный и быть уверенным, что его кандидатов «подхватят».

Как стало

Решили взять лучшее из Agile и заточить под российский рекрутинг. В общем смысле у нас получился Kanban, где мы находимся в постоянном потоке поиска людей, но приоритет может меняться, а новые позиции добавляться каждый день

У нас появились итерации длиной в 1 месяц — это по-человечески удобно и достаточно продолжительно, чтобы посмотреть результаты работы и в виде выходов новых сотрудников.

В конце каждой итерации делаем ретро — что хорошо, что плохо, что сомнительно. Обсуждаем, не только сторону процессов в компании и свои успехи/косяки, но и сторону «рынка кандидатов».

Изначально это были еженедельные митинги по часу и ежедневные 5-минутки, т.к. работали в одном кабинете, но на удаленке всё переросло в онлайн дэйли по 15-30 мин.

У нас есть трелло доска, где видно сколько кандидатов в процессе, по каким направлениям и кто за них отвечает. Шаги от первичного контакта до оффера. Есть «сервисные» колонки Reject и On Hold. К этой доске имеет доступ главный менеджер, отвечающий за найм. Обновление информации минимум раз в день.

Бэклог по смыслу совпадающий с запросом от бизнеса. Во времена «до COVID» он был оффлайн на доске, сейчас — колонка в трелло (Направление, например, Java, название проекта и особенности позиции если есть, кол-во людей).

Мы это всё не внедрили одномоментно, поэтому для команды это не выглядело чужеродно и не было отторжения. Я была драйвером, и вместе с руководителем команды адаптировали и «допиливали» практики под себя. 

Процесс

Несмотря на то, что у нас есть своя база кандидатов, которая выглядит более чем прилично и по ней можно строить разные отчеты, в ней нет места, где можно всё разом посмотреть по своему городу. Так появилась доска как инструмент трекинга прогресса. Это дало практически моментальный эффект — стало видно, сколько кандидатов и в каком направлении (надо найти еще, или уже можно притормозить), видно на каком этапе происходит «затык» и процесс растягивается (менеджер думает, интервьюер долго пишет фидбек, долго согласуем ЗП). Ну и менеджеру не надо дергать рекрутинг, чтобы узнать статус, т.к. он всё видит. 

В тот момент когда команда рекрутинга выросла до 3-4 чел в одной локации, появились митинги. Надо было разом доносить информацию и собирать трудные кейсы, обсуждать и придумывать решения. Так же это стало местом для обмена опытом. 

Итерации и ретро пришли самыми последними. Наша команда выросла еще, появилась специализация по направлениям подбора персонала, нужна была площадка для рефлексии и толчок для решения больших задач (найти сотрудников, которые помогут в проведении интервью, переговоры по ЗП с менеджером, обучение менеджеров продажи компании на оффере и т.д.).

Почему нам подошло, а вам нет?

Нам подошло т.к.:

• мы ощутили реальный профит от каждого внедренного инструмента;
• мы делали это поэтапно, а не «в омут с головой»;
• вся команда знает про Agile и с интересом относится к тому, чтобы попробовать это в рабочей жизни;
• всей команде рассказывали, в чем заключается изменение, когда и зачем;
• никто не штрафует, не ругает, не осуждает, если кто-то забыл что-то сделать или не успел. «Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов», мы помогаем и нежно напоминаем.

А вам нет, т.к.:

• Зинаида Георгиевна не знает ни про какие Agile и считает, что это срам;
• ваш процесс найма не гибкий, а жестко спланированный и бюрократизированный, как светлое будущее в СССР;
• Лидия Ивановна саботирует все нововведения, т.к. «и так работает, не трожь»;
• ваша команда рекрутинга — это вы и ваша тень;
• новые инструменты становятся не помощниками в работе, а новыми тулами для контроля и надзора, которые команда отторгает.

Коллеги из HR и Рекрутинга, пробуйте новое в своей профессиональной жизни и она заиграет новыми красками.

P.S. мы живем в новом процессе больше года и не собираемся отказываться ни от одного из ритуалов.