В этой статье я сравню 2 популярных инструмента для управления задачами — список задач и календарь. Сразу отмечу, что ни один инструмент не гарантирует чудесного выполнения ваших задач. Однако и списка и у календаря есть свои сильные стороны, в том числе и в контексте мотивации. В конце статьи я поделюсь своим выбором.

Сравнение внешнего вида Todoist и Google Calendar

Список задач

Чаще всего люди, начинающие практиковать тайм-менеджмент используют для этого списки задач. Приложения для списков задач представляют из себя один или несколько таких списков с различными функциями управления. Каждая задача может быть отмечена завершенной с помощью галочки слева. Часто бывает возможность выставить еще множество других атрибутов, таких как приоритет, планируемую дату, время начала и т.д. Примеры приложений: Todoist, Microsoft Todo, Google Tasks, Things. Какие же у списков задач преимущества перед календарем?

1. Удобство использования

В приложенни списков задач гораздо проще и быстрее создать новую задачу. Минимальное что вам нужно сделать, это ввести название задачи и нажать кнопку. Некоторые поддерживают голосовой ввод, автоматическую категоризацию. Редактировать список задач одинаково удобно как на компьютере, так и на смартфоне. Многие люди используют это преимущество для организации входящих задач, т.е. задач, которые могут появится в любой момент времени, и которые надо где-то сохранить до последующей обработки.

Добавление задачи в список входящих в Todoist

2. Возможность завершить задачу

Это одно из ключевых преимуществ списка задач. Согласно эффекту Зейгарник мы лучше запоминаем незавершенные дела. Завершить задачу — это способ поставить точку, забыть задачу и разгрузить нашу память для новых задач. Кроме того, зачеркивание, галочки, приятный звук при завершении задачи — создает положительное подкрепление. Хочется чаще это делать, а для этого завершать больше задач.

Завершение задач в Microsoft ToDo

3. Визуальное представление

Список задач это в некотором роде инструкция к действию, он выглядит более структурированным и организованным по сравнению с календарем, который чаще всего просматривают как расписание текущей недели. Кроме того, разработчики приложений постарались сделать списки задач проще и привлекательнее для нашего мозга. Как следствие, список задач хочется просматривать чаще.

4. Просроченные задачи в приоритете

Если вы не выполнили задачу с заданной датой в срок, то она будет помечена как просроченная. Теперь каждый раз, когда вы заходите в свой список она предательски будет смотреть на вас красными буквами. Рассматривайте это как дополнительную мотивацию, чтобы от них избавится.

Просроченные задачи в Todoist

5. Планы

Списки задач позволяют строить последовательный план, использовать иерархию и т.п. В календаре такое невозможно в принципе, просто из-за формата в котором он отображается. При этом надо понимать, что строить планы полезно не для того, чтобы четко им следовать — такое редко возможно. Но это полезно для того, чтобы больше погрузится в реализацию своей цели и наметить возможные альтернативы. Не бойтесь отступать от исходного плана. Главное не проработка, детальность и объем плана, а поддержание его его в актуальном состоянии.

План в виде списка задач в Todoist

6. Фокус на целях

Списки задач можно создавать под конкретные цели. Это можно делать также с помощью меток. Иначе говоря, задачи можно отфильтровать таким образом, чтобы были видны только задачи относящиеся к конкретной цели. Это помогает сфокусироваться на цели и продумать следующие шаги.

Календарь

Чаще всего, календарь используют как вспомогательный инструмент для хранения мероприятий с фиксированной датой и временем. Я рассмотрю подход, в котором все задачи заносятся в календарь и имеют четкую дату и время начала. Приложения для календарей также предлагают возможность управления своими задачами. Примеры таких календарей Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook. Есть 2 больших функциональных отличия: это возможность установить продолжительность задачи и совершенно иной способ отображения задач. Эти отличия — основа для множества психологически ориентированных отличий.

1. Расписание

Планирование в календаре дает вам возможность представить предстоящие дни или недели в виде расписания. Кто-то может возразить, мол, жить по расписанию, как робот, это скучно. Но, во-первых, ни один инструмент сам по себе не может вас заставить следовать по заранее заданному графику. Ни список задач, ни календарь, ни что-то еще. Во-вторых, этого от вас и не требуется. Бывает так, что я практически ничего из запланированного не сделал за весь день. Ничего страшного, это бывает, будут дни получше. В таком случае, я просто переношу все свои задачи на другие дни. Т.е. основная идея это в том, чтобы поддерживать ваш календарь или список задач в актуальном состоянии. Кроме того, при наличии расписания, вам проще запланировать встречу, потому что вы всегда знаете, когда у вас есть свободное время. Вы можете планировать свой день или неделю так, чтобы осталось время на отдых. А если у вас много задач в один день, то вы можете оставлять немного свободного времени между ними, чтобы было проще между ними переключаться. Как и со списком задач, у вас есть четкое понимание, что делать сегодня, но кроме этого вы еще и примерно представляете сколько времени это займет.

Расписание задач в Google Calendar

2. Временные ограничения

Это самый большой плюс календаря, по-моему мнению. У вас есть ограничение на объем задач в день. Как минимум это человеческие сутки — 24 часа. Если вы спите, то еще меньше. Если вы планируете рабочие задачи, то ограничением для вас будут рабочие часы. Итак, допустим, вы расписали день так, что он забит под завязку. И случается одно из двух: вы не успеваете что-то сделать или приходит новая более срочная задача. В силу временных рамок приходится какие-то задачи перенести на следующие дни. Это может показаться неудобным, но такое планирование предохраняет нас от выгорания. Если даже у вас есть какая-то суперсрочная задача, то попробуйте сначала взвесить свои шансы на ее выполнение сегодня. В моей практике я чаще уходил спать в 3 ночи с невыполненной задачей, чем доделывал ее. Если вы чувствуете, что не сможете сделать задачу сегодня, то "отщепите" кусочек задачи, продублировав ее в календаре и перенесите этот кусочек, допустим, на завтра. Кроме того, разделение в календаре по дням способствует тому, чтобы вы чаще декомпозировали свои задачи.

Перенос задачи из-за более срочной в Google Calendar

3. Временные блоки для задач

Используя календарь вы можете организовать свою деятельность с помощью временных блоков или time-blocking. Наше сознание по своей природе однозадачно. Поэтому я стараюсь делать так, чтобы все мои задачи не накладывались одна на другую. В результате, у меня есть одна конкретная задача в любой момент времени и мне нет необходимости отвлекаться на другое. Это помогает сконцентрироваться. Кроме того, иметь несколько задач в календаре одновременно доставляет визуальное неудобство — они налезают друг на друга и прочитать их затруднительно. Однако, есть исключения, когда мы можем совмещать две деятельности вместе: например, прогулка и звонок другу, или совещание, на котором требуется ваше пассивное присутствие и какая-то рабочая задача. Если у вас уже есть какие-то мероприятия с фиксированной датой и временем, то вы можете строить свои планы вокруг них. Не начинайте большую задачу требующую концентрации в день, когда у вас много совещаний. Постоянные переключения будут вас отвлекать. Лучше попробуйте в этот день сделать короткие задачи, а для большой освободите место на другие дни.

Многозадачность в Google Calendar

4. Фактически проведенное время

Календарь, в отличие от списка задач содержит информацию о продолжительности задач, поэтому в нем можно проанализровать на что вы потратили время например на прошлой неделе. Не получится винить других, если у вас куча пробелов в календаре. Вместо количества завершенных задач в списке, я знаю сколько времени было потрачено на ту или иную активность. Видно на какие задачи времени тратиться больше или меньше. Можно даже проследить динамику. Например, я заметил за собой, что моя полезная активность обычно падает к концу недели, а бывает так, что на протяжении нескольких недель она низкая, а потом восстанавливается, и через некоторое время по новой. И конечно, если вы пользуетесь группировкой задач по виду деятельности, то вы сможете оценить время потраченное на каждый вид деятельности, например, чтобы построить колесо жизненного баланса. Если вы пользуете Google Calendar, попробуйте GTimeReport для анализа потраченного времени. GTimeReport

Завершенные задачи окрашенные в зеленый цвет в Google Calendar

5. Откладывание на потом неудобно

Передвигать и искать свободное место для задач доставляет неудобство. Я могу отложить задачу на потом, но это всегда будет сопряжено с неудобством. Если я часто откладываю задачи, к примеру на следующую неделю, то со временем на следующей неделе у меня будет все меньше и меньше свободного времени. Задачи имеют свойство появляться вне зависимости от количества уже имеющихся. При прокрастинации задач из недели в неделю, в конце концов, у меня просто не останется свободного места для новых задач… Грустно. Поэтому хочется этого не допускать. Это немного мотивирует расправится с неприятными задачами, чем вечно перетаскивать их и складировать в свое будущее.

Прогрессирующая прокрастинация в Google Calendar

6. Оценка сроков

Каждый раз, когда я создаю задачу в календаре, я приблизительно оцениваю продолжительность задачи. Неважно насколько точна эта оценка, я делаю это для себя. После завершения задачи я меняю свой прогноз на фактическую продолжительность. Обычно всегда фактически времени тратиться больше, чем предполагалось. Таким образом, я тренирую навык оценки для похожих задач с обратной связью. Как результат это помогает в будущем точнее оценивать похожие задачи.

Чем пользуюсь я?

Я много раз пробовал списки задач. Может быть, я не относился к этому достаточно серьезно. Тем не менее, как-то раз я начал пользоваться планированием своих задач в календаре, сначала на работе, потом и в личной жизни. Не все сразу, но постепенно я добавлял туда все больше фактических временных затрат, а потом и задач. Я выбрал Google Calendar и пользовался им на протяжении года как приложением для ведения задач. И вот что я хочу сказать: и календарь и список задач наполнены одинаковыми сущностями, то есть структура по сути одна, за исключением того, что в календаре задачи имеют продолжительность. Основная разница в отображении этих задач и пользе при планировании. Если вы четко знаете цель и планируете в контексте целей, то список задач удобнее. Если вы хотите планировать в контексте времени и соблюдать баланс между отдыхом и работой, то лучше используйте календарь. Календарь научил меня лучше чувствовать время, наблюдать за своей продуктивностью и планировать свой отдых. Но все же, мне иногда не хватало обзора своих целей и планов, удобного отображения и средства ввода задач. Дошло до того, что я уже начал разрабатывать свое собственное приложение, которое бы совмещало в себе и список задач и календарь, пока наткнулся на TickTick. Это приложение для ведения задач с заданой продолжительностью, которое содержит в себе 2 отображения: список задач и календарь. Да, в нем есть парочку серьезных неудобств, заметных после Google Calendar, но их можно простить из-за самой идеи и реализации. Для себя лично я нашел TickTick идеально подходящим для планирования и организации жизни.