Для большинства из нас, и скорее всего, из вас, совещания – наименее продуктивная часть дня. И всё равно, слишком много умных людей засиживаются на них. Совещания порождают ещё больше совещаний, и порочный круг продолжается, уменьшая продуктивность и действуя на нервы.

Как бывший менеджер продукта Google Calendar я видел много человеческих реакций на встречи. Как партнёр в Google Ventures, я напрямую работал с более чем сотней стартапов. Я даже сделал курсы на тему того, как освободиться от тирании переговоров. И вот что я рекомендую:

Уберите статусные встречи

Самые вредные для работы – еженедельные статусные встречи, или встречи для учёта прогресса. Типа «давайте каждый расскажет, чего он достиг». Это трата времени, тянущаяся с тех дней, когда менеджеры таким образом удостоверялись в том, что люди делают свою работу.

Большинство обновлений относятся к 1-2 людям в комнате, а все остальные тупо ждут своей очереди. Замените их системами обмена сообщениями, встречами с меньшим количеством участников или списками рассылки.

Относитесь с уважением к встречам один на один

Занятно, как менеджеры тратят время на общие встречи, и всё время отменяют персональные встречи с их непосредственными подчинёнными. А это самые важные встречи в вашем расписании – только они нужны не для вас, они для работников.

Менеджер должен принимать решения, устранять препятствия и помогать сотрудникам чувствовать себя хорошо и чувствовать, что их ценят. Если вы не нарушаете график и встречаетесь с людьми, это показывает им, что они важны и их уважают.

У каждой встречи должен быть главный

Он отвечает за объявление цели и плана встречи, определяет, кто принимает решения, организовывает рассылку по мотивам. Никто не должен спрашивать: «А чья это встреча?». Не назначайте совещание, если у него нет главного, или если вы не желаете им стать.

Если вы одалживаете час чьего-то времени, относитесь к этому так, будто вы одалживаете лестницу у соседа. Просите вежливо, не затягивайте, возвращайте быстро и говорите «спасибо».

Заранее оповещайте о цели и расписании встречи. Какие вопросы надо решить, кому надо присутствовать. Никто не должен заходить в переговорную, не имея понятия, зачем они там и чего нужно достичь. Пусть работники голосуют ногами – дайте им разрешение не ходить на встречу, не имеющую смысла, владельца и расписания.

Ваш календарь не делает вас важной персоной

Слишком много директоров считают, что раз у них загруженный календарь, они становятся очень важными людьми – а назначение нескольких встреч на одно и то же время равносильно призовой награде.

Вы менеджер, а не специалист по посещению встреч. Они только отбирают вас у вашей команды. Если вы не нужны – отклоните предложение о встрече, или покиньте её. Не обижайтесь, если вас не пригласили – часто это похвала построенной вами команде. Если у вас есть, что сообщить, расскажите это организатору встречи заранее.

Календарь не разрешает откладывать решения

Если решение требуется сделать быстро, сразу собирайте тех, кто его принимает. Создавайте культуру срочности, когда решения принимаются быстро и не откладываются. Ещё одно преимущество не забитого календаря – у вас останется больше времени, чтобы помогать другим с мгновенными решениями.

Не приглашайте на встречи много народа

Идеально – менее пяти человек. Исследования показывают, что более семи людей в одной комнате ухудшают эффективность встреч. Группы должны присылать представителя, а не приходить целиком. Если вы не знаете, как уменьшить число участников встречи – пересмотрите задачи, или разделяйте и властвуйте.

Конечно, я не имею в виду встречи всей команды или еженедельные праздники. О них предупреждайте всех заранее, и убедитесь, что у вас есть время для вопросов и ответов.

Оценивайте каждую встречу

Сколько вашей компании будет стоить эта встреча? К примеру, двухчасовая встреча с 16 участниками – 32 человеко-часа. Это почти целая неделя работы одного человека. Эта встреча более важна, чем то, чего может достичь ваш работник за неделю? Попробуйте напоминать всем о стоимости встреч при помощи таймера.

Относитесь к календарю других как к редкому ресурсу

Не назначайте встречи длиннее часа, и стремитесь к получасу. Вы будете удивлены, чего можно достичь. Заканчивайте вовремя, уходите быстро, чтобы другим не надо было ждать, пока комната освободится. Уважение чужого времени работает и в другую сторону – присутствуя на встрече, оторвитесь от ноутбука или смартфона.

Идите вверх по иерархии, но не подрывайте авторитетов

Во многих компаниях это не принято. Но почему? Менеджеры должны разрешать противоречия. Противоречия ведут к простоям. Если люди не могут достичь согласия, им надо быстро и культурно обратиться к вышестоящему работнику, который сможет принять решение. В правильных командах можно не соглашаться, но принимать сделанное решение.

Если встреча закончилась, закончите её

На скольких встречах кто-то говорил «У нас есть ещё 20 минут, что мы можем ещё обсудить?». Это абсурд. Если вы доехали до дома на 15 минут быстрее, вы же не будете сидеть в машине оставшееся время? Если вы закончили встречу раньше – отлично. Заканчивайте её и возвращайте людям их время.

Объявите календарное банкротство

Иногда вырваться из долгов по встречам можно, обнулив календарь и начав заново. Я работал как-то со стартапом, который решил так и сделать. 1 января они удалили все назначенные встречи. Встречи добавлялись, только если они были необходимы и имели ведущего и правильно подобранных участников.

Все удивились достигнутому результату. Еженедельные «статусные встречи», отнимавшие по 3 часа, вообще исчезли. Некоторые вернулись, но с меньшим количеством участников и на меньшие промежутки. Компания получила тысячи человеко-часов. И это время стало возможно использовать для работы.