О способах разумной экономии в ИТ задумываемся не только мы и не только сейчас. Совсем недавно, когда на североамериканском континенте разразился кризис, системным администраторам пришлось найти решения нестандартных задач в условиях ограниченных бюджетов. Зачастую, нам сейчас приходится повторять опыт наших зарубежных коллег и придумывать пути экономии.

1. Приобретение восстановленного оборудования

В первую очередь хотелось бы упомянуть серверную часть, которую можно обновлять за счет восстановленного оборудования. Существующие на рынке б/у-серверов риски — пожалуй, главное, что может вызвать опасения при данном способе экономии. Однако возможность обновления серверного парка за счет восстановленного оборудования можно произвести с защитой инвестиций при использовании компании-посредника, обеспечивающей не только восстановление оборудование, но и предоставлении гарантии 3-5 лет. В этом основной смысл существования подобных услуг — гарантия, которая защищает инвестиции. Данный способ экономии был признан одним из самых эффективных в Англии в кризис 2008 года. В Америке так же пик развития данного направления пришелся на 2008-2009 годы.

Возможность сэкономить: до 60-70% по сравнению с аналогичным новым оборудованием.
Больше по данной теме

2. Аутсорсинг

Использовать аутсорсинг или нет — очень спорный вопрос, не все с этим согласятся. Однако, кому-то это решение может значительно облегчить жизнь. Подобный метод экономии может подойти для филиальных структур, а также компаний с большим количеством магазинов или филиалов по стране. Метод позволяет не содержать на местах системных администраторов, а под контролем ИТ службы привлекать работников как руки на местах.

В нашей стране услуги IT-аутсорсинга на территории всей России оказывают в основном компании интеграторы, такие как Крок, Онланта и другие. Но ни для кого не секрет, что интеграторы, как правило, своими руками услуги не оказывают. Для этого интеграторы привлекаю компании, специализирующиеся на IT-аутсорсинге в каждом конкретном городе, или привлекают IT-аутсорсинговые компании, которые имеют представительства по всей России. Отметим тот факт, что таких компаний не много, но они есть и их услуги стоят дешевле — это может быть ещё одним существенным и вполне оправданным пунктом в вашем чек-листе экономии на нуждах IT.

Возможность сэкономить: до 60%

3. Совместимые расходные материалы

Данный способ экономии широко распространён. Речь идёт об использовании совместимых компонентов вместо оригинальных — например, картриджей к принтерам. Главная рекомендация, которую даст почти любой системный администратор: не использовать совсем дешевые китайские аналоги, а, всё же, подыскать совместимые проверенные расходники.

Возможность сэкономить: до 80-90%

4. Аренда оборудования

При необходимости, можно не покупать принтеры, а брать в аренду, с обслуживанием. Иногда это гораздо дешевле. В этом случае долгосрочная аренда может оказаться более выгодной по сравнению с покупкой, особенно если есть необходимость в нескольких многофункциональных устройствах. Как правило, в аренду входит не только обслуживание, но и доставка, расходные материалы, ресурсные детали и ремонт. Этот метод применим и к серверному оборудованию.

Возможность сэкономить: до 30-40%

5. Покупка оборудования в лизинг

Как правило, подобная опция доступна для крупных клиентов. То же серверное оборудование можно не только взять в аренду, но и получить через лизинговые компании. Основное преимущество данного метода — приобретение оборудования быстро. Основной недостаток этого метода — неустойчивость бизнес-среды, в которой лизинговую компанию нужно выбирать с осторожностью. Главный риск — это изъятие оборудования в случае просрочки платежей без дальнейших объяснений с лизинговой компанией. Лизинговых компаний, ориентированных на IT, не так много на рынке. Можно перечислить такие компании, как всё тот же КРОК, Avrorus, Azone IT и ещё не более десятка компаний, для которых, как правило, лизинг IT оборудования является частью из того набора услуг, который они предоставляют компаниям, наряду с тем же аутсорсингом или продажей ПО и железа.

Возможность сэкономить: небольшая, главным образом метод позволяет получить оборудование здесь и сейчас, без привлечения оборотных средств и ограниченности бюджета в этом году.

6. Оптимизация процессов

Кризисное время — хорошее время для пересмотра текущих операционных издержек. Это подходящий период для оценки эффективности текущих процессов и их оптимизации. Для компаний, работающих непосредственно с клиентами это может быть, например, система управления очередью, которая позволяет оптимизировать клиентопоток и значительно повысить качество обслуживания клиентов. При использовании этого метода, помимо быстрой разгрузки сотрудников и устранения живых очередей, появляется возможность собирать статистику о том, сколько и какого персонала задействовано на том или ином участке. Эти данные можно использовать для перераспределения нагрузки сотрудников с целью её оптимизации. Очевидный минус данного метода — внедрение любой новой системы повлечёт расходы, которые будут отбиваться постепенно. Также, нужен достаточный опыт ИТ специалистов компании для осуществления наиболее оптимального выбора системы.

Если бы мы составляли своеобразный рейтинг производителей систем управления очередью (СУО), то, пожалуй, он выглядел бы так:

1. Qmatic
2. Дамаск
3. Максима

И здесь мы бы отметили тот момент, что при внедрении СУО как раз экономить не следует, т.к. системы решает задачи по оптимизации процессов. Это направление, которое очень быстро развивается в последние 5 лет. В Европе и Америке СУО внедряют для того чтобы выбиться в лидеры по качеству обслуживания клиентов, а также сохранить лидирующие позиции на рынке.

СУО позволяет оптимизировать процессы обслуживания и сократить издержки на персонал от 30%. Сама система, если она правильно реализована, окупается в течении 6-12 месяцев.

Возможность экономии: от 30% издержек на персонал.

7. Оптимизация документооборота

Экономия — это снижение издержек. За счет чего можно снизить издержки компании и какие ещё технологии могут этому способствовать? Оптимизация документооборота, как один из способов решения этой задачи, никому не подойдёт как экстренная мера. Причина та же, что и предыдущем пункте: интеграция системы имеет свою стоимость и занимает определённое время, для выбора поставщика необходима соответствующая компетенция. Тем не менее, при переходе взаимодействующих между собой компаний на электронный документооборот, снижаются издержки, в первую очередь, на логистику документов.

Этот метод представляет собой серьёзную финансовую оптимизацию, особенно для крупных компаний, т. к. на печать, отправку и получение серьёзных документов тратятся достаточно большие деньги.

Основная проблема метода: на российском рынке порядка 10 компаний-поставщиков систем электронного документооборота, и у них не выстроен обмен данными друг с другом. Это значит, что электронный документооборот возможен только внутри одного оператора. Соответственно, метод может подойти крупным компаниям, которые работают со своими филиалами, дочерними компаниями и узким кругом поставщиков, при условии, что все они подключатся к одному оператору.

Из существующих на российском рынке операторов электронного документооборота мы бы выделили следующие: Такском, Контур, Калуга-Астрал, Тензор. Впрочем, на самом деле, их достаточно много.

Возможность экономии: до 90% расходов на бумагу, печать, логистику документов.

Конечно, это лишь некоторые способы экономии, которые могут позволить сократить определённые целевые расходы. Настоящий системный администратор знает ещё до 80 способов экономии.