Число утечек персональных данных в России все время растет: новости об очередных инцидентах выходят так часто, что уже перестают вызывать удивление. Чаще всего жертвами утечек становятся клиенты компаний. Но иногда под ударом оказываются и их сотрудники. Такие случаи уже происходили. 

В этом тексте рассказываем, как с помощью ИИ можно ускорить процесс найма сотрудников в несколько раз, не подвергая их данные ненужным рискам, как ИИ может осуществлять проверку документов соискателей на подлинность и почему в таких целях ни в коем случае нельзя прибегать к сервисам распознавания.

Покой нам только СНИЛС

В крупных компаниях и организациях команды кадровиков ежедневно трудоустраивают десятки, а то и – если речь идет, к примеру, о ритейлерах – сотни новых сотрудников. Для оформления одного сотрудника в штат кадровому специалисту приходится обработать кипу бумаг.

Даже самый стандартный комплект документов выглядит внушительно:

• паспорт – причем кадровика интересует не только основной разворот, но и данные, содержащиеся в штампе о регистрации по месту жительства;

• СНИЛС;

• Свидетельство ИНН;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• трудовая книжка – если это не работа по совместительству и если трудовая есть в бумажном виде.

Кроме того, новый сотрудник предоставляет выписку из банка с реквизитами своего счета для начисления зарплаты. 

Часто, но не всегда нужно принести еще и диплом об образовании. Работникам определенных сфер – торговли, образования, медицины и общепита – может понадобиться медицинская книжка. Если работа связана с вождением – удостоверение водителя и т.д.

Еще длиннее список требуемых документов будет в том случае, если на работу устраивается иностранный гражданин. Тогда ему понадобятся паспорт, рабочая виза или разрешение на ведение какой-либо деятельности в России, миграционная карта, действующий в России полис медицинского страхования и – в зависимости от типа работы – другие документы.  

На ручную обработку одного комплекта документов у сотрудника отдела кадров может уходить в среднем от 30 минут до 1 часа. А теперь посчитайте, сколько нужно кадровиков, чтобы трудоустроить 100 человек в день?  

Как обычно вносятся данные?

Есть несколько основных способов, как специалисты отдела кадров могут вносить данные в систему:

• Вручную. Главный минус такого способа – это процесс небыстрый. Ведь сотруднику нужно не только перепечатать данные из перечисленных выше документов, но и несколько раз проверить корректность информации.

• При помощи онлайн-сервисов, в которых работа штатного кадровика по вводу документов при приеме на работу новых сотрудников передается на внешний ресурс. В этом случае изображения документов передаются на обработку по сети интернет в сервис, где данные вводятся с привлечением ручного труда сторонними операторами. В этом случае в процессах обработки и обеспечения сохранности персональных данных ваших сотрудников участвует внешняя компания, что может послужить  причиной утечки. 

• При помощи систем распознавания на базе ИИ. Алгоритмы машинного обучения распознают документы, а затем вносят всю необходимую информацию в CRM систему компании. В этом случае данные сотрудников никуда не передаются, а вся обработка ведется во внутреннем контуре организации. 

Чем именно может помочь искусственный интеллект?

Именно такие решения на базе ИИ и разрабатывает наша компания Smart Engines. В основе решения лежат программные продукты Smart ID Engine и Smart Document Engine, которые могут быть интегрированы в мобильные и серверные приложения.

Smart ID Engine 2.0 выполняет задачу распознавания и проверки подлинности паспорта РФ и других удостоверяющих личность документов - в совокупности почти 3 тыс. документов 220 стран и юрисдикций. Кроме того, технология может проверить паспорта граждан РФ и стран СНГ на подлинность. 

Smart Document Engine распознает свыше 70 различных видов документов и форм, включая диплом об образовании и другие. 

Программные решения компании Smart Engines имеют ряд очень важных преимуществ:

• Программные продукты отлично справляются с задачей распознавания сканов и фотографий;

• Они поддерживают произвольные ракурсы съемки. Это значит, что пользователи могут фотографировать и/или показывать документы камере телефона как им удобно;

• Используемые в ПО алгоритмы вычислительно эффективной зрительной памяти позволяют распознавать документы на фотографиях, сделанных пользователями при различном освещении (вплоть до темноты);

• Наши решения полностью исключают риск утечки данных в процессе распознавания. Данные НЕ передаются, НЕ сохраняются, НЕ требуется доступ в интернет, вся обработка ведется в локальной оперативной памяти.

Инструмент для кадрового аудита

Кроме того, Smart Document Engine может использоваться для решения еще одной задачи – проведения как внешнего, так и внутреннего кадрового аудита. С его помощью можно оцифровать:

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма Т-1)

• Личная карточка работника (Форма Т-2)

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-6)

• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8)

Успешные кейсы

Вот лишь несколько примеров успешного применения систем Smart Engines в кадровых процессах: 

• Вот уже на протяжении пяти лет крупнейшая продовольственная сеть “Мария-Ра” – она стала нашим первым клиентом в сфере ритейла – использует программное решение Smart ID Engine. В рамках сотрудничества с ТС «Мария-Ра» для автоматизации ввода данных из сканов и фотографий паспорта РФ и СНИЛС была выбрана серверная реализация продукта, которой на распознавание 1 документа требуется менее 1 секунды.

• В этом году для  для автоматизации процесса приема на работу новых сотрудников в системе “1С” начала использовать сеть супермаркетов “Да!” (принадлежит компании ООО «Фреш Маркет»). Автоматическое распознавание данных паспорта РФ, СНИЛС и ИНН выполняется менее чем за 3 секунды.

Сотрудник левой категории

Трудоустройство сотрудника с поддельными документами – неумышленно или, возможно, при сговоре работодателя и соискателя – может иметь серьезные последствия не только для самого сотрудника, но и для работодателя.

Если вы допустили к работе человека без необходимой квалификации и произошло какое-то ЧП, то работодателя могут привлечь к ответственности. Кроме того, для компании найм сотрудника с поддельными документами может обернуться финансовыми потерями.

Поэтому нужно внимательно проверять документы соискателя и удостовериться в том, что они подлинные.

С этой задачей отлично справляется ИИ. Так, например, система мультиспектральной проверки Smart Engines проверяет на подлинность не только паспорта РФ, но и паспорта граждан СНГ. Решение извлекает данные из документа и проверяет его на подлинность в трех диапазонах – оптическом, ультрафиолетовом и инфракрасном. 

Вместо заключения 

Таким образом, обрабатывать кадровые документы с помощью искусственного интеллекта гораздо быстрее и удобнее. Однако нужно помнить о том, что в этих документах содержатся персональные данные. И с ними нужно обращаться очень осторожно.

Поэтому вместо заключения мы решили напомнить вам о проекте закона, предполагающем ввести оборотные штрафы до 500 млн рублей на бизнес за утечку персональных данных. В июле текущего года его внесли на рассмотрение правительства.

Документ оформлен как поправки в Кодекс об административных нарушениях. Согласно инициативе, за утечку:

• если она касается от 1 тыс. до 10 тыс. субъектов персональных данных (то есть граждан), штраф для юрлиц составит от 3 млн до 5 млн руб.;

• за утечку данных от 10 тыс. до 100 тыс. субъектов — от 5 млн до 10 млн руб.;

• более 100 тыс. — от 10 млн до 15 млн руб.

За утечки биометрических персональных данных штраф для юрлиц составит от 15 до 20 млн рублей.

В конце сентября комиссия кабмина РФ по законопроектной деятельности поддержала проект поправок к Кодексу РФ об административных правонарушениях (КоАП).

Поэтому рекомендуем проверить и убедиться, что персональные данные ваших сотрудников (а заодно и клиентов) никогда не покидают контур компании и хранятся в безопасности.