Интро

Говоря о soft skills, люди чаще всего упоминают тайм-менеджмент. Это и понятно: основа любой продуктивности – чёткий план. Но что, если хочется эффективно работать или учиться не день или два, а месяцы и даже годы? Как строить планы на такие случаи?

Для этого необходимо расширять горизонты и использовать совершенно другие типы планирования. Именно об этом и будет данная статья. Сейчас вы узнаете:

1. Кто такие Глеб и Макс и как описать всю нашу жизнь простым вложенным циклом?

2. Знакомьтесь, Сан Саныч!

3. Как ставить цели и не сойти с ума: SMART и SWOT анализы

4. Как разработать план, который учтет все: стратегическая карта, чек-поинты и промежуточные результаты

5. Как вносить корректировки: метод балансировки показателей и PEST анализ

6. Заключение и полезные ссылки

Зачем вообще планировать, если можно жить сегодняшним днем?

Вопрос глубоко философский, но постараемся ответить на него максимально просто, приведя пример. Представьте себе двух молодых людей (возможно, они уже встречались вам в одной интересной книге).

• Глеб – живет сегодняшним днем, ничего не планирует и все решения принимает на месте.

• Макс – всегда составляет планы на грядущий день, учитывая множество факторов.

На первый взгляд, Глебу живется намного лучше – он "вольная птица" и может делать все, что захочет, а вот Макс, наоборот, выполняет все задачи словно робот.

Но давайте представим себе вот какую ситуацию – обоим парням необходимо сдать IELTS (уровень языка у них одинаковый). На подготовку им дали месяц. Как поступили наши герои?

Глеб, не особо думая, ринулся в омут с головой и начал сразу решать типовые тесты. Макс решил составить план: определил несколько тематических блоков, нашел для каждого из них тесты, выделил время на изучение новых слов и нашел курсы для разговорной практики. Что произошло дальше, вы, наверное, уже и сами догадываетесь.

Глеб очень быстро начал прокрастинировать, так как из-за отсутствия плана банально не знал, чем ему заниматься, а спустя неделю вообще выгорел и перестал готовиться. А вот Макс смог довести дело до конца – благодаря наличию четкой последовательности действий и фиксированному времени занятий, он смог избежать сильной усталости и закончил подготовку на два дня раньше самого экзамена.

Наверное, вы и сами не раз сталкивались с похожими ситуациями. Основной смысл планирования – уберечь человека от этого, сохранив время, силы и нервы.

Три типа планирования

Сейчас в сети можно найти тысячи различных типов планирования – на минуту, час, марсианский сол и юпитерианский год. Мы же не будем лезть в такие дебри и расскажем о самых, на наш взгляд, базовых.

• Текущее. Тут все индивидуально, но чаще всего это планирование на 1–2 дня.

• Оперативное. Горизонты расширяются, и тут мы уже планируем на 2–3 недели, а может и месяц.

• Стратегическое. Самое большое из представленных. Чаще всего его используют, когда хотят построить планы на год и более.

Конечно же, все три типа взаимодействуют между собой. Эту связь можно описать вот такими вложенными циклами.

all_tasks = life.load_all_tasks() #Абсолютно все задачи 

for strategic_planning from 1 to 5: # Цикл на 5 лет 
    strategic_tasks = all_tasks.get_strategic() #Из всех задач извлекается часть, которую нужно сделать за год 
    
    for operational_planning from 1 to 12: # Цикл на 12 месяцев
        operational_tasks = strategic_tasks.get_operational() # Из всех задач на год извлекаются те, которые нужно сделать за месяц
        
        for current_planning from 1 to 31: # Цикл на 31 день 
            current_tasks = operational_tasks.get_current() # Из всех задач на месяц извлекаются те, которые нужно сделать за день 
            result = current_tasks.do(time, efforts) #Делаем задачу и получаем результат

Получается, что стратегические задачи делятся на оперативные, а оперативные – на текущие. Самый вложенный цикл будет повторяться в течение месяца, средний – год, а самый большой – пять лет. Для текущего планирования есть миллион инструментов и методов, поэтому его мы сегодня трогать не будем, а вот про оперативное и стратегическое поговорим.

Знакомьтесь, Сан Саныч!

Наш сегодняшний герой – Сан Саныч – инженер, предприниматель и любитель шашлыков. После окончания ВУЗа он 10 лет проработал на заводе по изготовлению авиационных двигателей, добившись неплохих успехов, но, как обычно бывает, в середине жизни ценности поменялись, и инженер решил переквалифицироваться в программиста.

Сейчас у Сан Саныча есть пассивный доход от сдачи квартиры и желание через 3 года стать высококлассным специалистом в сфере анализа данных (многих новичков тянет в DS, ничего не поделать).

Как вы понимаете, изменив жизнь на 180 градусов, наш герой рискнул очень многим, уйдя с неплохой должности в неизвестность. Тем не менее, выбор сделан и нужно думать, как поставленной цели достичь.

Тут-то нам и пригодится стратегическое планирование. Дело в том, что обычный to-do list в данной ситуации мало чем поможет – вместо банального списка дел нужно будет думать над целой стратегией, учитывая как можно больше деталей.

Идею стратегического планирования чаще всего использует бизнес – компаниям важно понимать, куда они вкладывают свои деньги и что из этого получится в будущем. Суть его в небольшой детальности, но очень большом масштабе. На примерах далее вы увидите, что мы имеем в виду. В данной статье будем использовать некоторые методы и термины из бизнеса, заранее адаптировав их под реалии личного планирования.

Постановка целей

Первое, с чего начнем – правильно поставленные цели. Горизонт планирования равен +- 3 годам – за это время можно слетать на Марс и вернуться назад, поэтому и цели должны быть соответствующими. За указанное время Сан Саныч планирует изучить:

• Английский

• Математику

• Программирование

В данном плане нет никакой конкретики, поэтому сейчас его придётся серьезно доработать.

Определяем стартовую позицию

• Английский. Этот язык не слишком тяжелый, однако все знания нашего героя заканчиваются на фразе "Лет ми спик фром май харт" поэтому учить придется много и практически с самого нуля.

• Математика. С ней дела обстоят не так плохо – специальность у нашего героя техническая, поэтому в ВУЗе он прошел все упомянутые науки. Вспомнить все будет непросто, но уж точно легче, чем учить сначала.

• Программирование. Опыта работы с языками типа Питона у бывшего инженера нет, зато он когда-то писал на Паскале, поэтому общее понимание все-таки имеется.

Увеличиваем детальность

Для этого используем SMART анализ. Если кратко, то, когда вы ставите цель, она должна быть: Конкретной (Specific), Измеримой (Measurable), Достижимой (Achievable), Важной (Relevant) и Привязанной ко времени (Time-bound). Применив это к ситуации нашего героя, получим:

• Английский. Через 3 года я хочу разговаривать на уровне B2, зная примерно 4000 слов, без особых проблем читать техническую литературу и уметь практически свободно разговаривать.

• Математика. Через 3 года я должен знать основы линейной алгебры (матрицы, операторы, структуры и т.д.), знать первые 2 семестра математического анализа (производные, интегралы, градиенты), а также разбираться в статистике (основные термины, простейшие математические модели).

• Программирование. Через 3 года я должен научиться программировать на Python на уровне джуна и знать основные библиотеки, связанные с моей работой (Pandas, Keras, NumPy).

Оцениваем текущую ситуацию

Для этого отлично подойдет SWOT анализ, в котором учитываются сильные (Strengths) и слабые (Weaknesses) стороны, а также рассматриваются возможности (Opportunities) и угрозы (Threats). Вот что получилось у Сан Саныча:

Соединяем всё вместе

• Английский. Через 3 года наш герой хочет практически свободно изъясняться, имея уровень B2 и зная около 4000 слов, уметь читать техническую литературу и сдать IELTS на 6.5 баллов. Процесс обучения будет сложным, так как Сан Саныч всегда испытывал трудности с языком, поэтому на данный предмет он уделит достаточное количество времени, запишется на онлайн курсы, с помощью приложения на телефоне будет постоянно повторять слова и закреплять полученный материал фильмами на английском.

• Математика. Опыт учебы в техническом вузе сильно поможет бывшему инженеру, поэтому с этим предметом проблем возникнуть не должно. Тем не менее, чтобы через 3 года обладать математической базой на уровне 3 курса, наш герой запишется на еще одни онлайн курсы и будет уделять предмету около 40% всего времени.

• Программирование. Тут все примерно, как и с пунктом выше – базовые знания самого процесса имеются, осталось их только сильно углубить. Для этого Сан Саныч запишется на уже третий онлайн курс, на этот раз по изучению Питона, параллельно читая литературу по этой теме и нарешивая задачки на CodeWars.

А теперь сравните первоначальный план, состоящий из трех предложений, с тем, который получился после SMART- и SWOT-анализов. Разница заметна невооруженным взглядом.

План Б

В жизни бывает всякое и мечты иногда не сбываются. Чтобы не остаться с голой пятой точкой на улице, стоит заранее подумать об альтернативах. Тут снова пригодится информация, на этот раз полученная в результате SWOT-анализа.

Сан Саныч получает пассивный доход от сдачи квартиры и имеет подушку безопасности. Если в процессе он поймет, что в IT мир войти не получится, то вернется на прежнюю работу. На ту же должность претендовать не получится, но хотя бы без заработка наш герой не останется.

Про мечты

Перед тем, как мы перейдём к составлению планов, стоит ответить на 1 вопрос – а можно ли мечтать, когда ставишь себе цели? Ответ будет очень сильно отличаться в зависимости от того, что для вас значит это слово и в какой "стартовой точке" вы находитесь.

Если через полгода хотите заработать миллион долларов, не имея работы, образования и идей, то навряд ли тут поможет даже самый продвинутый метод планирования. Если хотите, как Сан Саныч, круто поменять свою жизнь, имея знания, доступные финансы и план B – то почему бы и нет.

Разработка плана

Итак, с целями определились. Теперь нужно понять, в каком направлении и как стоит двигаться. Для этого необходимо составить "дорожную карту". Мы советуем сделать это в прямом смысле – нарисуйте себе реальную карту движения.

Подойдут сервисы с ментальными картами (например, MindMeister), однако можно сделать все в аналоговом формате на листе ватмана. Тут уже вам решать.

Давайте составим стратегическую карту на примере Сан Саныча.

Сейчас он находится в стартовой позиции, обладает знаниями, которые мы указали выше, и готов тратить на учёбу по 6 часов в день. Не особо заморачиваясь, можно провести одну большую линию через всю карту, на конце которой будет финиш, но толку от такого движения будет не много. Нам все же нужна конкретика.

Разбиваем каждый этап на подцели

• Английский. Выучить 100 базовых слов, изучить Simple времена и артикли.

• Математика. Вспомнить начало первого курса – производные, вектора, матрицы, вероятности.

• Программирование. Начать с базы языка – ввод, вывод, условные операторы, арифметические операции. Параллельно начать читать про простейшие алгоритмы.

Тут важно отметить, что горизонт планирования изменился с 3 лет до одного месяца, а значит, мы перешли в оперативное планирование. Его отличия – большая детальность и конкретика.

Из абстрактных целей мы приходим к реальным – изучить тот или иной раздел языка, освоить вот такие функции, вспомнить вот эти темы. Данному этапу характерна и жесткая (в разумных пределах) привязка ко времени – "за эту неделю нужно изучить производные, чтобы потом перейти к пределам".

Имея представление о том, чем нам предстоит заниматься, нужно нанести на карту первый чекпоинт. Образно говоря, это уровень в игре, пройдя который, мы перейдем к следующему этапу.

Не забываем оглядываться назад

Спустя месяц Сан Саныч достиг всех указанных целей – у него даже осталось время в запасе. На этом этапе стоит "оглянуться назад" и подумать о пройденном пути.

Например, в процессе изучения матана, наш герой понял, что напрочь забыл производные, поэтому данной теме пришлось уделить больше времени, чем было запланировано. А вот программирование порадовало – арифметика и условия оказались крайне простыми, поэтому бывший инженер уже дошёл до циклов.

Такой анализ нужно делать, чтобы не упускать важные моменты из виду. Особенно это актуально в обучении – забив на какую-то тему сейчас, она может очень больно аукнуться в будущем.

Корректировки

Спустя полгода Сан Саныч заметил, что изучение английского заметно отстает от намеченных планов: вроде учится усердно, а как будто топчется на месте. Похожим образом дела обстоят и с математикой – конкретно завязнув на линейных пространствах, движение практически прекратилось. Странно получается – наш герой следовал стратегической карте, подробно выписывая все свои цели, а результатов всё равно нет. Тут мы подходим к не менее важному этапу – корректировке планов.

Смысл корректировок

Представьте, что вы вложились в акции на долгий период, например, 10 лет. За это время может случиться не один кризис, и рынок будет заметно потряхивать, поэтому раз в какой-то промежуток времени необходима ребалансировка портфеля – покупка иных ценных бумаг или вообще полное изменение стратегии инвестирования.

Точно так же дела обстоят и с планированием, только инвестируете вы не деньги, а собственные ресурсы. Раз в какой-то промежуток времени (тут все индивидуально), проводите анализ – что получается хорошо, а что плохо; чему нужно уделить больше времени, а чему меньше. Для этого отлично подойдет метод балансировки показателей. Подробнее разберем его на примере нашего героя.

Получаем все показатели

Спустя очередной месяц обучения, Сан Саныч проходит тест по всем трём дисциплинам – английскому, математике и программированию. По последней дисциплине он набрал приемлемое количество баллов, а вот первые две подкачали. Начав разбираться в проблеме, он понял, что в английском плохо усвоил Past Perfect, примерно так же плохо, как и тему про линейные операторы в алгебре.

Получив все данные, он заносит их в круговую таблицу. Основная задача – круг должен быть максимально ровным, без заметной асимметрии.

Такой метод многим известен как колесо жизненного баланса, но мы решили адаптировать его под реалии личного планирования. Теперь наш герой понимает, что большее время нужно уделить первым двум дисциплинам и, только выровняв все показатели, двигаться дальше.

Снова оцениваем риски

Еще хотим упомянуть PEST (Political, Economic, Social, Technological) анализ. Чаще всего его используют компании для выявления угроз и возможностей со стороны политики, экономики, общества и технологий, однако нам это не помеха.

И так, из проверенного источника в лице друга Васи, Сан Саныч узнал, что надвигается очередной кризис, и сдавать квартиру за те же деньги, что и раньше, может быть проблематично. Это натолкнуло его на мысль, что 3 года – срок слишком долгий, поэтому он "подвинул планку" и теперь планирует устроиться на первую стажировку уже через 2.5.

Через несколько дней, листая новости из мира IT, наш герой прочитал, что, оказывается, в его сфере придется много работать с людьми. Для этого ему необходимо будет прокачать софтскиллы, а именно навыки коммуникации – все-таки общение на заводе и в IT компании будет отличаться.

Еще через неделю бывший инженер узнал о новой библиотеке для очистки данных, которая должна будет заметно упростить жизнь любому аналитику.

Все эти новости сильно влияют на путь нашего героя – в планы вносятся корректировки, следовательно меняется и стратегическая карта.

Во всем нужна мера

Вообще, в наше время всегда нужно держать руку на пульсе, но тут есть и обратная сторона медали – пытаясь подстроиться под постоянно меняющийся мир, вы рискуете так никуда и не дойти, потому что каждый раз будете менять цели и планы. Важно найти золотую середину и вносить коррективы только тогда, когда это жизненно необходимо.

Заключение

И так, на этом рассмотрение основных концепций, связанных со стратегическим и оперативным планированием, подошло к концу. В заключение статьи хотим напомнить о важности отдыха.

Ни один метод не будет работать эффективно, если вы спите по 4-5 часов и отдыхаете раз в полгода. Приступив к созданию любого плана всегда закладывайте достаточное время для восстановления всех ресурсов.

А теперь давайте коротко пробежимся по всему изученному:

1. Стратегическое планирование нужно для постановки целей на длительный срок (полгода и более).

2. От всех других его отличает большой масштаб и низкая детальность.

3. В начале пути необходимо поставить цели (для этого можно использовать SMART и SWOT анализы).

4. Следующим этапом идет создание стратегической карты, на которую будут нанесены чекпоинты – промежуточные места.

5. На этом моменте мы переходим в этап оперативного планирования. Оно имеет более жесткую привязку ко времени и относительно высокую конкретику.

6. Одолев очередной чекпоинт, не забудьте оглянуться назад и проанализировать пройденный путь.

7. После каждого чекпоинта необходима балансировка показателей.

8. Для определения ситуации в мире стоит использовать PEST анализ.

Для самых любопытных оставим несколько полезных ссылок по теме статьи.

• Книга, которую мы упомянули в начале статьи

• Про закон Паркинсона

• Простой способ разного планирования

• Про управление временем

• Как Илон Маск планирует свой день

• Про постановку целей для бизнеса

Если статья оказалась для вас полезной, то можете перейти в наш Tg канал. Там мы тоже публикуем полезный контент на тему софт скилов.

До новых встреч!