Всем привет! Я  Артем Шеленговский – основатель и руководитель IT-компании true.code. Сегодня хочу поделиться историей из жизни о том, как помог компании из Новой Зеландии сократить временные затраты благодаря оптимизации бизнес-процессов.

Подписывайтесь на мой тг-канал

Начало пути

Мы создали и внедрили систему двусторонней интеграции для отслеживания рабочего времени, анализа затрат по каждому проекту и расчёта заработной платы за каждый день.

Если бы не моя новозеландская история, этого проекта бы не было. В 2022 году мы с женой решили переехать в Новую Зеландию!

Мы переехали туда на год. Эта история полна приключений и интересных событий, но о них позже.

По приезде в Новую Зеландию мы думали, что сможем отдохнуть и попутешествовать, однако оказалось, что там много новозеландских проектов, и наша компания очень нужна. Один из первых проектов, с которыми мы столкнулись, был проект компании Morgan Engineering.

Morgan Engineering — новозеландская инжиниринговая компания, специализирующаяся на производстве и установке стальных металлоконструкций.

Проще говоря, Morgan Engineering изготовит и смонтирует металлический каркас для ангара, аэропорта, театра, а также выполнит другие заказы, например, сделает забор или будку для собаки. У компании есть собственные производственные цехи, где работает большая команда специалистов: от инженеров металлоконструкций до сварщиков.

Задачи, полученные от клиента:

1. Автоматизировать учёт времени работы каждого специалиста над проектом, чтобы в конце отчётного периода заказчики получали автоматически сформированный счёт с указанием суммы отработанных часов всех участников проекта.

2. Минимизировать простои и внедрить учёт рабочего времени команды, так как ранее компания опиралась только на ежедневные бумажные отчёты сотрудников.

Как осуществлялся учёт времени на начальном этапе?

На основе данных из этих отчётов (рис. 1) бухгалтер вносил информацию о времени работы каждого сотрудника в проекты в XERO (аналог 1С), где были зарегистрированы все сотрудники и проекты. Затем рассчитывалась заработная плата и параллельно отправлялся счёт клиенту.

В начале проекта, чтобы отказаться от бумажных отчётов, мы выбрали сервис учёта рабочего времени Timedock. Мы рассмотрели множество сервисов вместе с клиентом, связались с Timedock, оценили его функции и обнаружили, что необходимо доработать только API. Мы остановились на этом варианте.

Сейчас будет представлена важная информация, но без неё не получится создать хороший кейс.

Разработка двусторонней интеграции

После внедрения и улучшения TimeDock мы приступили к его интеграции с Xero:

TimeDock, используя QR-коды, регистрирует время начала и окончания работ, а также часы, отработанные вне проекта, в режиме реального времени.
Xero рассчитывает заработную плату и учитывает время работы по каждому проекту, а также выставляет счета клиентам.

Для объединения функций Xero и TimeDock мы создали модуль двусторонней интеграции, который обеспечивает автоматический обмен данными между системами.

Мы столкнулись с разными форматами данных в Xero и TimeDock. Вот что мы сделали для обеспечения интеграции между этими системами:

1. Определили, какая информация должна передаваться между Xero и TimeDock:

Из Xero — данные по проектам и сотрудникам;

Из TimeDock — учтенное рабочее время по каждому сотруднику в разрезе проектов.

2. Составили список объектов информации, которую планируем передавать, и сопоставили данные одной системы с другой:

Например, «Счёт» (invoice) в Xero — это наряд для выполнения работ по определённому проекту;

Определили соответствующие поля для каждой сущности в системах Xero и TimeDock.

3. Установили, какие данные отличаются по формату в Xero и TimeDock, и придумали, как их преобразовывать:

Например, сущность «Сотрудники» (employees) одинакова для Xero и TimeDock, но два поля «Имя» (first name) и «Фамилия» (last name) в сущности Xero соответствуют одному полю «Имя» (name) в сущности TimeDock.

Интеграция данных о сотрудниках и проектах из Xero в TimeDock

Первоисточником информации о сотрудниках и проектах является учётная система Xero. Данные о сотрудниках и проектах должны быть актуальными в обеих системах, и любые изменения, внесённые в Xero, например, добавление нового проекта, должны автоматически отображаться в TimeDock.

Мы изучили возможности API платформы Xero и разработали метод синхронизации передачи данных о сотрудниках и проектах.

Например, когда заказчик добавляет нового сотрудника в учётную систему Xero, синхронизация позволяет корректно внести данные о сотруднике и автоматически обновить список сотрудников в приложении TimeDock.

Процесс передачи информации о рабочем времени сотрудников и проектов из TimeDock в Xero

Приложение TimeDock устанавливается на устройства каждого сотрудника. В приложении создаются уникальные QR-коды для сотрудника и проекта, а также предусмотрена функция сканирования QR-кода для активации рабочего процесса по проекту.

В TimeDock процесс происходит следующим образом:

По прибытии на работу, сотрудник сканирует свой QR-код, и система фиксирует начало рабочего дня. При переключении на конкретный проект процедура повторяется. При уходе с работы также используется сканирование QR-кода.

Также мы внедрили функцию и индивидуальный QR-код для учёта времени за пределами проекта.

Например, сотрудник уходит на обед и сканирует свой QR-код, чтобы зафиксировать время, проведённое вне проекта. Общее рабочее время сотрудника за день состоит из промежутков, потраченных на проекты, и времени, проведённого за их пределами.

Таким образом, система отслеживает, когда человек пришёл на работу, начал работать над проектом №1, сколько времени на него потратил и когда перешёл к проекту №2, а также учитывает время, затраченное на него.

Тестирование и интеграция ИТ-сервисов двустороннего взаимодействия

Тестирование проводилось в два этапа: на тестовых аккаунтах приложения TimeDock и копии базы Xero, а также в реальных условиях работы, когда команда заказчика отрабатывала процесс.

Как показывает наш опыт, на этапе внедрения возникает интересная ситуация: команды сопротивляются использованию новых сервисов. Это понятно, ведь люди не хотят ничего менять, если всё и так работает. Таким образом, наша второстепенная задача — помочь командам лучше понять процесс, обучить их и уменьшить сопротивление изменениям в компании.

Мы сделали всё возможное, чтобы сотрудники Morgan Engineering могли успешно применять сервис двусторонней интеграции. Мы проанализировали возможные трудности, с которыми могут столкнуться пользователи при работе с новым инструментом, и предложили способы их преодоления: организовали обучение, предоставили инструкции и поддерживали сервис на протяжении двух месяцев.

Результат:

Совместно с клиентом мы оптимизировали существующий бизнес-процесс с использованием IT-технологий.

Наше предложение позволило клиенту:

1. Отказаться от бумажных отчётов;

2. Вдвое ускорить подготовку к начислению зарплаты, упростить работу бухгалтерии;

3. Минимизировать риск ошибок в учёте рабочего времени;

4. Легко контролировать затраты по каждому проекту.

Кроме того, интеграция помогла оптимизировать одно рабочее место в цехе за счёт сокращения простоев и оптимизации графика работы. При этом никого не уволили, а самого старательного сотрудника цеха повысили до менеджера, которого компания как раз искала. Таким образом, мы сэкономили около 35 000 долларов в год и улучшили условия труда всего коллектива. Взаимовыгодное сотрудничество!

Хочу ещё раз подчеркнуть, что мы тщательно изучаем особенности бизнеса клиентов и, помимо предоставления IT-решений, уделяем много времени внедрению наших разработок в жизнь. Мы общаемся с командой, предоставляем разъяснения, помогаем на начальном этапе. После внедрения мы оставляем подробные инструкции и оказываем поддержку.

Наша интеграция в компанию Morgan Engineering получила положительные отзывы как от руководства, так и от сотрудников.

Если вам нужна такая же разработка или цифровизация других процессов в вашей компании, свяжитесь со мной, и мы подробно обсудим все детали!

Подписывайтесь на мой тг-канал

Сайт true.code

Мы в VK