Всем привет! Я Артем Шеленговский – основатель и руководитель IT-компании true.code. Сегодня хочу поделиться историей из жизни о том, как помог компании из Новой Зеландии сократить временные затраты благодаря оптимизации бизнес-процессов.
Подписывайтесь на мой тг-канал
Начало пути
Мы создали и внедрили систему двусторонней интеграции для отслеживания рабочего времени, анализа затрат по каждому проекту и расчёта заработной платы за каждый день.
Если бы не моя новозеландская история, этого проекта бы не было. В 2022 году мы с женой решили переехать в Новую Зеландию!
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/69d/039/ed2/69d039ed2fa0630952864d6fea5ccdce.png)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/03f/843/923/03f843923dd3df48ef38d80e81e8bdb1.png)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e8b/ce9/2a2/e8bce92a2e408cf6dfb69c21ab3edb00.png)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/df0/44c/278/df044c2789867c55cb4af59f57935fba.png)
Мы переехали туда на год. Эта история полна приключений и интересных событий, но о них позже.
По приезде в Новую Зеландию мы думали, что сможем отдохнуть и попутешествовать, однако оказалось, что там много новозеландских проектов, и наша компания очень нужна. Один из первых проектов, с которыми мы столкнулись, был проект компании Morgan Engineering.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/9ec/75b/948/9ec75b94877c768ff5a68e0d55cf4ff6.png)
Morgan Engineering — новозеландская инжиниринговая компания, специализирующаяся на производстве и установке стальных металлоконструкций.
Проще говоря, Morgan Engineering изготовит и смонтирует металлический каркас для ангара, аэропорта, театра, а также выполнит другие заказы, например, сделает забор или будку для собаки. У компании есть собственные производственные цехи, где работает большая команда специалистов: от инженеров металлоконструкций до сварщиков.
Задачи, полученные от клиента:
Автоматизировать учёт времени работы каждого специалиста над проектом, чтобы в конце отчётного периода заказчики получали автоматически сформированный счёт с указанием суммы отработанных часов всех участников проекта.
Минимизировать простои и внедрить учёт рабочего времени команды, так как ранее компания опиралась только на ежедневные бумажные отчёты сотрудников.
![Рис.1 Рис.1](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/838/0ae/b71/8380aeb7126357f44b5ab4b341bce05d.png)
Как осуществлялся учёт времени на начальном этапе?
На основе данных из этих отчётов (рис. 1) бухгалтер вносил информацию о времени работы каждого сотрудника в проекты в XERO (аналог 1С), где были зарегистрированы все сотрудники и проекты. Затем рассчитывалась заработная плата и параллельно отправлялся счёт клиенту.
В начале проекта, чтобы отказаться от бумажных отчётов, мы выбрали сервис учёта рабочего времени Timedock. Мы рассмотрели множество сервисов вместе с клиентом, связались с Timedock, оценили его функции и обнаружили, что необходимо доработать только API. Мы остановились на этом варианте.
Сейчас будет представлена важная информация, но без неё не получится создать хороший кейс.
Разработка двусторонней интеграции
После внедрения и улучшения TimeDock мы приступили к его интеграции с Xero:
TimeDock, используя QR-коды, регистрирует время начала и окончания работ, а также часы, отработанные вне проекта, в режиме реального времени.
Xero рассчитывает заработную плату и учитывает время работы по каждому проекту, а также выставляет счета клиентам.
Для объединения функций Xero и TimeDock мы создали модуль двусторонней интеграции, который обеспечивает автоматический обмен данными между системами.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/5b3/59c/ff4/5b359cff4a8a5abda9fd7919d8e4e2b6.png)
Мы столкнулись с разными форматами данных в Xero и TimeDock. Вот что мы сделали для обеспечения интеграции между этими системами:
1. Определили, какая информация должна передаваться между Xero и TimeDock:
Из Xero — данные по проектам и сотрудникам;
Из TimeDock — учтенное рабочее время по каждому сотруднику в разрезе проектов.
Составили список объектов информации, которую планируем передавать, и сопоставили данные одной системы с другой:
Например, «Счёт» (invoice) в Xero — это наряд для выполнения работ по определённому проекту;
Определили соответствующие поля для каждой сущности в системах Xero и TimeDock.
Установили, какие данные отличаются по формату в Xero и TimeDock, и придумали, как их преобразовывать:
Например, сущность «Сотрудники» (employees) одинакова для Xero и TimeDock, но два поля «Имя» (first name) и «Фамилия» (last name) в сущности Xero соответствуют одному полю «Имя» (name) в сущности TimeDock.
Интеграция данных о сотрудниках и проектах из Xero в TimeDock
Первоисточником информации о сотрудниках и проектах является учётная система Xero. Данные о сотрудниках и проектах должны быть актуальными в обеих системах, и любые изменения, внесённые в Xero, например, добавление нового проекта, должны автоматически отображаться в TimeDock.
Мы изучили возможности API платформы Xero и разработали метод синхронизации передачи данных о сотрудниках и проектах.
Например, когда заказчик добавляет нового сотрудника в учётную систему Xero, синхронизация позволяет корректно внести данные о сотруднике и автоматически обновить список сотрудников в приложении TimeDock.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a90/5bb/abf/a905bbabf120cd168507137ba7fbbba5.png)
Процесс передачи информации о рабочем времени сотрудников и проектов из TimeDock в Xero
Приложение TimeDock устанавливается на устройства каждого сотрудника. В приложении создаются уникальные QR-коды для сотрудника и проекта, а также предусмотрена функция сканирования QR-кода для активации рабочего процесса по проекту.
В TimeDock процесс происходит следующим образом:
По прибытии на работу, сотрудник сканирует свой QR-код, и система фиксирует начало рабочего дня. При переключении на конкретный проект процедура повторяется. При уходе с работы также используется сканирование QR-кода.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/077/bd4/bb7/077bd4bb72d764b1e9a09c9486e319b6.png)
Также мы внедрили функцию и индивидуальный QR-код для учёта времени за пределами проекта.
Например, сотрудник уходит на обед и сканирует свой QR-код, чтобы зафиксировать время, проведённое вне проекта. Общее рабочее время сотрудника за день состоит из промежутков, потраченных на проекты, и времени, проведённого за их пределами.
Таким образом, система отслеживает, когда человек пришёл на работу, начал работать над проектом №1, сколько времени на него потратил и когда перешёл к проекту №2, а также учитывает время, затраченное на него.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/734/ecf/aa6/734ecfaa6bee56665d987e9829e5f7e1.png)
Тестирование и интеграция ИТ-сервисов двустороннего взаимодействия
Тестирование проводилось в два этапа: на тестовых аккаунтах приложения TimeDock и копии базы Xero, а также в реальных условиях работы, когда команда заказчика отрабатывала процесс.
Как показывает наш опыт, на этапе внедрения возникает интересная ситуация: команды сопротивляются использованию новых сервисов. Это понятно, ведь люди не хотят ничего менять, если всё и так работает. Таким образом, наша второстепенная задача — помочь командам лучше понять процесс, обучить их и уменьшить сопротивление изменениям в компании.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/0b5/788/279/0b5788279c8ccdb9a5f3815452d77e5e.png)
Мы сделали всё возможное, чтобы сотрудники Morgan Engineering могли успешно применять сервис двусторонней интеграции. Мы проанализировали возможные трудности, с которыми могут столкнуться пользователи при работе с новым инструментом, и предложили способы их преодоления: организовали обучение, предоставили инструкции и поддерживали сервис на протяжении двух месяцев.
Результат:
Совместно с клиентом мы оптимизировали существующий бизнес-процесс с использованием IT-технологий.
Наше предложение позволило клиенту:
Отказаться от бумажных отчётов;
Вдвое ускорить подготовку к начислению зарплаты, упростить работу бухгалтерии;
Минимизировать риск ошибок в учёте рабочего времени;
Легко контролировать затраты по каждому проекту.
Кроме того, интеграция помогла оптимизировать одно рабочее место в цехе за счёт сокращения простоев и оптимизации графика работы. При этом никого не уволили, а самого старательного сотрудника цеха повысили до менеджера, которого компания как раз искала. Таким образом, мы сэкономили около 35 000 долларов в год и улучшили условия труда всего коллектива. Взаимовыгодное сотрудничество!
Хочу ещё раз подчеркнуть, что мы тщательно изучаем особенности бизнеса клиентов и, помимо предоставления IT-решений, уделяем много времени внедрению наших разработок в жизнь. Мы общаемся с командой, предоставляем разъяснения, помогаем на начальном этапе. После внедрения мы оставляем подробные инструкции и оказываем поддержку.
Наша интеграция в компанию Morgan Engineering получила положительные отзывы как от руководства, так и от сотрудников.
Если вам нужна такая же разработка или цифровизация других процессов в вашей компании, свяжитесь со мной, и мы подробно обсудим все детали!
Подписывайтесь на мой тг-канал
Сайт true.code
Мы в VK
fafafafafsg2
Как правило достоверный экономический эффект по подобным проектам очень сложно посчитать, на моей практики пше/трудозатраты чаще всего выдумываются, т.к. чтобы рассчитать эффект реально, нужно хорошо таймшитировать трудозатраты