Большинство современных облачных АТС имеют схожий функционал. Как правило, это набор голосовых меню, переадресации звонков, всевозможные голосовые ящики и статистика. Этот джентельменский набор можно встретить почти у каждого телефонного SaaS. При этом существует скромная, не очень заметная на первый взгляд, но очень полезная, при правильном применении, опция — конференц-связь. Исторически так сложилось, что конференции всегда ассоциировались с крупным бизнесом, селекторными совещаниями и принятием важных начальственных решений. Мы, при разработке нашей коммуникационной платформы, стараемся идти несколько иным путем и разрабатываем модуль конференций ориентируясь на потребности малого и среднего бизнеса.
Постараемся рассказать о том, что сделано разработчиками в рамках проекта HIVE в разрезе сервиса конференц-связи для малого бизнеса. В нашей облачной АТС уже есть изюминка, которая отличает ее от множества других, аналогичных платформ — это интеграция с мобильной связью. Мобильный телефон с сим-картой IP-SIM, выполняющий функции офисного, зачастую меняет подход к самым обычным и стандартным “фичам” виртуальных АТС. С помощью IP SIM можно не только записывать звонки с корпоративных сотовых и просматривать статистику в онлайн-режиме, а еще и создавать конференции с участием неограниченного количества мобильных сотрудников, используя специфические особенности сотовой связи.
Для начала рассмотрим типовую схему конференц-связи
Большинство облачных АТС позволяют создать конференции по самому распространенному сценарию: Абонент А желает обсудить что-то с Абонентом Б и все это необходимо сделать в присутствии Абонентов Д и C. Набирается номер нужного телефона, ответившему предлагается немного “повисеть” на линии и в этом момент набираются другие номера телефонов, после чего происходит подключении всех участников по очереди. По окончании конференции все дружно отключаются и процесс считается успешно завершенным. Вроде бы все просто и понятно, задача коммуницирования нескольких человек выполнена, автоматизации и “фичам” нет места. Вряд ли ли кто-то из представителей малого бизнеса мыслит категориями расширенного функционала. Какие проблемы могут обнаружится? Первая и главная проблема: сотрудники вне офиса или сотрудники на мобильных.
В случае, если в нужный момент одним из участников был пропущен звонок на сотовый, то нет никаких шансов подключиться к конференции самостоятельно, приходится ждать повторного вызова организатора. АТС просто фиксирует статус “не отвечено” или “занято” и передает соответствующий КПВ в линию. Никакой аналитики не предусмотрено.
В случае использования IP SIM можно предусмотреть возможность мониторинга статусов мобильных телефонов сотрудников и реализовывать различные сценарии подключения участников в зависимости от того, какой статус имеет мобильная линия на момент вызова.
Если вызываемая IP SIM занята, то можно создать сценарий таким образом, чтобы после небольшого таймаута АТС продолжила “стучаться” по короткому номеру и добивалась подключения корпоративного сотового в конференцию. Если сим-карта имеет статус “не в сети”, то можно усложнить сценарий и заставить АТС совершить повторный набор нужного короткого номера еще два раза с интервалом в 5 минут, после чего выдать в линию “сотрудник не в сети” и прекратить попытки набора номера. Третьим любопытным вариантом может быть сценарий, когда инициатор создает заранее созданный сценарий с указанием желаемого времени начала конференций и вводит номер всех ожидаемых участников. После чего АТС заранее начинает дозваниваться до нужных номеров и выдавать в линию IVR с указанием времени начала конференции и номером так называемой конференц-комнаты, куда может подключиться любой желающий, набравший уникальной внутренний номер этой самой комнаты. Такой сценарии в сочетании с первыми двумя позволяет гибко и без лишних временных затрат добиться желаемого эффекта — все участники совещания, не зависимо от их местонахождения, практически гарантировано примут участие в совместном обсуждении.
Иногда в конференцию может потребоваться подключить большое количество участников без четкого контроля 100%-го подключения (например, летучка-совещание всех свободных курьеров). Для таких задач целесообразно использовать не внутренний номер конференц-комнаты или сценарии автоматического дозвона до нужных абонентов, а специально выделенный сервисный виртуальный городской номер, актуальность которого утрачивается после завершения события. Всем потенциальным участникам, либо через рекламные каналы сообщается время начала конференции и виртуальный номер для входящего звонка для подключения.
При необходимости такой функционал можно использовать для интерактивного взаимодействия с большим числом клиентов или партнеров, желающих прослушать полезную и актуальную информацию, находясь в движении. Необходимо лишь заявить точную дату начала, время продолжительности и виртуальный номер самой конференции. Применение IP SIM в этом сценарии добавляет “изюминки” — удаленные сотрудники, будучи распознанными по короткому номеру, могут подключаться в конференцию по определенному условию — с правом только слушать или с правом и говорить и слушать.
Список подобных сценариев можно продолжать практически бесконечно и сам факт наличия IP SIM и возможности задавать время и продолжительность конференции с применением голосовых меню, предоставляет большой простор для фантазии. Вряд ли есть необходимость “оглашать весь список”.
В интерфейсе HIVE мы постарались максимально упростить и автоматизировать функционал создания конференции. Уже прямо сейчас можно использовать удобный визуальный инструмент для генерации списка участников из списка внутренних номеров компании или добавлять номера внешней телефонной сети.
Создав нужный список в графическом режиме требуется нажать кнопку Пуск и АТС запустит один из сценариев, описанных выше. Дополнительных данных, обозначающих то, что этот конкретный сотрудник находится на мобильном не требуется. АТС возьмет всю необходимую информацию из БД внутренних линий. В песочнице мы и возможность полностью визуального управления конференцией — нужные номера или сотрудники подключаются в конференции с использованием GUI драг-энд-дроп и точно также и отключаются.
Можно запрограммировать нужное событие заранее и забыть о необходимости каждый раз набирать короткие и городские телефоны участников. HIVE сделает все полностью автоматически. В этом смысле функция “Конференция по расписанию” очень удобна и руководитель или инициатор конференций может создать сценарии совещаний на неделю или две вперед, а интеграция с внешней ИС обеспечит своевременное оповещение интересантов о предстоящем событии, можно расслабиться и заняться работой. Робот все сделает в лучшем виде.
Описанный выше функционал — лишь часть того, что можно реализовать в сфере конференц-связи если начинать рассматривать телефонные “летучки” и совещания как инструмент в автоматизации бизнес-процессов с очень удобным инструментарием и управлением. Мы стараемся двигаться именно в эту сторону — автоматизируем и улучшаем то, что с нашей точки зрения является незаслуженно забытым — старую и добрую телефонную конференцию. Она до сих пор востребована и полезна и во многих случаях способна заменить инновационный, но ресурсоемкий с точки зрения временных затрат на создание и проведение, вебинар.
Постараемся рассказать о том, что сделано разработчиками в рамках проекта HIVE в разрезе сервиса конференц-связи для малого бизнеса. В нашей облачной АТС уже есть изюминка, которая отличает ее от множества других, аналогичных платформ — это интеграция с мобильной связью. Мобильный телефон с сим-картой IP-SIM, выполняющий функции офисного, зачастую меняет подход к самым обычным и стандартным “фичам” виртуальных АТС. С помощью IP SIM можно не только записывать звонки с корпоративных сотовых и просматривать статистику в онлайн-режиме, а еще и создавать конференции с участием неограниченного количества мобильных сотрудников, используя специфические особенности сотовой связи.
Для начала рассмотрим типовую схему конференц-связи
Большинство облачных АТС позволяют создать конференции по самому распространенному сценарию: Абонент А желает обсудить что-то с Абонентом Б и все это необходимо сделать в присутствии Абонентов Д и C. Набирается номер нужного телефона, ответившему предлагается немного “повисеть” на линии и в этом момент набираются другие номера телефонов, после чего происходит подключении всех участников по очереди. По окончании конференции все дружно отключаются и процесс считается успешно завершенным. Вроде бы все просто и понятно, задача коммуницирования нескольких человек выполнена, автоматизации и “фичам” нет места. Вряд ли ли кто-то из представителей малого бизнеса мыслит категориями расширенного функционала. Какие проблемы могут обнаружится? Первая и главная проблема: сотрудники вне офиса или сотрудники на мобильных.
В случае, если в нужный момент одним из участников был пропущен звонок на сотовый, то нет никаких шансов подключиться к конференции самостоятельно, приходится ждать повторного вызова организатора. АТС просто фиксирует статус “не отвечено” или “занято” и передает соответствующий КПВ в линию. Никакой аналитики не предусмотрено.
В случае использования IP SIM можно предусмотреть возможность мониторинга статусов мобильных телефонов сотрудников и реализовывать различные сценарии подключения участников в зависимости от того, какой статус имеет мобильная линия на момент вызова.
Если вызываемая IP SIM занята, то можно создать сценарий таким образом, чтобы после небольшого таймаута АТС продолжила “стучаться” по короткому номеру и добивалась подключения корпоративного сотового в конференцию. Если сим-карта имеет статус “не в сети”, то можно усложнить сценарий и заставить АТС совершить повторный набор нужного короткого номера еще два раза с интервалом в 5 минут, после чего выдать в линию “сотрудник не в сети” и прекратить попытки набора номера. Третьим любопытным вариантом может быть сценарий, когда инициатор создает заранее созданный сценарий с указанием желаемого времени начала конференций и вводит номер всех ожидаемых участников. После чего АТС заранее начинает дозваниваться до нужных номеров и выдавать в линию IVR с указанием времени начала конференции и номером так называемой конференц-комнаты, куда может подключиться любой желающий, набравший уникальной внутренний номер этой самой комнаты. Такой сценарии в сочетании с первыми двумя позволяет гибко и без лишних временных затрат добиться желаемого эффекта — все участники совещания, не зависимо от их местонахождения, практически гарантировано примут участие в совместном обсуждении.
Иногда в конференцию может потребоваться подключить большое количество участников без четкого контроля 100%-го подключения (например, летучка-совещание всех свободных курьеров). Для таких задач целесообразно использовать не внутренний номер конференц-комнаты или сценарии автоматического дозвона до нужных абонентов, а специально выделенный сервисный виртуальный городской номер, актуальность которого утрачивается после завершения события. Всем потенциальным участникам, либо через рекламные каналы сообщается время начала конференции и виртуальный номер для входящего звонка для подключения.
При необходимости такой функционал можно использовать для интерактивного взаимодействия с большим числом клиентов или партнеров, желающих прослушать полезную и актуальную информацию, находясь в движении. Необходимо лишь заявить точную дату начала, время продолжительности и виртуальный номер самой конференции. Применение IP SIM в этом сценарии добавляет “изюминки” — удаленные сотрудники, будучи распознанными по короткому номеру, могут подключаться в конференцию по определенному условию — с правом только слушать или с правом и говорить и слушать.
Список подобных сценариев можно продолжать практически бесконечно и сам факт наличия IP SIM и возможности задавать время и продолжительность конференции с применением голосовых меню, предоставляет большой простор для фантазии. Вряд ли есть необходимость “оглашать весь список”.
В интерфейсе HIVE мы постарались максимально упростить и автоматизировать функционал создания конференции. Уже прямо сейчас можно использовать удобный визуальный инструмент для генерации списка участников из списка внутренних номеров компании или добавлять номера внешней телефонной сети.
Создав нужный список в графическом режиме требуется нажать кнопку Пуск и АТС запустит один из сценариев, описанных выше. Дополнительных данных, обозначающих то, что этот конкретный сотрудник находится на мобильном не требуется. АТС возьмет всю необходимую информацию из БД внутренних линий. В песочнице мы и возможность полностью визуального управления конференцией — нужные номера или сотрудники подключаются в конференции с использованием GUI драг-энд-дроп и точно также и отключаются.
Можно запрограммировать нужное событие заранее и забыть о необходимости каждый раз набирать короткие и городские телефоны участников. HIVE сделает все полностью автоматически. В этом смысле функция “Конференция по расписанию” очень удобна и руководитель или инициатор конференций может создать сценарии совещаний на неделю или две вперед, а интеграция с внешней ИС обеспечит своевременное оповещение интересантов о предстоящем событии, можно расслабиться и заняться работой. Робот все сделает в лучшем виде.
Описанный выше функционал — лишь часть того, что можно реализовать в сфере конференц-связи если начинать рассматривать телефонные “летучки” и совещания как инструмент в автоматизации бизнес-процессов с очень удобным инструментарием и управлением. Мы стараемся двигаться именно в эту сторону — автоматизируем и улучшаем то, что с нашей точки зрения является незаслуженно забытым — старую и добрую телефонную конференцию. Она до сих пор востребована и полезна и во многих случаях способна заменить инновационный, но ресурсоемкий с точки зрения временных затрат на создание и проведение, вебинар.