Мой маленький бизнес по продаже одежды рос, а вместе с ним рос и хаос в учете. Закупки, продажи, остатки — все было в блокнотах и тетрадях, а контролировать процессы становилось невозможно. Нашел в интернете простую таблицу для учета. В статье расскажу, как я попытался избавиться от блокнота и что из этого вышло.
Эта история произошла в одном российском райцентре. Поселок и район вместе около 40 тысяч населения. Здесь я родился и вырос. После школы учился в техникуме на повара. Доучился уже после армии, начал работать по профессии.
Полтора года работал поваром в столовых и кафе. Зарплаты хватало на базовые потребности. Для хороших заработков нужно переехать в областной центр. Я не хочу, мне нравится родной поселок и жить здесь комфортно.
Начал думать, чем заняться здесь. В итоге стал возить небольшими партиями одежду на продажу.
Примерно до середины десятых годов такая торговля процветала.
Сейчас соревноваться с маркетплейсами тяжело. Но маркетплейсы не всем подходят. Люди хотят прийти, померить, поторговаться, обменяться последними новостями. Так что покупатели есть.
Точка с одеждой в торговом центре
За аренду ячейки 25 м² в месяц плачу 30 тысяч.
Своей машины у меня нет. Для подвоза товара нанимаю машину, так многие делают. У кого торговля покрупнее, возят себе сами. Но многие и арендуют машину. Один рейс стоит 8 тысяч рублей. Обычно мы кооперируемся и делим затраты на несколько человек.
Для большей части покупателей главное — цена. Чтобы было дешево и сердито. Даже если вещь прослужит два месяца и все об этом знают, все равно купят.
Большое значение имеет клиентская база. У меня закупаются большинство знакомых. Постоянные покупатели знают, когда новый привоз. Иногда спрашивают о новинках или попросить привезти что-то конкретное.
Торговля идет нестабильно, есть подъемы продаж и спады.
Подъемы бывают около 5 и 20 числа каждого месяца, когда люди получают пенсии и зарплаты. В такие дни может быть и 15 продаж, и 20. В остальные дни заметно меньше: 5 продаж — уже хорошо.
По месяцам тоже нестабильно. Если перед Новым годом в декабре бывает двойная выручка, то в январе — тишина. Подъем еще бывает в мае-июне, когда люди закупаются на лето. Потом в июле будет тишина. Следующие подвижки начнутся в конце августа перед школой.
Примерно за год наработал базу постоянных клиентов, продажи потихоньку растут.
Склад в киоске
Сначала склада у меня никакого не было. Часть товара хранил в ячейке, часть дома. Сейчас товара больше, хранить дома становится неудобно. Понял, что пора заводить хоть какой-то склад. Под это дело купил и приспособил киоск, который помнит рынок 90-х.
Есть вообще идея начать торговать со своего склада. Пока у нас так никто не делает. А аренда растет и постепенно отъедает больше прибыли.
Контролировать бизнес становится сложно
Вообще я стараюсь подходить к закупкам очень аккуратно. Опасаюсь затоваривания, поэтому товар вожу мелкими партиями.
Пока товара было мало, привык весь учет вести в записной книжке:
Сейчас товара и продаж становится больше. Контролировать все на бумаге и в голове уже сложно. Задумался об организации хоть какого-то учета.
Как внедрял учет и что понял
Погуглил варианты, нашел интересную таблицу. Ссылку дам в конце раздела.
Я в учете вообще не разбираюсь, все делаю на интуиции и здравом смысле. Таблица мне показалось простой и понятной, платить ничего не нужно. Для тренировки сгодится.
Работу с таблицей можно разделить на два этапа:
Настройка таблицы и ввод начальных остатков;
Обновление данных по закупкам и продажам.
Чтобы ввести начальные остатки, нужна инвентаризация.
Навел порядок на складе и посчитал остатки
В этом мне помогла статья про учет в блоге МоегоСклада. Сделал простое хранение по зонам: футболки отдельно, костюмы отдельно. Все на своих местах.
Сделал инвентаризацию: не досчитался пары костюмов, зато нашел линейку неучтенных футболок. Теперь есть точная информация по остаткам, можно переходить к таблице.
Заполнил справочники
Первый шаг работы с таблицей — заполнить справочник товаров и контрагентов. Начал с групп товаров. Открыл лист «Группы товаров» и внес информацию по своему ассортименту. У меня получилось 5 групп:
футболки;
рубашки;
джинсы;
спортивные костюмы;
аксессуары.
После категорий добавляем все товарные позиции:
Затем заполнил справочник контрагентов на листе «Клиенты и поставщики». Клиентов заполнять не буду, а вот поставщики обязательно пригодятся. Завел поставщиков в таблицу:
Обратите внимание на первого поставщика, он понадобится уже на следующем шаге.
Ввел начальные остатки
После заполнения справочников я перешел к внесению начальных остатков:
На этом первый этап работы с таблицей окончен. У меня есть справочник поставщиков и актуальные остатки товара. Можно переходить к текущей работе: фиксировать закупки и продажи, смотреть отчеты.
Фиксирую закупки
Делаю это сразу после привоза товара. Захожу на лист «Закупки» и добавляю новую строку для каждого товара. Указываю дату, поставщика из справочника, артикул товара, количество и цену закупки. Таблица автоматически рассчитывает сумму и отражает новое поступление в остатках.
Раньше я делал пометки о закупках в блокноте, но что-то забывал. Были ошибки в подсчетах, путаница. Запишешь впопыхах, потом сидишь думаешь: это остаток или размер?
Сейчас по привычке продолжаю пользоваться записной. Когда в записях что-то непонятно, проверяю себя по таблице.
Фиксирую продажи
В конце каждого дня я вношу в таблицу все проданные товары. Для этого захожу на лист «Продажи» и добавляю по одной строке на каждую продажу. Указываю дату, название, количество и цену продажи.
Здесь очень помогают встроенные справочники. Я просто выбираю товар из выпадающего списка, и все данные подтягиваются автоматически. Не нужно ничего набирать вручную. Таблица сама рассчитывает сумму продажи и актуальные остатки.
Контролирую остатки
После закупки я сверяю остатки товаров в таблице с фактическим наличием. Это помогает держать учет в актуальном состоянии и вовремя заметить ошибки или расхождения.
Если количество совпадает с учетным — все в порядке. Если есть недостача или излишки — нужно искать причину. Обычно это ошибки ввода.
Смотрю отчеты по продажам
В пару кликов получаю отчет по продажам за любой период: день, неделю, месяц. Вижу количество проданных товаров, суммы продаж, маржу. При этом можно сравнить результаты с прошлыми периодами, чтобы отследить динамику.
Очень полезный отчет — рейтинг товаров. Показывает, какие позиции пользуются наибольшим спросом. На основе этих данных я формирую ассортимент, чтобы не замораживать деньги в неходовых позициях.
Подведем итоги.
Плюсы таблицы
Бесплатно;
Интернет необязательно;
Быстрый старт без обучения;
Можно настроить под любые задачи;
Легко исправить ошибки вручную.
Минусы таблицы
Много ручных операций;
Нет защиты от случайных изменений формул;
Растет и тормозит при большом объеме данных;
Высокий риск потери данных без бэкапов;
Нельзя печатать документы и чеки;
Нет интеграции с онлайн-кассами.
Вывод: как тренажер — отлично. Учет в таблице — это первый шаг к порядку, приучает к дисциплине в ведении документов. Будет полезно всем, кто хочет перейти с блокнота или кассовой книги на более технологичное решение.
Как забрать таблицу себе
Таблица лежит здесь, забирайте. Работать с ней можно онлайн и офлайн.
Если вы хотите работать офлайн в экселе, скачайте таблицу себе на компьютер: Файл -> Скачать -> Microsoft Excel.
Обратите внимание: в самом низу таблицы можно выбирать листы. Там есть все, что нам нужно: товары, закупки, продажи, дашборды.
Почему я перейду на учетную систему
Потому что к хорошему быстро привыкаешь. Я вот быстро привык к порядку в торговле.
Теперь хочу большего. Очень не хватает синхронизации с кассой. Чтобы информация копилась сама собой и не нужно было каждый раз забивать все руками.
Зарегистрировался, перенес свою таблицу в МойСклад. Мне на первое время хватит даже бесплатной версии: товара пока немного, работник я один, интеграция с онлайн-кассами есть.
Перенес свою таблицу в МойСклад за 1 минуту.
Мой эксперимент с таблицей завершен. Что полезного вынес для себя:
Навел порядок на складе и в финансах;
Получил представление об учете;
Познакомился с документами;
Перестал бояться работать с софтом;
Оцифровал свою базу поставщиков.
Спасибо, что прочитали. А я ушел осваивать МойСклад.
В тг‑канале МоегоСклада публикуем новости для предпринимателей, реальные кейсы, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса (учет товаров и услуг, опт, розница, производство, e‑commerce).