Дисклеймер: статья написана для блога Minervasoft на основе работы с источниками и личного опыта.

Через месяц работы в новом агентстве я поняла, что не справляюсь с работой. Я пыталась успеть всё и сразу, из-за чего страдала личная жизнь. Приходилось отменять обеды и встречи с друзьями, сидеть до ночи. 

Но это не помогло. Через месяц я каждое утро просыпалась разбитой. Голова не работала. В офисе сидела до ночи, но толку не было — макеты возвращались с правками, сроки срывались.

В очередной раз проснувшись разбитой я поняла: нужно что-то менять. И срочно, пока окончательно не выгорела.

Я прочитала десятки статей по тайм-менеджменту и продуктивности, но советы оттуда почему-то не работали. 

Что я делала, чтобы работать эффективнее 

Планировала время

Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют планировать день по часам. 

В 9:00 — ответы на письма. В 10:00 — работа над главным проектом. В 13:00 — обед и прогулка.

Звучит разумно: такой план защищает от авралов. Когда знаешь точное время для каждой задачи, не тратишь энергию на то, чтобы понять, чем заниматься. Так меньше шансов уйти в прокрастинацию.

Я открывала календарь по утрам и расписывала задачи по часам. Первые три дня всё шло отлично. На четвёртый день проспала и не успела составить план, а к вечеру навалились срочные правки. Как можно догадаться, календарь с тех пор ни разу не открывался. 

Для планирования я использовала обычный Google-календарь. Мои коллеги работают в бумажных ежедневниках или аналогах.

Также в статьях советуют разбить задачи на группы. Распределять их можно по-разному. Например, кто-то ставит сложные дела на утро, потому что знает, что его пик продуктивности приходится именно на это время.

Или есть вариант разделить задачи не по сложности, а по содержанию. Например, утром у меня больше всего сил, поэтому я могу подумать над макетами, после обеда энергии поменьше — приступаю к рутинным задачам.

Также можно распределять задачи, пользуясь конкретными схемами. 

Для этого отлично подходит матрица Эйзенхауэра, где задачи делятся на 4 категории по срочности и важности. 

Например, «срочное и важное» — подготовка отчёта к завтрашнему дедлайну, «важное, но не срочное» — изучение нового навыка для работы.

 

Для создания матрицы можно использовать специальные приложения.

Я решила создать матрицу Эйзенхауэра и заполнять раз в неделю. В первую неделю на это у меня ушло полчаса, во вторую в понедельник утром надо было ехать к стоматологу, поэтому времени открыть матрицу у меня не было.

А дальше я и вовсе забыла про неё и вернулась к старой привычке держать все задачи в голове.

Упрощала повторяющиеся задачи

Первый шаг — изучить, на что уходит время. Я установила трекер времени и выяснила, что три часа в день трачу только на переписку с клиентами. Это больше трети рабочего времени.

Второй шаг — посмотреть, какую работу можно упростить. Как оказалось, по переписке чаще всего я отвечаю на одни и те же вопросы. 

Третий шаг — найти инструмент для решения задачи. Например, Gmail сохраняет шаблоны ответов. Я создала варианты шаблонов, осталось нажать кнопку в почте — и готово.

Но когда дело дошло до практики, начались трудности. В спешке я забывала про шаблоны и писала с нуля. К концу недели поймала себя на том, что снова печатаю одни и те же фразы вручную.

Фокусировалась

Чтобы сконцентрироваться, начала отключать уведомления на телефоне каждый день в 10 утра. В первый день это сработало — я не отвлекалась на сообщения и успела сделать больше.

К концу недели стала замечать, что проверяю телефон даже без звука. Зайду в Telegram на минутку, а в итоге читаю каналы полчаса. А один раз мой режим «не беспокоить» обернулся против меня: я пропустила важное сообщение от заказчика и поэтому решила включить звук обратно.

На второй неделе я уже забывала отключать уведомления. То проспала и сразу начала работать, то утренний созвон затянулся. К пятнице совсем забросила эту идею.

Также я пробовала два подхода к работе, когда нужно сконцентрироваться: метод Помодоро и дипворк.

Метод Помодоро больше подходит либо для рутинных задач, либо когда сил и желания работать совсем нет и надо как-то с собой договориться. Включаешь режим «не беспокоить», ставишь таймер на 25 минут и погружаешься в задачу. Потом пять минут отдыхаешь. И так по кругу.

Таймер защищает от выгорания и помогает сохранять концентрацию. Короткие перерывы не дают устать, а погружение в работу помогает выполнить её быстрее.

Дипворк подходит именно для сложных задач, когда много сил и голова свежая. Отключаешь все уведомления на 2-4 часа и погружаешься в работу. Применяю его для креативных задач: когда рисую макеты, придумываю концепции, работаю над большими проектами.

Начала я с Помодоро. Но не учла специфику своей работы: когда ты погружён в проект, идеи приходят одна за другой. Таймер выдёргивал меня из этого потока каждые 25 минут. Только войду в рабочий ритм — звонок на перерыв.

Мои задачи не делились на «помидоры». Дизайн занимал то три часа, то шесть, а созвон с клиентом растягивался на 40 минут. Невозможно впихнуть эту работу в 25-минутные отрезки.

Поэтому я перешла на дипворк: 1,5 часа работала, 15 минут отдыхала. Во время работы закрывала почту, ставила телефон на беззвучный и успевала сделать в два раза больше, чем обычно.

Но иногда застревала. Время пролетало, а макет всё не складывался. Я психовала и всё равно сидела до ночи.

Заботилась о себе

На работе я сижу по 8-10 часов за компьютером. Моя спина постоянно болела — к вечеру было сложно встать со стула.

После того как я прислушалась к советам из статей и первый раз сходила в зал, то заметила, что после тренировки чувствую себя гораздо лучше. Вышла из зала вдохновлённая и полная решимости ввести спорт в свою жизнь.

Купила абонемент на полгода и поставила будильник на 8 утра. 

Три дня я вставала и шла на тренировку. На четвёртый день тело решительно потребовало остаться в кровати, а не бежать в зал. За окном шёл снег, было темно, холодно, и я уступила. 1:0 в пользу моей лени.

Использовала базы знаний

Возможно, этот совет подойдёт не всем, но мне он действительно помог, когда я только устроилась на работу.

Первую неделю постоянно терялась. Не понимала процессы, путалась в инструментах, боялась отвлекать коллег вопросами.

Потом мне дали доступ к системе управления знаниями Minerva Knowledge. Там я нашла все документы, шаблоны, файлы и гайды по работе.

Чуть позже меня подключили к созданию контента для базы знаний. Удобно, что статьи мы редактируем всей командой сразу, как в Google Docs.

Обучение по проекту я проходила с помощью Minerva Learn. Курсы там собраны из материалов базы знаний, после каждого — тесты и задания.

Сейчас меня часто выручает виджет Minerva Copilot с генеративным ИИ. Недавно застряла на этапе согласования макета, открыла Copilot прямо в рабочей программе, написала вопрос, быстро уточнила информацию, закрыла задачу.

Я научилась находить ответы на свои вопросы и не дёргать старших коллег по мелочам. Они могут спокойно работать над проектами и не тратить время на объяснение базовых вещей.

Попробуйте продукты Minervasoft, с ними гораздо проще и эффективнее работать в команде.

Узнать больше о Minervasoft

Получилось ли у меня работать эффективнее

Я села и расписала, что я сделала, чтобы начать работать эффективнее. Составила таблицу: совет, что пробовала, почему не сработало/сработало. 

Вот такая сложилась картина

Посмотрев на табличку, я начала думать, почему у меня не получалось. Изучила статьи на тему продуктивности и кое-что поняла. 

Советы не работали, потому что большинство из них нужно встраивать в свою рутину. Сейчас объясню.

Все советы делятся на два типа: разовые действия и привычки. 

Первый случай — это когда надо просто собраться, сесть и сделать. Например, я потратила час на настройку телефона, убрала всплывающие окна и оставила звук только для звонков от клиентов. 

Эти простые действия работают до сих пор. Уведомления не отвлекают, письма пишутся быстрее. Нужно было только найти время и всё настроить.

Второй тип — постоянные действия. Чтобы советы типа планирования работали, нужно постараться: найти для него время, определиться с удобным форматом и так далее. 

По сути, нужно превратить их в привычки, а это непросто. 

Как работают привычки

Изучая статьи, я поняла, что привычки формируются в срок от 18 до 254 дней. Сколько конкретно — зависит от самого человека, сложности привычки (начать вставать в 5 утра каждый день, когда вы всю жизнь спали до обеда  — сложно) и уровня мотивации.

Как выяснилось, каждая привычка работает по схеме: триггер — действие — награда. Триггер запускает действие, а награда закрепляет его. 

Типы триггеров для привычек

Я узнала о четырёх триггерах, которые помогают закрепить привычку: триггеры времени, триггеры-окружения, триггеры-события, триггеры-люди и попробовала использовать их все.

Триггеры времени. В 9 утра я открывала ежедневник — это первый триггер. Время становится сигналом: пора планировать дела.

В 10 утра второй триггер — проверка почты. После обеда в 14:00 я отключала уведомления на телефоне, в 18:00 подводила итоги дня. Такие триггеры работают с регулярными задачами, которые не требуют особых условий.

Триггеры окружения. Я поставила таймер на стол перед монитором — теперь автоматически включаю его в начале каждой задачи.

Переставила монитор спиной к двери — когда не вижу движение в офисе, не отвлекаюсь на входящих коллег. Убрала телефон в ящик стола во время работы — перестала тянуться к нему каждые пять минут.

Триггеры-события оказались самыми эффективными. Я привязываю новые привычки в то, что уже делаю каждый день.

После утреннего кофе сразу открываю календарь и планирую день. Кофе стал сигналом к планированию. 

Ещё я включила проверку почты в утренний созвон с командой. Встреча закончилась — отвечаю на письма по шаблонам.

Эти связки работают лучше отдельных привычек. Не нужно заставлять себя — одно действие автоматически ведёт к другому.

Триггеры-люди работают так: мы с моей коллегой Машей договорились созваниваться каждое утро в 9:30. Обсуждать задачи на день и делить их по приоритетам. Она напоминает про важные дедлайны, я помогаю ей не затягивать с ответами клиентам.

В 11 и в 16 часов напоминаем друг другу про перерыв. Даже если хочется доделать задачу, — встаю из-за стола — мы договорились сходить с ней за кофе.

Одной сложно поддерживать новые привычки. С напарником легче — появляется ответственность друг перед другом.

Как я нашла свои триггеры 

Сначала составила список всех своих рабочих действий за неделю. Записывала каждый шаг: во сколько прихожу, когда включаю компьютер, когда пью кофе, в какой момент открываю почту.

Я искала повторяющиеся события. Заметила, что каждый день начинаю одинаково: прихожу на работу и завариваю кофе. Решила привязать к этому планирование — теперь с чашкой кофе открываю календарь и расписываю задачи.

К открытию почты привязала отключение уведомлений на телефоне. Читаю письма — ставлю телефон на беззвучный режим.

Заметила, что после работы прихожу домой и где-то час листаю соцсети. Стала ходить вместо этого в зал три раза в неделю, а если погода плохая — заниматься дома на коврике. Лучше размяться и привести себя в форму, всё равно свободное время есть.

Что делать, чтобы привычки закрепились быстрее

Пытаясь наладить рутину, поняла ещё одну важную вещь.

Первое время я «наказывала» себя за новые привычки. Вставала на час раньше ради планирования, но не успевала позавтракать. Заполняла отчёты в обед, пропускала перерыв. 

Когда мозг пытается усвоить новые привычки, он похож на собаку, запоминающую команды. С пушистыми хорошо работает схема: дал команду, выполнил трюк — получил награду. Так и с мозгом: сделал план — получил пять минут в соцсетях, заполнил таблицу — выпил кофе.

Тогда я решила создать систему наград, и эти маленькие радости превратили неприятные дела в желанные ритуалы. Если сделала план с утра — иду за любимым кофе. Закрыла сложную задачу — десять минут смотрю сериал.

Как я попробовала (снова) стать продуктивной

Снова попыталась выстроить рабочую рутину. Теперь-то я знала, как работают привычки: триггер запускает действие, награда его закрепляет.

Поставила будильник на 9 утра — время стало триггером. За составление плана на день наградой был кофе из любимой кофейни.

Открытие почты автоматически означало отключение уведомлений на телефоне. После часа работы без отвлечений разрешала себе десять минут в соцсетях.

Я стала переодеваться в форму сразу после работы. Вместо награды придумала ходить в зал с подругой — она стала моим триггером.

Но к концу месяца всё опять развалилось. Я проспала пару планёрок, перестала отключать уведомления, а в зал ходила через раз.

И я поняла, почему так вышло.

Почему у меня не получилось опять

Мне кажется, причины провала было две.

Не адаптировала советы под себя

Я слепо копировала чужие методы, не задумываясь о том, что мне они не подходят. Эксперты советовали планировать день с утра, но я лучше соображаю вечером. Рекомендовали вести таблицы в Excel, хотя мне удобнее записывать задачи на бумаге. 

Пыталась сделать всё и сразу

Сначала я по неопытности попыталась внедрить все советы одновременно: утреннее планирование задач, фокусировка, походы в зал, и буквально чувствовала, как мой мозг перегревается от попыток удержать столько новых действий одновременно.

Дело в энергии. Каждое новое действие требует усилий. Когда чистишь зубы — даже не замечаешь этого, а новая привычка отнимает силы — постоянно надо помнить про неё, следить, заставлять себя. Чем больше новых привычек пытаешься ввести одновременно, тем быстрее устаёшь. К вечеру энергия кончается, и возвращаешься к старым, привычным действиям.

Как я наладила рутину

Решила внедрять привычки постепенно. Выбрала для начала самое важное — планирование дня.

Первую неделю просто пила утренний кофе и открывала календарь. Даже если не успевала составить план — ничего страшного. Главное — связать кофе и календарь в голове. К концу недели это стало автоматическим: налила кофе — потянулась к ежедневнику.

Через две недели добавила фокусировку. Заметила, что всегда проверяю почту после планёрки. Привязала к этому моменту отключение уведомлений. Планёрка закончилась — телефон на беззвучный. За час работы без отвлечений награждала себя любимым сериалом.

Когда эти две привычки закрепились, взялась за спорт. Не стала заставлять себя ходить в зал с утра. Вместо этого заметила: после работы я час сижу в телефоне. Начала ходить в зал в это время, но только два раза в неделю. Постепенно добавила третью тренировку.

Так, у меня появилась простая рутина: утром кофе и план, днём фокусировка на важных задачах, вечером зал. Одна привычка вела к другой, и мне не нужно было тратить силы на самоконтроль.

Почему со временем стало легче

Первое время было сложно, я боролась с собой каждое утро. Открывала план и заставляла себя расписывать задачи. К концу месяца поймала себя на мысли: я уже не помню, как начинала день без планирования.

Думаю, это из-за многократного повторения действия. Когда делаю что-то снова и снова, мой мозг создаёт для этого действия специальный нейронный путь. Работает как с тропинкой в лесу: чем чаще я хожу по ней, тем удобнее она становится.

Именно поэтому мои старые привычки были так устойчивы — для них уже существовали прочные нейронные связи. А новые привычки требовали больше усилий, потому что мозгу нужно было проложить новый путь. Но чем чаще я совершала действие, тем проще его было делать.

Через три недели заметила: делать по привычке проще, чем не делать. День без планирования вызывал дискомфорт. Как чашка кофе по утрам — пропустишь и чувствуешь, что чего-то не хватает.

Что я поняла

Работать продуктивнее — не значит делать всё идеально. Я нашла свои способы, отказалась от чужих методов и перестала гнаться за супер-результатами. И знаете, так гораздо легче и делать больше, и получать от работы удовольствие.

---

У Minervasoft есть свой блог в Telegram — там будут выходить другие статьи про спорные вопросы в найме, менеджменте и планировании. Подпишитесь, чтобы не пропустить.