Привет, это Вера, продакт системы управления проектами YouGile. Сейчас я развиваю сервис, который делает работу команд простой и эффективной. Но сама я так умела работать не всегда. Хочу поделиться, как с помощью всего одного инструмента я бустанула собственную эффективность.

Я человек ответственный и мне важно расти. Но у этого была обратная сторона ― я брала на себя слишком много задач одновременно и эта история повторялась из компании в компанию. Придя в YouGile, я поняла, что все сложное ― на самом деле просто. И чтобы сделать начать приоритизировать, совсем не нужны навороченные инструменты и модели. Это можно сделать всего лишь с помощью одной единственной канбан-доски.

Простая канбан-доска, которая меняет все

Наша система управления проектами создана для командной работы и ней есть самые разные функции для распределения ресурсов (Гант, личный планировщик задач, тайм-трекер и т.п.). Тем не менее, привычку использовать эту доску я сохранила и для личного планирования. Сейчас расскажу, как ее сделать. Назовем ее “Вера загруз”.  

Я собрала все свои задачи, связанные с ролью продакт-менеджера. В их числе ― сбор и анализ обратной связи, создание новых функций, коммуникация с командой и многое другое. 

Затем:

1. Разделила все задачи на тематические колонки

У каждого сотрудника есть набор функций, которые он выполняет регулярно. Думаю, что у всех это встречи (синки, дейлики, ретро и так далее), ключевые функции, что-нибудь дополнительное из смежных отделов и так далее. У меня список такой:

• Поиск гипотез и потребностей (главное, что должен делать продакт)

• Разработка новых функций в системе (второе главное, что должен делать продакт)

• Анонсы и материалы (анонсирование новых функций для пользователей ― например, сейчас мы работаем над простой CRM внутри нашей системы)

• Встречи (все, что касается звонков с любыми членами команды)

• Планирование и приоритизация (полчаса в неделю на планирование всей недели)

• Нерегулярные задачи

2. В колонках указала все регулярные задачи

Внутри колонок я собрала примерно одинаковые задачи. Например, поиск гипотез включает сбор и анализ обратной связи, брейнштормы и исследования. В регулярные встречи вошли синки и дейли с командой, общение с клиентами и общение в чатах (да, его тоже полезно считать).

3. Каждую задачу оценила примерно часах в неделю

Узнать точно потраченное время в YouGile можно с помощью разных инструментов, в том числе тайм-трекера. Но я прикинула на глаз, мне этого было достаточно.

Так я получила полную картину того, чем я занимаюсь на своей работе. Выглядит это вот так: 

Теперь самое интересное ― что дает мне простая канбан-доска

Когда я в первый раз собрала эту доску, то нашла все причины, почему не успеваю главное. Постепенно я научилась все лучше и лучше управлять приоритетами и временем в целом, фокусироваться на главном. 

Теперь я стараюсь регулярно делать аудит своих задач. Ведь задачи меняются ― появляются новые цели, процессы, сотрудники. Можно пойти дальше: отметить цветом, на что хочется тратить меньше времени, на что ― больше, что нового хотелось бы добавить в график.

Поделюсь, на какие ключевые моменты я обращаю внимание.

Расстановка приоритетов

Простая доска показывает мне, занимаюсь ли я действительно главным, что движет проект вперед, или же я начинаю тонуть в ворохе второстепенных задач. Если мои главные задачи как продакта занимают менее 70% времени ― значит, я делаю что-то не так.

Общая нагрузка

Порой я видела, что мои задачи не вмещались в 40 рабочих часов. Это повод оптимизировать их или даже отказаться. Если я вижу, что ко мне падает непрофильная задача, которая перегружает мой график, я могу объяснить, почему ее не возьму. 

Баланс в коммуникациях

Звонков в проектах порой бывало больше, чем работы. Однажды аудит задач показал, что до 50% времени я провожу на встречах. Тогда я начала бронировать слоты времени в календаре для сконцентрированной работы, и они были недоступны для инвайтов. Так мне удалось лучше планировать звонки.

Попробуйте!  И поделитесь, какой простой способ улучшает вашу эффективность?