Вот уже несколько лет каждые сутки сотрудники информационной службы Хабра внимательно ищут десятки новых интересных технических инфоповодов, большая часть из которых становятся новостями, лонгридами или переводами. С 2014 года в инфослужбе Хабра для постановки задач и работы с авторами использовалась бесплатная версия решения от Asana. С конца марта 2025 года вместо этой платформы в инфослужбе Хабра решили перейти на сервис по управлению тасками Kaiten («Кайтен»). Как это происходило — будет рассказано далее.

Как координировать работу десяти удалёнщиков? Задумываться об этом в инфослужбе Хабра пришлось куда раньше ковидной пандемии. Не по электронной почте же текстовые файлики пересылать друг другу. Чтобы с удобством контролировать исполнение задач и не писать об одном и том же дважды, осенью 2014 года у инфослужбы Хабра появился аккаунт на бесплатном тарифе Asana.

Выбор оказался удачным. Никаких сложных опций и задач от трекера задач не требовалось. А вот Asana — сервис простой, который пусть с годами и оброс функциональностью, но в бесплатном тарифе всё так же содержал поля заголовка, описания и исполнителя. У тасков были такие продвинутые опции, как время и приоритет. А вот возможность заводить кастомные поля из платного тарифа для нас была явно избыточной.

Жизнь каждой задачи сводилась к следующему:

• главред или любой другой желающий читает новостные ленты и находит интересные события. Если тема показалась перспективной, создаётся таск, где указаны все нужные материалы для написания публикации.

• автор закрепляет таск на себя и пишет требуемую публикацию. Соответственно, никто другой из членов инфослужбы не может ещё раз взять эту тему.

• по окончании работы таск помечается выполненным и уходит в «Архив».

Как видно, тут не используются никакие продвинутые методологии управления проектами. У инфослужбы Хабра нет и не было дорожных карт или спринтов — просто пишем новости про IT. Также у инфослужбы Хабра есть правила обращения с таск-трекером, включая следующие: не крепить слишком много задач на себя, не ориентироваться на заголовок задачи (в процессе написания придёт идея получше), не игнорировать приоритетные темы и так далее.

Ранее, например, в случае выявления интересной темы этот инфоповод с пояснениями и дополнительными ссылками добавлялся во внутреннюю систему учёта Asana. Туда же в описание добавляются ссылки на фотографии, скриншоты и видеоролики, другие примечания по задаче, бэк на Хабре. Основная функция была — отслеживать, чтобы при написании новостей два разных автора не ухватились за одну и ту же тему.

Далее свободный автор брал на себя один из тасков (в Asana заголовки указаны предварительные, автор сам его потом дорабатывает по материалу, но старается избегать желтушных заголовков) и начинал работу по подготовке новости или перевода.

С 2021 года Asana использовалась в инфослужбе Хабра очень активно. Туда каждый месяц добавлялись около 1,3 тыс. тасков, а в год — до 16 тыс, включая переводы и лонгриды. Большую часть из них отрабатывали авторы инфослужбы, часть задач потом убиралась в архив, так как они не были выполнены в установленный срок, например в течение суток.

Надо сказать, что Asana тоже развивалась, пусть и не всегда в лучшую сторону. Сервис редизайнили и вводили новые фичи, пусть и вяло (что тоже было плюсом).

По мере работы в Asana у сервиса менялись условия. Например, сначала у инфослужбы Хабра был бесплатный тариф на 15 пользователей. Потом в сервисе уменьшили количество пользователей до 10, так что пришлось приспосабливаться к этой ситуации, например, заводить отдельно инстанс для тасков с новостями, а ещё один для переводчиков. Впрочем, даже этого хватало для немногочисленной информационной службы Хабра. Если нет, не проблема, заплатили бы. Казалось, Asana останется с нами навечно.

20 марта 2024 года Asana объявила об уходе из России. Как объяснялось, в связи с запуском последнего пакета санкций ЕС подписка компаниям со штаб-квартирой в РФ больше предоставляться не будет. На самом деле для информационной службы Хабра ничего не произошло, и мы не придали заявлениям никакого значения: сервис всё так же у всех открывался.

В начале 2025 года у части авторов начали возникать проблемы с доступом к Asana из РФ, но проблема потом решалась сама собой. В середине марта получилось так, что у некоторых авторов Asana перестала на время работать, потому что она, видимо, как-то автоматически поняла, что авторы заходят в систему из России.

20 марта 2025 года, без предъявления каких-либо претензий и без объявления ограничений Asana попросту заблокировала все российские IP-адреса. Также сервис полностью перестал открываться у некоторых авторов инфослужбы Хабра. Видимо, система распознала и пометила некоторые аккаунты как российские. Даже использование VPN с выходной нодой за рубежом не помогало.

Использование дополнительных сетевых средств не особо помогало, так как система Asana не всегда пускала даже с этой опцией.

Получилось, что в конце марта 2025 года ситуация стала критичной для работы инфослужбы Хабра. 20 марта 2025 года был очень интересный четверг, который тяжело описывать без обсценной лексики. Чтобы хоть как-то восстановить рабочий процесс, в срочном порядке пришлось скопировать старые задачи в таблицу с общим доступом в сервисе «Google Документах», чтобы работа по выпуску публикаций продолжалась. В информационной службе Хабра начали активно искать аналоги Asana для продолжения оперативной и стабильной работы авторов с тасками. За пару часов были изучены различные альтернативы (1, 2 3). Думали над работой в «Яндекс Трекер» и локальной корпоративной Jira. Но после нескольких попыток был обнаружен Kaiten с бесплатным тарифом, который как раз подходит для работы инфослужбы Хабра.

Резко менять воркфлоу нельзя. Также хотя бы на первое время нужен бесплатный тариф, чтобы успеть оценить продукт. Ну и к тому же представьте, что в процессе поиска нужного у вас 10 человек спрашивают, что происходит и как теперь работать. На самом деле выбор почти сразу пал на Kaiten из-за его внешней простоты. Первый и очевидный результат — часто самый правильный. К полудню 20 марта 2025 года вся информационная служба получила инвайты на новую платформу с бесплатным тарифом под названием Free, который полностью устраивал инфослужбу Хабра.

Эта платформа подходила под наши требования: российский сервис, доступ без VPN, бесплатный тариф для теста, адекватная техподдержка. Как оказалось, также компания Kaiten некоторое время активно вела свой корпоративный блог на Хабре. Это позволило достаточно быстро связаться с сотрудниками Kaiten напрямую и уточнить детали работы для инфослужбы Хабра.

Через пару часов контакт с сотрудниками Kaiten был налажен и инфослужба Хабра начала работать в новом таск‑менеджере. Создание аккаунта, процесс регистрации авторов и запуск в рабочий цикл этого сервиса занял около двух-трёх часов.

Далее начался тест Kaiten с различными вопросами и проблемами, которые техподдержка компании оперативно пыталась решать.

Например, несколько раз не работал доступ к продукту. Ответ техподдержки был почти всегда такой сразу: «подтверждаем проблему, решаем прямо сейчас». Также в техподдержке Kaiten выпускают после восстановления сервисов описания по инцидентам внутри сервиса.

С апреля 2025 года инфослужба Хабра начала активно использовать Kaiten для работы с новостными инфоповодами. При заведении таска он попадает в раздел «Свежее». Далее задание может взять любой автор, переведя его статус на «в работе». После выполнения задачи и публикации новости автор нажимает в трекере кнопку «Готово». Через некоторое количество часов публикации из раздела «Готово» попадают в архив.

В Kaiten можно быстро и оперативно посмотреть, какие таски предложены авторам, кто какое задание делает и когда были закрыты недавние задачи.

Что устраивает в Kaiten:

• удобный и простой интерфейс, доступ с мобильных устройств и ПК (веб-версия и мобильное приложение);

• сервис постоянно обновляется, появляются новые опции, о которых разработчики пишут в блоге и в telegram-канале;

  

• все данные хранятся в публичном облаке на российских серверах и доступны всем авторам без проблем;

• есть различные диаграммы и отслеживание статистики;

• удобно отслеживать таски в работе и выполненные.

Что не устраивает в Kaiten:

• нужно много кликать мышкой, чтобы создать таск, так как каждое изменение (или заполнение формы при создании) требует подтверждения действия: в названии, в описании и в изменении даты выполнения. В Asana можно выставить в таске всё в одном окне, а в Kaiten это 3-4 лишних клика мышкой (на 1200 тасков в год это 3600 кликов).

  

  

• ранее не было возможности фильтровать, сортировать и разделять строки между видами тасков. Также некоторое время назад разработчики убрали пустую строку между видами тасков, что сделало работу с ними неудобной.

В конце июля разработчики Kaiten добавили новые возможности фильтров и сортировок, а также предоставили сохранение настроек, что сделало работу с интерфейсом сервиса гораздо удобнее. Также там опять появилась пустая строчка между видами тасков.

В сентябре 2025 года Kaiten поменял свою тарифную линейку и ограничил бесплатный тариф 5 пользователями вместо бесконечного количества ранее. Об этом изменении в компании сообщили в августе 2025 года, представив новые тарифы «Старт», «Стандарт» и «Бизнес» с гибкими инструментами для командной работы.

Фактически бесплатный тариф, на который переходила инфослужба Хабра в марте 2025 года, в сентябре стал называться «Старт» для команд до 15 человек и стал платным.

После обсуждения ситуации со сменой линейки тарифов инфослужба Хабра перешла на новый тариф с помощью сотрудников Kaiten и решила продолжить использовать этот сервис для работы с новостями и авторами.

В остальном жизнь продолжилась по-старому, даже лучше:

• Карточки (или таски, кому как привычней) создаются в «Свежем». В них перечисляются нужные ссылки, иногда приложены документы и картинки.

• Автор выбирает задачи по вкусу и переводит их в статус «В работе». Этим он показывает, что закрепил таск на себя.

• Если таск закрыт и публикация написана, автор помечает её выполненной. Задача уходит в колонку «Готово». В Kaiten есть настраиваемая автоматическая архивация, поэтому из «Готово» карточки исчезают в «Архив» автоматически через сутки.

Нужно ли напоминать, что у Kaiten есть приложения для мобильных устройств? Речь про стандартный дуэт: iOS и Android. На самом деле ставить их необязательно — прогрессивное веб-приложение отлично работает в мобильном браузере.

Что куда более важно, от интерфейса Kaiten возможно добиться знакомой простоты. Потребности информационной службы тривиальны: отследить, кто чем занимается. Автоматизация, учёт времени, особые настройки карточек — это всё не про нас. Понятно, что не нужны и сторонние интеграции. Табличный вид Kaiten настраивается, что очень помогло авторам не запутаться. Формально вся писательская активность организована как доска с тремя колонками: «Свежее», «В работе» и «Готово». Вот только далеко не все привыкли к карточкам. Чтобы было «как в Asana», многие по сей день пользуются табличным видом. Поля и сортировки там задаются гибко.

Kaiten развивается, о новинках компания сообщает у себя в блоге и других каналах. Приятно видеть еженедельные списки закрытых багов и новых фич, но нам по-прежнему нужно одно — прозрачно понимать загрузку авторов. Продвинутые типы досок, интеграции с новыми сервисами, блокировки задач — увы, всё это нам никогда не понадобится.

Это, наверное самая необычная рекомендация Kaiten: нас интересовали не продвинутые функции, а то, как побыстрее их задвинуть подальше и жить попроще. Для наших нужд необходимо что‑то сложнее текстового файла с публичным доступом, но проще досок для канбана. Как оказалось, добиться подобного от Kaiten легко.

На цветовую гамму Asana интерфейс Kaiten не походит. Также из минусов: недавно краник бесплатного тарифа слегка подзакрутили. Раньше в нём могло быть сколько угодно аккаунтов, теперь не больше пяти. Тем не менее на данный момент Kaiten закрывает наши простые требования к управлению задачами.

Kaiten — российский сервис, то есть отпадает проблема с неожиданной блокировкой и уходом в закат всех рабочих материалов. Так уж совпало, что компания ведёт активный блог на Хабре, что тоже интересное совпадение. С техподдержкой Asana контактировать не доводилось, но иметь возможность пообщаться на русском с новым сервисом — большой плюс. Этим фактом, кстати, мы часто пользовались, служба поддержки у Kaiten отвечает быстро.