Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.

Мы уже обсудили с чего начать подготовку к мероприятию, его упаковку, CJM участников, выбор площадки и даже организацию питания.

Пришло время поговорить про программу, ведь это центральная часть любого мероприятия, которая создает впечатление, задает динамику и отвечает за вовлеченность участников. Ее разработка требует четкой структуры, продуманного тайминга и качественной реализации.

Программа включает в себя: 

1. Разработку концепции. Мы это обсуждали ранее поэтому не будем здесь повторяться. 

2. Составление тайминга и сценария. Эти пункты мы подробно разберем, так как именно на них зиждется любое мероприятие.

3. Работу с ведущим, артистами или спикерами. Артистов затрону лишь поверхностно, так как непрофессионалу вряд ли придется с этим столкнуться самостоятельно. Про подготовку спикеров собрала пул полезных материалов. 

4. Участие спонсоров и партнеров в программе мероприятия

Тайминг и сценарий

Для начала договоримся об определениях. 

Тайминг - точное расписание всего мероприятия от момента прихода гостей до его завершения.

Сценарий - пошаговый план всего, что будет происходить на сцене и за ее пределами с расписанными словами ведущего и иными репликами. 

Основное отличие в аудиториях этих документов. Тайминг менеджерский документ, который может быть полезен широкому кругу лиц (от регистраторов до фотографов и технических служб) и, при правильной его подготовке, позволит вам четко контролировать все происходящее и проще составлять ТЗ. Сценарий же более режиссерский документ, так как содержит слова ведущего, выходы артистов/спикеров, комментарии по свету, звуку и иным составляющим шоу-программы. В теории сценарий является частью тайминга, только на практике такой полный тайминг может потребоваться очень ограниченному кругу лиц, которым важно в любой момент времени понимать что происходит на любой площадке, возможно, этот круг будет ограничен только вами. 

Начнем со сценария. Обычно он представляет из себя следующую таблицу: 

Если есть большая шоу-программа, необходимость переключения слайдов и иные усложнения, то добавляется столбы с комментариями для технических специалистов, например, Звук (и тут указывается в какой момент какие треки, например), Свет (прописываются номера сцен), Экран (прописывается какой контент нужно выводить). 

Важно, сценарий должен быть читаем и не содержать в себе лишней информации: не нужно отдавать ведущему сценарий с пометками для технической команды в день мероприятия. Лучше заранее обсудить это на репетициях, а работать уже по чистовому варианту. 

Иногда, вы можете обойтись без сценария, но это редкая удача. Мне такое удавалось на различных мастер-классах и спортивных мероприятиях типа трекингов. Случаются моменты, когда у вас нет ни звука, ни ведущего и вообще надо просто дать людям самовыразиться или выпустить пар. В этих случаях вы пишете тайминг и вводное+заключительное слово.

Тайминг - это тоже табличка: 

Если у вас несложное мероприятие, то подобной таблички должно хватить, но никто не запрещает вам ее расширить и включить столбцы с комментариями для съемки, например, или выносы блюд на банкете (кухне не нужен сценарий, они обойдутся таймингом с комментариями). 

Крайне рекомендую также к таймингу добавлять контакт-лист - табличку с именами, телефонами и зонами ответственности основного персонала мероприятия (основные ответственные лица). Не перегружайте ее контактами каждого регистратора или официанта, вы с ними вряд ли будете взаимодействовать, но ответственный за зону регистрации и банкетный менеджер вам пригодятся. Табличку хорошо подготовить заранее и иметь как в электронном, так и в печатном виде. Впрочем, как и тайминг.  

При составлении тайминга и сценария важно учесть: 

• Оптимальное время для выступлений — 20–30 минут. Если они длиннее, добавляйте перерывы или интерактив. Не делайте блоки длиннее 45 минут, даже если у вас шоу-программа, а не конференция. Между каждым блоком закладывайте перерыв 10-15 минут, чтобы люди могли перевести дух и посетить уборные

• Учитывайте время на регистрацию, питание и перемещения между локациями. Если у вас официальное начало мероприятия в 19:00, то необходимо сообщить гостям, что регистрация начнется в 18:00. Иначе в 19:00 большая часть только начнет подтягиваться. 

• Добавьте буферные 5–10 минут между блоками, чтобы компенсировать возможные задержки.

• Особое внимание уделите началу и завершению мероприятия — они формируют первые и последние впечатления.

• Продумывайте интерактивы и иные игровые механики, которые помогут гостям удерживать внимание. Это особенно важно в эпоху липового мышления, когда дольше 10 минут уже сложно сосредоточенно что-то слушать. 

Работа с ведущим, артистами или спикерами

Ведущий

Ведущий задает настроение, помогает поддерживать динамику события и часто является основным его лицом. Поэтому важно подобрать именно того ведущего, который впишется в ваши формат и концепцию. 

Критерии выбора: опыт работы на аналогичных мероприятиях, стиль и манера общения, способность импровизировать, для некоторых мероприятий также важна погруженность в тематику. Не стесняйтесь проводить интервью до начала работы с несколькими кандидатами, чтобы точно понять, с кем у вас будет мэтч, портфолио и видео-визитки все же недостаточны, на мой взгляд, для полноценного выбора. Во время интервью хорошо бы убедиться, что ведущий умеет поддерживать контакт с участниками, вовлекать их и сглаживать непредвиденные ситуации. Если вы не HR, то я вам сейчас намекаю на кейс-интервью. Кстати, рекомендации тоже никто не отменял. 

На выборе подготовка ведущего к мероприятию не заканчивается. Вам будет необходимо заранее познакомить его с концепцией, таймингом, ключевыми моментами программы и историей вашей компании или события. Не поленитесь провести репетиции для устранения недоразумений.

Артисты

Приглашение артистов делает программу ярче и эмоциональнее, добавляет работы организаторам, так как важно правильно их подобрать и организовать участие. 

Подбирайте артистов, которые соответствуют концепции мероприятия (например, мотивационный спикер для HR-конференции или музыкальный коллектив для корпоративного праздника). Устроить интервью получится далеко не со всеми. При выборе ориентируйтесь на портфолио и отзывы. 

Обсудите тайминг выступления, технические требования (спросите бытовой и технический райдеры) и дополнительные условия, такие как репетиции. Это поможет вам договориться о финальной стоимости, а также рассчитать доп.расходы. Помните, что райдер обычно не входит в стоимость выступления и вы должны своими силами и за свой счет его обеспечить. Конечно же, в итоге не забудьте составить и подписать договор. Юристы вам в помощь! 

В день мероприятия назначьте координатора, который будет работать с артистами: встречать, проводить до гримерок, следить за своевременным выходом на сцену, обеспечивать райдер и проч.

Спикеры

Если вы готовите спикеров из числа своих сотрудников, то я собрала для вас пул полезных советов, статей и видео. Информация на этой страничке периодически обновляется и дополняется новыми находками и инсайтами.  Возможно, однажды переложу этот опыт в статью.

Что обязательно нужно обсудить со спикерами: 

• тайминг выступления и дедлайны предоставления материалов

• технические требования к выступлению (формат презентации, размещение логотипов и проч)

• требования со стороны спикера (у них тоже бывают райдеры, как у артистов! Особенно у приглашенных известных ораторов)

• предварительный прогон на сцене. От прогона лучше не отказываться особенно с неопытными спикерами. Даже при соблюдении всех требований может что-то поехать в презентации, микрофон может не устроить или какой-то флипчарт не был указан в райдере, но по логике повествования оказывается нужен. Также рогон позволяет спикеру привыкнуть к обстановке и обжиться в зале. Некоторые опытные спикеры умеют выступать в формате "с корабля на бал", но даже в этом случае вам лучше заранее получить презентацию, чтобы проверить, что она нормально запускается.

• с приглашенными спикерами не лишним будет заключить догвоор. В договоре пропишите возможность использования материалов и записей выступления спикера в ваших целях. 

• в день мероприятия также необходим координатор, который будет работать со спикерами. Количество координаторов насчитывается исходя из кол-ва спикеров, залов и удаленности спикерской от залов. 

Если вы замахнулись на целую конференцию, то стоит задуматься о том, чтобы собрать программный комитет, чтобы самостоятельно не составлять программу. Они же помогут вам с прогонами спикеров и наполнением их докладов. Многие организаторы конференций, съевшие собаку на формировании ПК уже написали про это свои статьи, там вы найдете массу полезной информации. 

Участие спонсоров и партнеров в программе мероприятия

Если у вас есть партнеры/спонсоры, то их участие в программе не стоит пускать на самотек. О работе с ними мы поговорим отдельно чуть позже. Пока рассмотрим только аспект влияния на программу.

Программа — это живой организм, который требует внимания к деталям и способности быстро адаптироваться к изменениям. Грамотная концепция, четкий тайминг, качественный сценарий и профессиональная команда помогут сделать мероприятие незабываемым для всех участников. 

Ксения Казакова

HR-проекты / Employer Brand / DevRel