Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.
Мы уже обсудили с чего начать подготовку к мероприятию, его упаковку, CJM участников, выбор площадки, организацию питания, как собрать программу, фото-/видеосъемку, организацию трансляции, спонсорские интеграции и работу с командой меропрития.
Организация мероприятия – это не только креативные идеи и работа с подрядчиками, но и куча договоров, согласований и счетов. Правильный документооборот помогает избежать финансовых и юридических рисков, а также упрощает взаимодействие с партнерами, подрядчиками и командой.
Документы — это не просто формальность. Они обеспечивают защиту прав и интересов всех сторон, участвующих в проекте, контроль и прозрачность расходов, а также юридическую уверенность, что все обязательства будут выполнены. Ошибка или отсутствие нужного документа могут привести к форс-мажорам, задержкам в работе и финансовым потерям. Поэтому грамотная система документооборота — залог успешного мероприятия. Здесь ваши первые помощники - юристы и бухгалтера. Первые - составят правильные документы, а вторые - не только будут все оплачивать, но и помогут проконтролировать закрывающие документы.
На этапе подготовки вам понадобятся:
Договоры с подрядчиками (аренда площадки, кейтеринг, технические службы, фотографы и видеографы, декораторы и др.). Уточняйте все условия: сроки выполнения работ, стоимость, форс-мажорные ситуации и ответственность сторон. Не работайте без договоров. Вам надо юридически зафиксировать все договоренности. Отсутствие договора = угроза срыва, ведь так легко что-то забыть и не выполнить. А вы даже компенсацию получить не сможете!
Договоры с партнерами и спонсорами, где прописаны обязательства каждой стороны.
Трудовые и волонтерские соглашения для команды и временного персонала на мероприятии.
Сметы и бюджеты, где будут прописаны все расходы, чтобы вы понимали общий порядок сумм, а также мог ли бы после мероприятия сравнить с тем, что получилось.
Некоторые документы обязательны для соблюдения закона и проведения мероприятия:
Согласие на обработку персональных данных — необходимо при регистрации участников и работе с их контактной информацией.
Согласие на фото- и видеосъемку — особенно важно для публичных мероприятий, где фото и видео будут использоваться в промо-материалах.
Разрешения и согласования с властями — если мероприятие массовое или затрагивает общественные пространства.
Лицензии — например, на использование музыкального контента с авторскими правами.
Не пренебрегайте юридическими нюансами, чтобы избежать штрафов или отмены мероприятия.
На этапе проведения мероприятия и после него важно:
Контролировать выполнение всех договорных обязательств подрядчиков.
Составлять акты приема-передачи оборудования и услуг.
Финализировать закрывающие документы (счета, акты, отчеты) вовремя. Особенно обратите внимание на акты, если у вас в договоре есть автоприемка по истечению некоторого времени.
Подготовить финальные отчеты по бюджету: сравнить план с фактом
Отправить благодарственные письма партнерам и подрядчикам.
Собрать обратную связь от участников и команды для улучшения процессов в будущем: на сколько быстры и эффективны ваши бюрократические процессы.
Документооборот может показаться сложным, но без него организация мероприятия рискует стать хаотичной и рискованной. Создавайте структуру, используйте шаблоны и цифровые инструменты — и работа с документами станет системной и понятной. Тогда ваше мероприятие пройдет не только ярко, но и безупречно с точки зрения организации.
Ксения Казакова
HR-проекты / Employer Brand / DevRel