Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.

Мы уже обсудили с чего начать подготовку к мероприятию, его упаковку, CJM участников, выбор площадки, организацию питания, как собрать программу, фото-/видеосъемку и организацию трансляции.

Пришло время поговорить про партнеров и спонсоров мероприятия. Данный раздел будет актуален для внешних мероприятий. На внутренних привлечение партнеров скорее исключение, чем правило.

Партнеры и спонсоры играют важную роль в организации мероприятия. Их участие позволяет сократить расходы, увеличить аудиторию, повысить статус события за счет присоединения к их бренду, создать уникальные возможности, если партнеры предлагают эксклюзивные активности, которые делают мероприятие более запоминающимся для участников. Четкое понимание роли партнеров поможет правильно интегрировать их в концепцию события и создать взаимовыгодное сотрудничество.

Взаимодействие с партнерами обычно трудозатратный процесс, поэтому имеет смысл выделить для этого отдельно менеджера или команду.

Виды партнеров и спонсоров

• Финансовые спонсоры - компании, которые предоставляют денежные средства в обмен на рекламу или другие привилегии.

• Партнеры по услугам - предоставляют конкретные ресурсы (транспорт, питание, техническую поддержку, мерч, платформы для трансляций и проч) без оплаты или на условиях частичной оплаты. Обычно такие компании заинтересованы в бартере: они вам ресурсы, вы им -  рекламную интеграцию, например.

• Медийные партнеры - СМИ и блогеры, которые помогают продвигать мероприятие, публикуя анонсы, интервью и отчеты. Могут работать на возмездной основе, так и на безвозмездной, например, за возможность размещения их рекламы на вашем мероприятии.

Для успешного сотрудничества важно четко понимать, какую роль выполняет каждый партнер и как их участие вписывается в концепцию мероприятия.

Спонсорские возможности

Прежде чем искать партнеров, нужно составить понятное и структурированное предложение, которое будет интересно потенциальным спонсорам. 

1) Определите форматы интеграции. Это может быть: 

• визуальная реклама на баннерах, плазмах и иных носителях на площадке или в трансляции

• предоставление брендированной зоны на площадке. Это может быть площадь для застройки стенда или эксклюзивное брендирование одной из функциональных зон, например, лаундж для спикеров или один из залов

• возможность вложения материалов или мерча в пакет участника

• выступление с докладом в программе. С этим пунктом нужно быть аккуратным, так как прямая реклама обычно напрягает слушателей и не приносит пользы ни вам, ни спонсору

• организация развлекательных спонсорских активностей в холлах или программе мероприятия

• упоминания в соцсетях, рассылках, рекламе

• эксклюзивное брендирование бейджа участника

• скидки от вашего партнера для участников мероприятия на билеты

Список выше - лишь небольшая доля примеров и вы вольны придумывать собственные варианты. Все, что может лучше познакомить вашу аудиторию с вашим партнером, может быть использовано. 

2) Создайте спонсорские пакеты. На предыдущем шаге вы набрали массу опций, теперь разделите их на предложения по уровням — например, «золотой», «серебряный» и «бронзовый» спонсор. Чем выше уровень, тем больше привилегий получает партнер.

3) Оформите спонсорскую презентацию. Презентация должна включать в себя: 

• Основную информацию о событии (дата, время, площадка) в идеале с описанием, почему вы так все выбрали 

• Идею, цели, задачи и обоснование актуальности мероприятия, его историю, если проводите не в первый раз. Для новых мероприятий можно описать ваши иные события.

• Описание аудитории события: объем, пол, возраст, сферы деятельности, география и иные параметры, которые помогут вашему партнеру принять решение. Если у вас были или подтверждены звездные гости, то хорошо это также указать. 

• Программу и описание механики ивента. Если в программе есть звездные спикеры или эксклюзивные механики взаимодействия с аудиторией, то укажите это. 

• Информацию о маркетинговой поддержке события и потенциальных охватах, которые может получить партнер за счет ваших каналов. 

• Возможности для спонсоров с подробным описанием, примерами и фотопривязками, прогнозами по охватам и всеми получаемыми выгодами от сотрудничества. 

• Информацию об организаторе и контакты

На этапе обсуждения будьте готовы адаптировать пакеты и предложение под нужды конкретного спонсора.

Поиск и привлечение партнеров

Работа с партнерами начинается с правильного выбора компаний и установления контакта.

Составьте список потенциальных партнеров и начните с тех, чья целевая аудитория пересекается с вашим мероприятием. Используйте любые каналы коммуникаций, которые подходят вашей сфере деятельности: от личных и корпоративных связей до холодных писем. 

Спонсорское предложение у вас уже есть и оно стане существенным подспорьем в диалоге. Однако, как и в любых продажах, просто рассылка документа вряд ли даст ожидаемый результат, поэтому вам необходимо проводить личные встречи и презентовать проект вживую или по видеосвязи, что увеличивает шансы на успешное сотрудничество. Также не забывайте фиксировать  с кем и о чем вы договорились, чтобы не упустить детали. 

Эффективный поиск и привлечение партнеров — это залог успешного события, поэтому на этом этапе важно проявлять инициативу и гибкость.

Взаимодействие с партнерами до мероприятия

Итак, вы нашли партнеров, которые согласны с вами сотрудничать. Теперь надо зафиксировать ваши договоренности и организовать комфортную подготовку к мероприятию.

Работа с партнерами во время мероприятия

Во время события важно обеспечить комфорт и выполнение всех договоренностей с партнерами. 

Подведение итогов и посткоммуникация

После мероприятия важно завершить сотрудничество на позитивной ноте, предоставив партнерам всю необходимую отчетность. 

Бюджетирование и оценка эффективности спонсорских контрактов

Для успешной работы с партнерами необходимо оценить их вклад и эффективность взаимодействия. 

Проанализируйте, сколько ресурсов было потрачено на интеграцию партнеров (например, брендированные зоны, мерч, продвижение). Это стоит учитывать еще на этапе формирования спонсорского предложения, чтобы не сработать себе в убыток, особенно, если вы берете на себя застройку и продакшн. Не забывайте также учитывать и затраты на персонал, особенно если вы делаете интеграцию «под ключ».

Оцените ROI, возврат на инвестиции. Сравните доход или выгоду, полученную от партнерства, с затратами. Например, оцените прирост аудитории, медиапокрытие, увеличившуюся узнаваемость бренда. Кстати, партнеры, читая ваш отчет тоже, скорее всего будут это считать.

Рассмотрите, какие форматы спонсорских активностей оказались наиболее эффективными. Это поможет оптимизировать предложения для будущих партнеров и сделать мероприятие интереснее для гостей.

Комплексный подход к работе с партнерами позволяет не только повысить качество мероприятия, но и создать долгосрочные отношения, которые будут полезны для следующих проектов.

Ксения Казакова

HR-проекты / Employer Brand / DevRel