Менеджер проекта - руководитель команды и основной координатор всех процессов. 

В его обязанности входит:

• Планирование всех этапов мероприятия.

• Контроль сроков, бюджета и ресурсов.

• Управление рисками и решение непредвиденных ситуаций.

Он несет ответственность за все мероприятие в целом.

Менеджер по продвижению - отвечает за привлечение участников и создание информационного поля вокруг мероприятия. На этой роли могут быть маркетологи, smm-менеджеры, контент-менеджеры и даже менеджеры по внутренним коммуникациям в зависимости от специфики вашего мероприятия и маркетинговой стратегии

Основные задачи:

• Разработка стратегии продвижения.

• Подготовка и размещение рекламных материалов.

• Работа с соцсетями и аналитикой.

Дизайнер - тот человек, который сделает вам красиво.

Задачи дизайнера минимально включают:

• Создание визуальной айдентики мероприятия

• Разработку логотипов, баннеров, презентаций и иных брендированных материалов.

• Подготовку макетов для печати.

Веб-разработчик или команда - обеспечивают создание и техническую поддержку сайта мероприятия. 

Копирайтер - создает все тексты, которые будут использованы в рамках мероприятия, за исключением сценария разве что, хотя и там копирайтер может приложить свою руку к отдельным частям. Может также быть представлен в роли smm-менеджера. 

Задачи:

• Написание пресс-релизов, постов, анонсов.

• Подготовка текстов для ведущих и спикеров.

• Вычитка текстов от СМИ

Режиссер-сценарист - это может быть как один человек, который совмещает в себе обе роли, так и отдельные люди. Суть от этого не меняется, задача сформировать и реализовать программу. Обычно речь все же идет про шоу-программу. Кстати, режиссер мероприятия и режиссер трансляции - это точно 2 разных человека, если у вас гибридное мероприятие.

Задачи: 

• Составление сценария.

• Координация тайминга шоу. 

• Постановка номеров.

• Организация репетиций.

Программный директор и/или комитет - тоже работают над программой, но уже деловых событий и конференций, там, где встречаются доклады. 

Задачи: 

• Наполнение программы в соответствии с тематикой мероприятия.

• Выбор подходящих докладов и их доработка.

• Репетиции с выступающими. 

• Иногда они также занимаются модерацией и контролем за проведением сессий и выступлений.

Юрист - проверяет все договоры, подписываемые с подрядчиками, партнерами и спонсорами, консультирует по вопросам соблюдения прав гостей (например, согласие на обработку персональных данных или съемку), разрабатывает договоры с сотрудниками и временным персоналом.

Бухгалтер - отвечает за все финансовые операции: расчеты с подрядчиками, оплата услуг и закупок, организует прием оплаты от участников, если мероприятие платное. Иногда, если планируется продажа чего-либо в день мероприятия, то помогает с организацией приема оплаты на площадке. 

Банкетный менеджер - в некоторых случаях вам придется нанять и его, если площадка сама не справляется (см. подробнее в главе «Питание»). Отвечает за весь сервис связанные с питанием гостей и персонала, помогает составить меню, следит за его реализацией, контролирует выносы и объемы потребления. Хорошо бы, чтобы он имел доступ на кухню на случай кризисных ситуаций, а для этого нужна мед.книжка и предварительное согласование с кухней.

• Регистраторы - встречают гостей, выдают бейджи и материалы. Мы говорили о них в блоке про организацию площадки и работу с гостями

• Хостесс - помогают с навигацией и отвечают на вопросы участников. Обычно приглашаются на более статичные мероприятия. На мероприятиях попроще могут быть заменены на волонтеров.

• Монтажно-демонтажная группа (АХО) - отвечает за установку оборудования и декораций.

• Охрана - обеспечивает безопасность гостей и защищает имущество. Подробнее в блоке про охрану

• Гардеробщики - заботятся о хранении верхней одежды гостей.

• Клинеры - поддерживают чистоту и порядок на протяжении мероприятия.

• Информационная стойка - предоставляет информацию и оперативно решает вопросы. Расположена на площадке мероприятия

• Консьерж - помогает гостям с заказом такси, билетов, навигацией по городу. Обычно встречается на ВИП-мероприятих

• Колл-центр или саппорт - отвечают на вопросы гостей в чате / боте / по телефону

• Волонтеры — незаменимые помощники, особенно на больших мероприятиях.  Их основные задачи встреча гостей и помощь с навигацией, помощь в функциональных зонах (нетворкинг, фуд-корт, мастер-классы), быстрое реагирование на запросы организаторов (дай-подай-принеси). 

• Супервайзер волонтеров - обучает и координирует работу команды волонтеров, а также контролирует их в день мероприятия, решает возникающие проблемы и следит за соблюдением расписания.

• Хелперы - диапазон их задач довольно велик, я для себя делю их на технические - помощь с застройкой, перетаскиванием и прочими физическими работами, которые не связаны с взаимодействием с гостями, и административные - это своего рода платные волонтеры, возможно, несколько более опытные, которые представляют собой запасной человеческий ресурс. Ими можно усилить регистрацию, потом перекинуть на навигацию, при необходимости попросить встретить спикера и т.д.

• Курьеры - их тоже часто забывают заложить в бюджет, поэтому напомню об этой статье тоже - доставляют материалы, оборудование и еду. Если в процессе организации вы можете пользоваться приложениями, то в день мероприятия, если оно напряженное и вы понимаете, что вам нужно оказывать сервис превосходящий ожидания, то хорошо бы иметь дежурного курьера во время всего мероприятия. Вообще это просто может быть водитель с машиной, который сможет съездить по вашему поручению. 

• Сотрудники для функциональных зон - координируют работу зон нетворкинга, фотозон, интерактивных площадок, залов и проч. Они следят за выполнением запланированных активностей и решают возникающие вопросы. В зависимости от формата мероприятия важно предусмотреть персонал для контроля всех важных зон. На небольших мероприятиях допускается совмещение. 

• Назначьте ответственных за различные направления, чтобы минимизировать хаос в коммуникациях и понимать, с кого спрашивать результат.

• Создайте общий чат в мессенджере для оперативного решения вопросов. Возможно, будет даже несколько чатов по разным направлениям мероприятия. 

• Проводите регулярные встречи для обсуждения задач и решения проблем. 

• Будьте на связи и выстраивайте открытую коммуникацию, чтобы сотрудники не боялись задавать вам уточняющие вопросы и просить помощи в решении проблем. Ничего не замалчивайте.

• Организуйте перерывы для отдыха и питания, особенно во время интенсивных дней подготовки и самого мероприятия.

• Контролируйте работу в день мероприятия и просите регулярно (периодичность установите сами) присылать вам уведомления, все ли идет хорошо в их зоне ответственности

• Предусмотрите бонусы или подарки по итогам мероприятия.