Погружение в проблему

Всем привет! Меня зовут Полина Кощеева, я бизнес-аналитик в домене «Управление персоналом» «Группы Лента» (Lenta tech). В статье хочу поделиться кейсом, как мы через внутреннее обучение коллег решили одну из «любимых» болей бизнес-аналитиков – бесконечные разъяснения схем бизнес-процессов.

Моя роль как бизнес-аналитика в масштабных проектах связана с десятками процессов: их нужно анализировать, описывать, визуализировать в виде схем, а также актуализировать версии и фиксировать изменения. И самое трудоемкое – разъяснять и согласовывать с бизнес-заказчиками, проходя пусть от AS IS до TO BE. При этом специфика описания бизнес-процессов может различаться даже внутри одной компании: разные нотации, инструменты и правила работы с артефактами.

Проблема стала проявляться следующим образом: когда я направляла готовые схемы на согласование заказчикам, коллеги периодически обращались ко мне с вопросами: «А что значит этот шлюз?», «А почему тут нарисовано вот так, на встрече же по-другому обсуждали?», «А с владельцем процесса согласовывали?». Все ответы на эти вопросы были отражены на пространстве проекта в Confluence, но коллеги не умели читать схемы или делали это неправильно.

После очередного персонального разъяснения «что хотел сказать автор», учитывая объемы разработанных схем и сроки проекта, стало понятно, что надо что-то с этим делать. Так родилась идея: от личного консультирования перейти к массовому обучению базовым правилам описания бизнес-процессов.

Обсудив идею с руководителем, мы решили перед обучением бизнес-заказчиков обкатать программу на себе, консультантах команды подбора и развития персонала. Это позволило бы убить нескольких зайцев:

• Развить кросс-функциональность в команде: консультанты могли бы самостоятельно работать со схемами, вносить правки при необходимости, а также, например, использовать фрагменты разработанных схем и дорабатывать их в своих рабочих задачах.

• Ускорить согласование описанных бизнес-процессов: коллеги перестали бы тратить время на уточняющие вопросы и ждать моих комментариев.

• Давать обратную связь внешним бизнес-аналитикам: в задачах, к которым меня не привлекали, консультанты могли требовать от бизнес-аналитиков подрядчика работы с описанием процессов по нашим стандартам.

• Провести локальный тимбилдинг: совместное обучение и обмен знаниями точно пошли бы на пользу всей команде, а также повысило бы вовлеченность.

• Повысить T2M: появилась бы возможность экономить время за счет самостоятельной работы над простыми схемами без привлечения еще одного исполнителя в виде бизнес-аналитика и его погружения в проблематику.

Описание моей программы обучения

Содержание, объем и формат
При составлении программы я ориентировалась в первую очередь на цель: в результате обучения коллеги должны были научиться читать и понимать схемы процессов в нотации BPMN 2.0, а также уметь самостоятельно создавать простые схемы, используя плагин на Confluence. В интернете есть вся информация по обучению описанию бизнес-процессов, моя задача была создать саммари с ключевыми элементами и актуальными для нашей команды проекта примерами «как надо» и «как не надо».

Формат был дистанционным, обучение состояло из трех блоков:

Теория: презентация об инструментах и задачах бизнес-анализа с разбором ключевых элементов BPMN, которые чаще всего встречаются на моих схемах, описанием паспорта процессов и правил работы с артефактами.

Практика: совместный звонок, где мы в режиме реального времени создавали схему в плагине Confluence, разбирали фишки инструмента и популярную тему «какой уровень детализации схемы нужен». Во время практического занятия сама получила несколько полезных советов от коллег по использованию нотации UML при разборе рабочего кейса, так что обмен знаниями был обоюдный.

Практическое задание: коллеги должны были создать страницу в Confluence, с нуля описать  реальный бизнес-процесс, который был актуален в рабочих задачах, создать паспорт процесса и приложить артефакты. По каждому выполненному заданию я оставляла развернутую обратную связь. При необходимости я встречалась с коллегами, и мы вместе разбирали шаги, делая работу над ошибками. 

Разработка методических материалов

Я создала страницу на Confluence с учебно-тематическим планом, где напротив каждой темы было прописано: что хочу донести до коллег, какие слайды буду использовать в рамках каждой темы и сколько времени потребуется. Таким образом, параллельно с программой появилась презентация, по которой я и провела обучение. Вот пример учебно-тематического плана:

Результаты обучения:

• ускорили процесс согласования схем;

• развили взаимозаменяемость и усилили внутреннюю экспертизу команды;

• повысили скорость работы над запросами за счет нового инструмента у консультантов – быстрее и проще один раз показать на схеме, чем описывать словами;

• использовали магию вне Хогвартса – применив опыт из HR, я прокачала навыки анализа и синтеза в новой для себя задаче;

• придумали лайфхак – в наш шаблон страницы с описанием и паспортом процесса добавили популярные элементы с пояснениями, используя макрос «Раскрыть». Бизнес-заказчики меняются от проекта к проекту, а потребность в подсказках остается.

Планы масштабирования
Следующий шаг – кастомизизировать программу уже под бизнес-заказчиков, чтобы провести обучение с ними как основными потребителями схем бизнес-процессов.

Изначальная идея была в этом, чтобы потренироваться на своих и теперь, после успешного пилота, сеять разумное, доброе, вечное в новых масштабах.

Как разработать программу самому под свои потребности

Основываясь на своем опыте, я выделила бы несколько ключевых шагов для создания такой программы:

Шаг 1. Определите потребность и цели

• Какую конкретную бизнес-проблему мы решаем через обучение? (например, сократить вопросы от согласующих, исключить привлечение БА в мелкие задачи, оценивать работу внешних бизнес-аналитиков).

• Кто является целевой аудиторией? (важно учесть текущий уровень знаний и иметь более или менее однородную группу).

• Что обучающийся будет знать и уметь самостоятельно делать после обучения?

• Как и кто сможет проверить результат (например, через практическое задание или тестирование)?.

Шаг 2. Используйте промпт для написания учебного плана

Чтобы начать работу над программой, грех не обратиться к ИИ. Он поможет задать структуру, которую далее можно дополнять и редактировать. Пример промпта:

«Разработай учебно-тематический план в соответствии с 273 ФЗ «Об образовании» по программе «Основы описания бизнес-процессов в нотации BPMN для нетехнических специалистов».

Цель освоения программы: научиться читать и создавать просты схемы в нотации BPMN 2.0.

Аудитория: консультанты без опыта написания схем в нотации BPMN 2.0.

Продолжительность: 4 академических часа.

Включи темы: базовые символы BPMN (события, задачи, шлюзы), правила чтения схем, практикум на реальных примерах.

Исключи темы: инструменты.

Формат обучения: теория и практическое задание.

Итоговый контроль: домашнее задание.

Упоминание 273 ФЗ «Об образовании» поможет создать подробную структуру в разрезе раздел/тема/объем, а вот содержанием вы уже сможете наполнить, исходя из конкретной задачи, параллельно создавая слайды в презентации под каждую тему. Можно, конечно, попросить ИИ написать саму программу, но, на мой взгляд, дольше придется ее редактировать, чем самостоятельно наполнить содержанием. 

Шаг 3. Оцените ресурсы на разработку

• Время: на разработку программы и презентации, само обучение и проверку домашних заданий у меня ушло Х часов.

• Инструменты: Confluence, PowerPoint, ИИ для генерации идей и структуры.

• Спикер и экспертиза: на мой взгляд, в разработке программы не так важно глубокое знание предметной области и внутренних стандартов компании, как желание поделиться своими знаниями с другими. Чтобы создать программу и обучить коллег, одной экспертизы будет недостаточно, необходимы навыки структурирования данных, выделения ключевой информации и умения донести суть до аудитории простыми словами.

Шаг 4. Сохраняйте билеты до конца поездки все артефакты

В результате работы над программой обучения у вас появится учебно-тематический план, методические материалы (презентация, по которой пройдет теоретическое занятие), результаты практической работы и полезные ссылки или даже база знаний. Рекомендую не лениться и обязательно расписывать на Confluence подробный учебно-тематический план с содержанием, а не ограничиваться одной презентацией в Power Point. Да, он будет, возможно, дублировать то, что на слайдах, но это почти готовый скрипт для создания электронного курса, а также рыба для создания других программ или кастомизации текущей.

Выводы

Наша история – это пример того, как проактивность и желание развиваться и развивать других может привести к вполне ощутимым и измеримым результатам.

Обучение коллег – это не дополнительная нагрузка, а инвестиция в их развитие и самостоятельность, а также в общую эффективность команды проекта. Если вы тоже устали объяснять, что значит «вот такой крестик на схеме», возможно, пришло время дать ответ на этот вопрос новым способом.

Надеюсь, мой опыт окажется полезным! Буду рада ответить на ваши вопросы в комментариях :-)