Арина Касаткина
Системный аналитик в MPSTATS
Хабр привет! Меня зовут Арина Касаткина, я системный аналитик в MPSTATS. В фокусе моей работы сейчас — поддержка и развитие продукта, однако мой профессиональный опыт включает в себя комплексную работу с внутренними бизнес-процессами компаний: от анализа процессов до их автоматизации. Например, именно так был выстроен процесс работы с инициативами сотрудников, о чём я и хочу подробнее рассказать.
В любой компании есть сотрудники с идеями, но часто эти идеи остаются неуслышанными. Это приводит к потере потенциала, демотивации команды и повторным предложениям одних и тех же инициатив. Решение — создание централизованного и системного процесса работы с инициативами. Как аналитик может стать драйвером этого изменения? Давайте разберемся.
Что такое инициатива и зачем она нужна
Инициатива — это форма проявления активного участия сотрудника в развитии компании в виде:
Указания проблемы в процессах или продуктах
Предложения развития существующего процесса или продукта
Предложения нового процесса или продукта
Улучшения условий труда (офис, мероприятия и т.д.)
Что дают инициативы сотруднику
Что дают инициативы сотруднику
Преимущества для сотрудника:
Улучшение рабочих условий: возможность устранить узкие места в знакомых процессах.
Мотивация и лояльность: ощущение причастности и значимости, когда твою идею реализуют.
Преимущества для компании:
Развитие: сотрудники «в поле» видят проблемы и неэффективности, не всегда очевидные для руководства.
Повышение конкурентоспособности: команда может предложить идеи для улучшения продуктов, основанные на рыночных тенденциях.
Сложности и пути их преодоления:
Затраты ресурсов (время, люди, бюджет). Решение — чёткая приоритезация инициатив и использование бэклога.
Сопротивление изменениям. Решение — личные беседы с ответственными, обоснование важности изменений и привлечение голосов сотрудников для подтверждения актуальности идеи.
Проектирование процесса работы с инициативами: шаг за шагом
Прежде чем строить процесс, необходимо определить:
Масштаб: уровень команды, отдела или всей компании? Начните с малого (например, с отдела анализа), чтобы протестировать подход.
Заказчика: кто заинтересован во внедрении? (Директор департамента, руководитель отдела, тимлид).
Цели: что мы хотим достичь? (Например, раскрыть потенциал сотрудников, повысить вовлеченность).
Базовая модель процесса может выглядеть следующим образом:
Подача инициативы. Инициатор описывает идею, ее плюсы, минусы и обоснование. Важно, чтобы предложение было не сырым, а хотя бы минимально проработанным.
-
Обработка инициативы (ключевой этап). Процесс может быть трехступенчатым для распределения нагрузки и повышения качества оценки:
Администратор: проводит первичную проверку (адекватность, уникальность, проверка бэклога) и назначает ответственного за инициативу.
Ответственный за направление: эксперт в области, к которой относится идея (например, аналитик — для инициатив по анализу). Оценивает реализуемость, необходимость для направления и назначает эксперта.
Эксперт/экспертная группа: глубоко анализирует инициативу, рассматривает варианты реализации, считает экономическую эффективность. На этом этапе полезно привлекать других сотрудников для голосования и комментариев.
Реализация. Если инициатива одобрена, она передается менеджеру проекта или в другой департамент для исполнения.
Завершение. Фиксация результата (отчет, реализованная функциональность).
Для небольших команд этапы обработки можно объединить (например, ответственный за направление может выступать и экспертом).
Автоматизация: как масштабировать и ускорить процесс
Если процесс планируется масштабировать или он изначально внедряется на высоком уровне, без автоматизации не обойтись. Она обеспечивает управляемость, скорость и снижает операционные риски.
Почему стоит рассматривать Jira Service Management в качестве ключевого решения?
Портал для подачи инициатив: сотрудники получают интуитивно понятный интерфейс вместо хаотичных запросов в почте или чатах.
Публичный бэклог: обеспечивает полную прозрачность процесса.
Встроенные механизмы обратной связи: голосование и комментирование помогают собирать обратную связь от команд.
Автоматизация уведомлений и SLA: снимает рутинную работу с администраторов.
Существуют и другие решения для автоматизации, в том числе отечественные — например, Битрикс24: Управление идеями. Однако Jira Service Management выигрывает за счёт глубокой интеграции с экосистемой Atlassian, что создаёт единую и прозрачную среду для управления как инициативами, так и смежными задачами.
Результаты и выводы
Запуск системы управления инициативами показал, что у сотрудников много ценных идей, способных принести бизнесу реальную пользу. Система позволила структурировать поток предложений и обеспечила реализацию связанных проектов разного масштаба — от точечных улучшений до стратегических изменений.
Помимо этого, после запуска процесса была выявлена необходимость внедрения механизма возврата отклонённых инициатив на доработку. Это простое решение повысит вовлечённость сотрудников и сохранит перспективные инициативы, которые могут быть упущены при жестком разделении по принципу "одобрено/отклонено".
Ключевые выводы для аналитиков
Инициативы — это топливо для развития. Аналитик, как никто другой, видит узкие места и может стать инициатором создания такой системы.
Начинайте с определения масштаба. Не обязательно сразу строить процесс для всей компании. Начните с вашей команды или отдела.
Автоматизируйте для масштабирования. Инструменты вроде Jira SM помогают сделать процесс прозрачным, быстрым и менее трудозатратным.
Анализируйте результаты и адаптируйте процесс. Система должна быть живой и соответствовать потребностям компании. Смотрите на метрики и feedback.
Вы — агент изменений. Если вас что-то не устраивает в текущих процессах или продуктах, предложите внедрить механизм работы с инициативами. Сотрудники, погруженные в операции, — главный источник прорывных идей для компании по философии Кайдзен. Не пренебрегайте этим потенциалом.
Больше полезного по системному анализу — в нашем ИТ‑сообществе. Мы делимся экспертизой через бесплатные вебинары, организуем конференции, проводим опросы и создаем среду для профессионального общения. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе всех событий и не упустить ничего важного. До встречи внутри!