Александр Михайлов
Портфельный менеджер Проектного офиса ИТ, «Норникель»
Привет, коллеги!
С недавних пор я активно экспериментирую с применением больших языковых моделей (LLM) в управлениие проектами. Один из самых практичных кейсов – это создание начального плана-графика проекта с помощью генеративных нейросетей, с возможностью его последующей доработки в Microsoft Project.
В этой статье я хочу поделиться своим опытом и речь пойдет не о магии автоматического создания идеального плана, а об итеративном диалоге с нейросетью, который помогает подготовить детальный план-график проекта, экспортировать его в MS Project и адаптировать под проекты компании – быстро, удобно и эффективно! Такое взаимодействие с искусственным интеллектом позволяет сэкономить время и получить приемлемый стартовый вариант без загрузки каких-либо конкретных данных компании.
Мне нравится работать с китайской нейросетью «Qwen», доступной в России без ограничений. Но есть и аналоги, например, это может быть более известный китайский «DeepSeek» или российские «GigaChat» и «YandexGPT». Ниже я покажу примеры работы с нейросетью Qwen.
Залог успеха при работе с нейросетью – это грамотный промпт – запрос, что мы хотим получить! Не «сделай что-нибудь», а чёткий запрос, который искусственный интеллект (далее – ИИ) поймёт на 100%.
Вот как это работает:
____
1. Определите роль ИИ
«Представь, что ты опытный руководитель ИТ-проектов в купной организации заказчике»
ИИ может быть экспертом, новичком, аналитиком или даже критиком. Укажите, кем он будет – и получите ответ в нужном тоне и стиле.
____
2. Добавьте контекст проекта
«Тебе поручили проект по внедрению информационной системы электронного документооборота. Работы по внедрению будет осуществлять внешний подрядчик. Бюджет проекта не более 100 миллионов рублей».
Чем больше ИИ знает о вашей ситуации, тем реалистичнее будут рекомендации.
____
3. Чётко сформулируйте задачу
«Составь план-график проекта, с детализацией длительности каждой задачи не более 5 дней».
Не просите общего совета – дайте конкретную цель.
____
Резюмируем итоговый промпт:
«Представь, что ты опытный руководитель ИТ-проектов в крупной организации заказчике. Тебе поручили проект по внедрению информационной системы электронного документооборота. Работы будет выполнять внешний подрядчик. Бюджет проекта не более 100 миллионов рублей. Составь план-график проекта, с длительностью каждой задачи не более 5 дней».
Получим начальный вариант плана проекта из 14 задач и общей длительностью 50 дней:
Еще пара практических советов по построению промптов:
· Чем подробнее – тем точнее. Не экономьте на деталях.
· Разбивайте сложные задачи. Сначала анализ, потом выводы, затем действия. Один запрос – одна задача!
Сохраните себе и используйте шаблон промпта:
Представь, что ты [роль, которую должен играть ИИ]. Ты [объясните, зачем это нужно, для кого, что вы уже знаете]. Пожалуйста, [что нужно сделать]. Представь результат в виде [формата ответа]. Используй [тональность, стиль, ограничения, язык и т.д.]
Мы же попросим нейросеть уточнить план-проекта:
«Сроки слишком оптимистичные. Переделай с более реалистичными сроками. Сгруппируй задачи по этапам».
Получаем значительно более реалистичный план-график проекта, с детализацией задач, группировкой по этапам и соблюдением логической последовательности. В новом варианте уже 34 задачи, а общая длительность проекта увеличилась до 6 месяцев.
А теперь – внимание! Попросим нейросеть создать вариант детализированного плана проекта:
«Добавь детализацию задач, чтобы всего было не менее 150 задач в проекте».
Результат впечатляет – всего через пару минут мы получаем детальный план проекта из 249 задач, с общей длительностью 186 календарных дней.
Что дальше? С получившимся планом проекта нужно как-то работать. Современные нейросети с помощью псевдографики могут представить план проекта в виде простой диаграммы Ганта:
«Представь верхнеуровневый план-график проекта в виде диаграммы Ганта, чтобы все задачи поместились на экране».
Согласитесь, такой формат не очень удобный. А представьте как это будет выглядеть, если попытаться отобразить не верхнеуровневый план, а все задачи проекта… Конечно же, с графиком проекта и диаграммой Ганта лучше работать в специализированных приложениях!
Однако общий тренд сегодня – нейросети хороши для быстрых экспериментов и генерации подходящего рабочего варианта той или иной задачи: структуры презентации, технического задания, плана проекта и других. Но работать с полученным результатом конечно же удобнее и эффективнее с помощью специализированных инструментов!
Попросим нейросеть подготовить данные для экспорта плана проекта в MS Project. Важно указать, какие данные нужны к экспорту:
«Подготовь план-график проекта к экспорту в MS Project в единой общей таблице, со сквозной нумерацией всех задач. Для каждой задачи укажи дату начала, длительность, предшественника и уровень вложенности».
Получаем таблицу c задачами проекта, готовую к экспорту в MS Project, с сохранением иерархической структуры, зависимостей и временных рамок.
Обратите внимание, нейросеть сгенерировала детализированный план проекта без передачи каких-либо проектных документов или другой корпоративной информации. Это возможно, потому что ИИ умеет очень круто предсказывать и выдает наиболее вероятный результат. Однако руководителю проектов конечно же нужно критически оценить полученный план на адекватность и полноту.
Воспользуемся возможностью экспорта данных в файл Excel, встроенной в правом верхнем углу таблицы:
Просто нажимаем «Экспорт в Excel» - и получаем данные в Excel файле:
Загрузка данных в Excel позволяет в случае необходимости внести корректировки перед дальнейшим импортом в MS Project. Например, удалить какие-то лишние столбцы, уточнить данные.
Далее переходим к загрузке плана-графика проекта в MS Project. Воспользуемся возможностями «Мастера импорта», который автоматически запустится после попытки открыть в MS Project наш Excel-файл, и создадим новый проект.
Далее выбираем имя исходной электронной таблицы, в нашем случае это закладка «Лист 1» в Excel-файле. После этого сопоставим поля Microsoft Project со столбцами в Excel-файле. Следует заметить, что набор столбцов в Excel-файле, их последовательность и названия могут варьироваться в зависимости от того, какие данные мы выгрузили из нейросети.
Нажимаем кнопку «Далее» и получаем в MS Project диаграмму Ганта нашего проекта!
Все задачи нашего проекта загружены в MS Project, с сохранением структуры и связями между задачами! Я также рекомендую перевести все задачи в режим автоматического планирования.
Все готово! Перед нами вполне рабочий, детализированный план-график проекта!
Конечно, это только черновой, начальный вариант. Для получения итогового плана, необходимо поработать с ним, проверить адекватность и полноту задач проекта, предложенных нейросетью. Какие-то задачи могут оказаться неприменимы к конкретному проекту, какие-то нужно будет добавить вручную. Скорее всего, в каких-то местах потребуется скорректировать взаимосвязи и длительность задач. Также нужно внести в план уточнения, связанные с корпоративными требованиями к реализации проектов. Но все эти доработки и улучшения будут проводиться уже с достаточно детализированным планом проекта, который относительно быстро можно получить с помощью нейросети! Кроме того, описанный подход является безопасным. Мы не передаем в нейростеть никаких проектных документов и других информационных активов Компании, а наоборот, только выгружаем из нейросети сгенерированный план для дальнейшей его проработки в защищенном корпоративном периметре.
Выводы:
ИИ – мощный инструмент генерации идей. Он не заменяет руководителя проектов, но отлично справляется с созданием начального варианта плана проекта.
Ключ к успеху – итерации. Первый ответ редко бывает идеальным. Уточнения, корректировки, новые запросы – стандартный путь к нужному результату. Диалог с нейросетью позволяет постепенно довести результат до нужного вида.
Качество промпта имеет значение. Четкое определение роли, контекста и желаемого формата результата критически важно.
Симбиоз технологий. ИИ-генерация + профессиональные инструменты (MS Project) = эффективный подход. ИИ делает черновую работу, специалист доводит её до совершенства.
Экономия времени. Вариант плана проекта, сгенерированный ИИ, позволяет сэкономить время на начальных этапах планирования. Десятки и сотни задач, которые не нужно было придумывать и вбивать вручную с нуля.
Экспериментируйте, и вы найдете свои эффективные способы применения генеративных нейросетей!