Отделы в компании часто недолюбливают друг друга. Ситуации, когда “свои” противостоят “чужим” внутри одной компании, будь то маркетинг против бухгалтерии, продажи против юристов или разработка против менеджеров, похоронили немало проектов и начинаний.

Причины очевидны: разные цели и приоритеты, непонятные рабочие процессы у коллег и сложности коммуникации. По идее, системы для управления проектами и совместной работы, такие как Wrike и наши конкуренты, должны это исправлять. И обычно так оно и бывает, но иногда проблема может быть слишком глубокой, чтобы решить ее простым внедрением нового сервиса.

Полноценное “лечение” состоит из трех этапов: изменить организацию работы в команде, обеспечить техническую возможность для совместной работы и желание сотрудников ею заниматься.

Кроссфункциональные команды

Многие из читателей (особенно среди разработчиков) слышали про Agile. Набор методик, таких как Scrum или Kanban, все чаще берут на вооружение софтверные команды или компании целиком, чтобы быстрее реагировать в работе на меняющиеся внешние условия. Agile-подходы предусматривают много интересных нововведений в рабочем процессе: постоянные эксперименты с немедленной проверкой результатов, жестко заданные временные промежутки для работы с текущими задачами (спринты) без добавления новых и т. д.

В контексте отношений между отделами Agile-подходы тоже полезны, так как предусматривают фокус на плотное взаимодействие людей, работающих над общим проектом. При этом неважно, к какому отделу они принадлежат в рамках формальной структуры компании. У таких кроссфункциональных групп есть лидер, который отвечает за проект, они проводят совместные “летучки”, распределяют задачи и постоянно общаются между собой. Это разрушает ментальный шаблон “свой-чужой” применительно к сотрудникам других отделов лучше, чем любое мероприятие по тимбилдингу.

В Wrike подобная организация принята и успешно функционирует довольно давно. Мы исходим из того, что любой из отделов (и офисов — географически распределенная структура тоже создает предпосылки для обособления) сам по себе бесполезен для бизнеса, и нужна общая рабочая среда всех без исключения отделов, для того чтобы достигнуть любой цели, будь то рост продаж на 20% в месяц, попадание в “тройку” рейтинга систем управления проектами или около нулевая текучка кадров.

Так, для разработки новой функции в Wrike создается посвященная проекту кроссфункциональная команда. Туда входят менеджер продукта, разработчики, UX-специалисты, маркетолог и sales-менеджер. Частично привлекаются поддержка, дизайнеры и другие подразделения. Вместе они придумывают и воплощают единую стратегию для новой функции, которая включает разработку, продвижение на рынке и обработку обратной связи. При этом все члены команды постоянно находятся в контакте, и можно избежать ситуаций, когда в маркетинге или продажах не знают, какие достоинства новой “фичи” важно подчеркнуть в промо-материалах и разговоре с клиентом.

Технологичная связка

Масла в огонь подливает и то, что каждый отдел использует собственный набор сервисов и приложений. Причем это может касаться не только решений как специфических задач (Marketo в маркетинге, Zendesk в поддержке), но и вполне себе типичных для любого потребностей — мессенджеры, таск-трекеры и сервисы хранения файлов. Все “шаринги”, доступ к общим папкам и каналам в этом случае ограничиваются сотрудниками одного подразделения, и шанс самостоятельно получить такую информацию коллегой из соседнего отдела ничтожен. То есть непрозрачность между командами такая автоматизация только усугубляет.

Это одна из причин популярности на рынке таких связующих сервисов как Zapier, а количество и качество интеграций — один из ключевых факторов для компаний при выборе корпоративных систем. Когда мы обратили на это внимание, интеграции стали частью продуктовой стратегии Wrike. Сегодня сервис может служить информационным хабом для тридцати с лишним решений — от Salesforce до Office 365, не считая сотни связок через Zapier.

Плюс, на днях, благодаря интеграции с Unito, появилась возможность связать Wrike с JIRA. Можно считать это рекламой, но это, пожалуй, самое важное из того, что мы когда-либо делали для сближения сотрудников в компаниях наших клиентов.

Не секрет, что Wrike предпочитают менеджеры, сотрудники маркетинга и креативных групп. Сервис хорошо справляется с мониторингом рабочих ресурсов и предлагает много инструментов, чтобы отслеживать ход работы над проектом. Однако, во многих компаниях разработчики привыкли к JIRA. Они заводят там тикеты на обнаруженные баги, ведут их учет, распределяют ответственных за задачи — обычно все это не особо очевидно для всех остальных в компании. В результате, попытки выяснить текущий статус того или иного фикса могут вылиться в многочасовые совещания и расследования.

Типичный сценарий — разработчики создают продукт, исправляют баги и вносят изменения по запросам, используя JIRA. Между тем, продажи и маркетинг взаимодействуют с пользователями и получают обратную связь, но эти команды работают в Wrike. С синхронизацией в обе стороны маркетологи и sales-менеджеры смогут посылать запросы и замечания разработчикам из Wrike, а те в свою очередь смогут отвечать на них прямо в JIRA.

Это только один пример. Понятно, что рабочих ситуаций, когда интеграция систем разных отделов упрощает жизнь, гораздо больше.

Сближающие мотиваторы

Организационная перестройка не всегда дается легко. Например, руководителям отделов может не понравиться, что их сотрудники вроде как уже и не совсем их — например, получают задания от каких-то непонятных людей со стороны. Так что начинать подготовку к “дефрагментации” команды стоит с убеждения ключевых людей в преимуществах нового подхода, чтобы избежать противодействия и тихого саботажа в разгар работы.

Для успешного взаимодействия самих сотрудников также нужна не только возможность, но и желание. Люди в принципе нередко считают свою работу более значимой, чем труд других профессий, и низко приоритизируют (а в тяжелых случаях и игнорируют) запросы коллег из соседних отделов. Худшее, чем можно попытаться исправить такой настрой, — это требовать более активной помощи друг другу в приказном порядке. Это верный способ заставить отделы окончательно обособиться по враждующим кланам.

Впрочем, это не значит, что повлиять на отношение сотрудников, нельзя совсем. Во-первых, людей объединят общие цели. То есть среди ключевых показателей эффективности работы должны быть не только личные результаты, но и общие (важно, конечно, еще, чтобы эти цели ставились не для галочки).

Во-вторых, взаимодействие людей из разных команд можно поощрять. Так, в Wrike для этого предусмотрена специальная система бонусов. Раз в три месяца вы можете поблагодарить тех коллег, которые помогли вам справиться с работой, наградив их приятным дополнением к зарплате. Номинируя коллегу на получение бонуса, нужно указать причину, по которой хочется отметить его работу. Это может быть проект, ситуация или событие, которые имели место за прошедший квартал. Нельзя номинировать топ-менеджеров, директоров, непосредственных руководителей и коллег из своей команды, включая свою scrum-команду. Также рекомендовано не номинировать людей, которые номинировали вас, чтобы избежать взаимного обмена.

Все вместе (общие проекты + инструменты + мотивация) должны помочь справиться с “сепаратистскими” настроениями в компании. Впрочем, всегда есть куда расти. Так что если у вас есть свой опыт оптимизации работы между разными командами в компании, будем признательны за комментарий.