Многим пользователям Office сложно понять, что же на самом деле представляет собой Microsoft Office 365. Зачастую его ассоциируют с «классическим» пакетом Office. Поэтому пользователи считают, что они просто получают Word, Excel, PowerPoint и другие приложения «из облака». Но именно этот аспект имеет новые дополнительные преимущества. Антон Найдель, специалист компании COMPAREX по технологиям Microsoft, расскажет, в чем они заключаются.

1.1. В чем разница?

Хотя Office 365 предусматривает фактический пакет Office, это всего лишь часть предлагаемых компонентов. Действительное преимущество зачастую недооценивают или вообще опускают. Мое личное мнение заключается в том, что Office 365 создает комплексное и стратегическое направление в рамках предприятия. Помимо таких функций, как Exchange Online, SharePoint Online или Skype for Business Online, Office 365 предусматривает функции безопасности, анализ данных, работу над проектами, онлайн-коммуникацию, социальные сети и многое другое.

1.2. В чем польза подписки на облачный сервис, такой как Office 365?

Существует целый ряд причин. Вот некоторые примеры:

• Компания хочет сконцентрировать усилия на основной деятельности, которая приносит прибыль. Для большинства предприятий это потребует создания и обслуживания очень сложной ИТ-инфраструктуры;
• Обеспечение доступности и бесперебойной эксплуатации ИТ-инфраструктуры будет слишком дорогостоящим для компании;
• У компании нет человеческих ресурсов, необходимых для эксплуатации сложной ИТ-инфраструктуры;
• Компания хочет сократить затраты, например, на лицензии на ПО, объем памяти для бесчисленных почтовых ящиков и соответствующих архивов;
• Компания решила всегда использовать последние версии ПО, но избегает любых действий, направленных на то, чтобы всегда проверять наличие последних обновлений в своей ИТ-инфраструктуре;
• Компания планирует сотрудничать с третьими лицами, не неся дополнительных расходов на лицензии или обеспечение безопасности.

Это всего лишь небольшая подборка стандартных ситуаций. Возможно гораздо большее количество сценариев, если рассматривать расширенные характеристики, которые предлагает Office 365. Ответить на вопрос, соответствует ли Office 365 потребностям компании, можно, лишь тщательно изучив доступный функционал, возможные ограничения, необходимые усилия, сложность интеграции и предварительную оценку затрат.

1.3. Зачем компаниям использовать Office 365?

Возвращаемся назад к вопросу, зачем нужно внедрять Office 365. В рамках данной публикации невозможно дать какой-либо определенный ответ на этот вопрос. На эту тему нужно написать целую книгу! Поэтому мы рассмотрим один пример.

Давайте рассмотрим предприятие средних размеров в автомобильной промышленности. Конечно, в компании должна быть надежная ИТ-инфраструктура. Следовательно, для создания подходящей ИТ-среды выделяются ресурсы, технологии и бюджет. Кроме того, для того, чтобы быть надежной, актуальной и всегда доступной, она также должна быть легкой в обслуживании. В качестве наших примеров мы рассмотрим вопросы техобслуживания и актуальности. Индикаторы в этих двух областях могут быть следующими:

Обслуживание:

• для обеспечения проактивной защиты от простоев;
• для обеспечения эффективной работы;
• для обеспечения их безопасности.

Как насчет актуальности?

Это не только управление обновлениями или патчи безопасности. Это вопрос создания современного рабочего места.

Это только одна сторона. Другая сторона ставит перед компанией еще более непростую задачу. Как я смогу внедрить концепцию использования собственных устройств сотрудников (BOYD), не принимая его навсегда? Как скоро я смогу развернуть новый Office, и будет ли он сравним с моим сервером? Какие ресурсы и бюджет мне нужен для управления такими проектами?

Существует множество аргументов в пользу нового ПО. Рассмотрим пару примеров.

1.4. Один жизненный цикл ПО

Давайте рассмотрим, как новые версии или ИТ-решение внедряются в компании:


Источник: Microsoft. Жизненный цикл программного обеспечения

2008 год: внедрение нового программного решения, которое соответствует ожиданиям его пользователей. В большинстве случаев за несколько лет после внедрения ничего не поменялось. Это обусловлено несколькими причинами:

• Нет бюджета;
• Нет ресурсов;
• Нет управленческой целесообразности.

Поэтому, ПО остается в эксплуатации, пока компания не прекратит это. На это могут повлиять пользователи или отсутствие дальнейшей поддержки.

В 2008–2014 годах на рынке появляются новые версии ПО с расширенными функциями. ИТ-отдел решает пропустить эти версии. В результате получили следующие недостатки:

• Пользователи недовольны;
• Новые компоненты недоступны.

Более того, становится все труднее переключаться с устаревшей версии на новую, если пропустить несколько промежуточных версий. Примеров более чем достаточно: с Server 2003 на Server 2012, с Office 2007 на Office 2016. И так далее…

Использование Office 365 позволяет компаниям всегда использовать последние версии ПО, без необходимости выполнения большинства проектов по миграции или привлечения значительных ресурсов. Последняя версия продуктов Office, Exchange, SharePoint или Skype for Business всегда доступна. Именно поэтому компаниям стоит остановить свой выбор на Office 365.