Задача отдела закупок — обеспечивать наличие товара, формировать ассортиментную матрицу, курить матанализ логистики и вести документооборот про всё это.

Закупщик стремится увеличить прибыль сети за счёт оптимального использования всех возможных ресурсов. Это достаточно хардкорная задача оптимизации, потому что требуется серьёзный матаппарат для предсказания спроса, а затем — для определения, что, как и когда брать. Бывали случаи, что нам было проще закупить товара больше, чтобы получить скидку на объём, отработать праздники, а затем уничтожить «избыточный» товар, который обеспечивал объёмную скидку. Списывать (в том случае мы отдали позиции в детские дома) было выгоднее, чем хранить и медленно продавать — аренда склада тоже имеет цену. Это единственный выброс, обычно всё гораздо спокойнее, но часто приходится лавировать между условиями, что лучше — месячная отсрочка платежа или дополнительные 5% скидки. И ответ далеко не всегда однозначен.

Закупщиком может быть далеко не каждый. Нужен аналитический склад ума, внимательность, любовь ковыряться в числах. При этом — хорошие переговорные навыки и крепкая воля. В менее «детских» областях — железная печень. И ещё нужна чуйка, чтобы понимать, какой товар зайдёт, а какой нет.

Ещё один парадокс в том, что закупщик, конечно, должен разбираться в товаре — но не должен его любить. Привязанность к товару заставляет поступать не так, как он численно заслуживает. Надо уметь видеть картину в целом — если товар классный и при этом экономически невыгоден, то его лучше вывести (конечно, если ассортиментный менеджер не считает его якорным).

Работа с поставщиком

Как правило, поставщик появляется на горизонте сам и говорит — чуваки, у меня есть офигенный товар, вот он. Дальше закупка просит у него образцы, назначается встреча — и обсуждается, что и как. В нашей сфере кроме системных поставщиков-издательств, знающих все числа и правила игры, часто появляются люди, сделавшие 1-2 настолки.

Если товар нам интересен (а это определяется по тому, что мы получаем конкурентную цену, считаем, что товар подходит для сети, и мы можем его продавать больше 3000 штук в год) — то начинается подписание договора. Общий принцип — есть один бумажный договор-образец. Когда приходит бумага от поставщика, закупщик просто складывает её с образом, и смотрит на свет — выявлять разницу в строчках. Если всё ровно и чисто — подписывается. Да, на каждой странице есть колонтитул с номером договора, предметом и подписями сторон — чтобы листы не поменялись в процессе. Если нужны какие-то изменения — то только протоколом разногласий, а не сменой договора. Перед работой договор отдаётся безопасникам, те как минимум проверяют судебные инциденты с их юрлицами, их бывшими юрлицами и юрлицами их бывших. Эта некоторая негибкость не всегда удобна при работе с мелкими контрагентами, но такова жизнь.

После этого начинаются продажи. Закупка распределяет товар по магазинам (мы, например, в своё время серьёзно ошиблись с моей книгой «Бизнес как игра» по мотивам постов с Хабра — вот тут в посте я описывал, почему люди пошли по рознице, а не в интернет-магазин). Следит за тем, чтобы где надо были презентационные образцы, чтобы автор потенциально хитовой игры проехал по магазинам и поучил продавцов играть сам, чтобы уровень брака ни в жисть не превышал 1% и так далее. Закупка же отзывает товар, если он плохо идёт, она же постоянно бьётся за условия, выгрызает первую экспортную поставку прямо со склада таможни, делает много чего ещё.

Иногда товар заходит неравномерно, и нужно делать редистрибуцию — из неудачных мест для данного товара в удачные. Нужно ещё при этом понять, почему конкретно здесь товар продается хорошо, а там плохо. Бывает видно, что стоит Мосигра рядом с «Детским миром», а у последних акция. Или в торговом центре мы в детской зоне (хотя настолки исторически — взрослый товар) — вот и продаются детские позиции там гораздо веселее. Как правило, достаточно поговорить со старшим. После руководства закупщик — второй человек, который решает, что стоит в магазине.

Дальше — аналитика. Самые главные показатели — это ABC-анализ (доля товара в обороте) и, собственно, скорость оборачиваемости. Если товар не пошёл (от всего поставщика) — то закрывается договор, остатки собираются по сети и возвращаются поставщику, либо передаются в опт (чтобы забрала какая-то другая сеть с хорошей скидкой). У нас так было с игрой «50 оттенков серого» — никто толком не знал, зачем мы её ввели в ассортимент, но предполагалось, что будет дикий спрос к фильму (тогда ещё первому). Мы видели график спроса на книгу «Вий», и решили, что это сработает. С «Вием», кстати, прямо анекдот — тогда в книжных в кинообложке Гоголя разобрали как горячие пирожки, а в обычной, без отсылок к фильму, вообще никак не тронули. Так вот не сработало, а у поставщика в прайсе из игр только эта, и ещё порядка 3500 наименований товаров для сексшопа. Максимум мы могли оттуда ещё подарки на новый год конкурентам купить (как Чичваркин сделал), но мы не настолько злобные.

Ещё одна стандартная задача — разбраковка. Часто это делает именно закупщик, выезжая на склад. Он знает что за товар, откуда взялся, можно ли его вернуть или нет. В декабре прошлого года 6 выездных дней было, в перчатках и костюмах «Антис» двигали коробки. Скидки на товар с повреждённой упаковкой бывают до 50 процентов. Если нужна настолка на один вечер — коробка с царапинами или ножом от открытия транспортной тары многим вполне прокатывает по такой цене.

Доставание товара

Иногда нужно доставать редкий или нужный товар. Для этого нужно шерстить источники информации вроде аномалий в поиске Яндекса или упоминаний в блогах знаменитостей.

Сначала ищется товар, а потом разбираемся, у кого мы можем достать и на каких условиях. Хороший поставщик с неинтересным товаром — не вариант. Например, «фиджет-кубы» — товар, который собрал кучу денег на Кикстартере, и который китайцы начали производить ещё до окончания кампании. Это абсолютно бесполезная штука, которая стоит 300-1400 рублей в зависимости от качества. На нём кнопки, крутилки, переключатели и т.п., — всё, чтобы занять руки. Ира получила образец, решила, что это самый идиотичный товар в мире и… вдруг подсела.



Через три дня мы не могли отнять у неё этот кубик. Стало понятно, что товар зайдёт. Нашёлся поставщик, который возит эти кубы в Россию — он же поставил их на тот момент в «Экспедицию». Мы закупились, и теперь у нас есть эти кубы. Нюанс в том, что их было два вида — дорогой и дешёвый. Дешёвый — страшный отстой, его в руки брать неприятно. Дорогой — немного не такой, как оригинал на Кикстартере, возится из Китая, и очень-очень похож. Проблема в том, что рынок сейчас играет в демпинг: многие закупили дешёвых и пишут на них «оригинал». Оригинальных в РФ в прошлом месяце не было ещё ни у кого из поставщиков по нашим данным. Еще через месяц рынок скатится в поножовщину, — люди запутаются, что хорошее, что плохое — и закупщик это должен понимать в прогнозировании спроса.

Вторая история — вот эти открытки из Китая и Вьетнама:



Я охотился за ними уже года три, даже пытался уговорить подругу привезти их чемодан. Не для того, чтобы заработать, а просто потому, что они совершенно волшебные, и хочется такой товар поставить в магазин, чтобы люди радовались и удивлялись. В Китае они стоят в розницу 100-200 рублей, во Вьетнаме — 60-150 рублей, а у нас — 450-600. Я готов продавать их за 250 рублей за штуку, ну максимум 300. Выше — ИМХО, уже наглость. И вот поэтому, наверное, мы их не поставим, или поставим очень ограниченной партией.

Третья история — когда мы видим какой-то западный хит в канале отслеживания закупок, например, игру «Космические дальнобойщики» (в Праге два их тиража разошлись на предзаказах). В этом случае закупка передаёт информацию нашим иностранным агентам, которые пробуют договориться о локализации в России. Если не получается — просто держим руку на пульсе до поставки товара.

Другие задачи

Раз в полгода делается аудит поставщиков: просто составляется здоровенная табличка со всеми показателями, и начинается разбор по каждому из контрагентов: «этот ключевой, этот перспективный, этого сливаем, а с ними некомфортно и невыгодно, вот по этому можно продавать больше, если дадут скидку» — вот примерно так.

Итого

Последние три года мы работали по модели оптимальной математики с точки зрения максимизации прибыли — это кризисный план. Сейчас ситуация получше, и мы работаем по модели широкого ассортимента, чтобы всё мыслимое в перспективе можно было достать у нас. Поставщики грызутся за товар — например, есть компания, которая по личным причинам не ставит свой товар нам, нарушая этим антимонопольное законодательство. Мы их даже пальцем не тронули в 2011-м, просто случайно разорили их розницу. Но возвращаясь к модели широкого ряда — в прошлом году мы с Игорем Полещуком (финаналитиком) считали недополученную прибыль от того, что у нас нет каких-то позиций. И результаты были очень существенные — дело в том, что мы не получаем в таком случае вторую игру в чеке (а у нас редко берут по одной) и ещё 2-3 года покупок от этого покупателя, привыкающего возвращаться за подарками. Поэтому работу закупки пришлось немного поменять.

По тому, как практически считать товар — советую книгу «Ликбез аналитика», там всё основное, что позволяет стартовать. Дальше — форумы и профильные статьи, опыт на закрытых конференциях для розницы и прочие междусобойчики.

Народу со стороны кажется, что у закупщика постоянный праздник — ведь они сидят, обложенные кучей игр, и часто тестируют товар. Подарки разворачивают. За день три коробки подарков могут рассмотреть и испортить, проверяя на прочность. И на выставках за шторкой у поставщиков бухают. Тяжёлая опасная работа.