Чем дальше мы уходим в XXI век, тем интенсивнее становятся процессы нарастания информационного поля и технической инфраструктуры. Если буквально 5-7 лет назад многие задачи в компаниях решались по старинке и даже в крупных организация можно было встретить «амбарные книги», то сегодня автоматизация проникла во все сферы: от службы персонала до отдела производства. Как только принимается решение об автоматизации какого бы то ни было процесса (выбора CRM, корпоративного портала, системы документооборота, биллинговой системы или решения для комплексной автоматизации), даже беглый взгляд в поисковую систему и обращение к профильным сайтам вызывает панику. И это закономерно: вместе с проблемой выбора возникает ряд вопросов, без решения которых автоматизация сведется к самому страшному финалу — развёрнутое за серьёзные деньги программное обеспечение станет нефункционирующим балластом, а процессы останутся за пределами автоматизации.

Кто не рискует, тот...

… правильно поступает. Корпоративная сфера — не лучшее место для рисков. А они обязательно возникают в ходе внедрения любого программного обеспечения. Вот лишь небольшой перечень рисков, с которыми сталкивается бизнес любого уровня.

• Перед внедрением не проводится внутренний аудит бизнес-процессов и не собираются потребности. Этот риск влечет за собой множество проблем, одна из которых — подбор абсолютно неподходящего программного обеспечения, выбранного либо по мнению узкого числа сотрудников, либо под давлением маркетинговой активности производителя.
  
  
• Несоответствие физической инфраструктуры техническим требованиям софтверных решений. Проще говоря, не каждый компьютер и сервер сможет корректно работать с современными бизнес-решениями. Покупка дорогого «железа» в данном случае не панацея, так как возможно значительно сэкономить, например, развернув часть корпоративной инфраструктуры в облаке.
  
  
• Саботаж сотрудников — как ни парадоксально, крайне распространённый и опасный риск. После разворачивания инфраструктуры, особенно в случае отсутствия обучения или при недостатке внутренней экспертизы, сотрудники могут просто игнорировать работу с системой, особенно, если она не является жизненно важной для фирмы (как, например, биллинг). А если при этом был проведен не полный переход со старой платформы и/или данные реплицируются на двух системах — считайте, всё, большинство будет работать в привычном старом интерфейсе.
  
  
• Жадность топ-менеджеров. Ни для кого не секрет, что в России процветает система откатов — доли менеджера за гарантию завершения сделки. Обойти такую ситуацию крайне сложно, поэтому стоит обратиться к внешней независимой экспертизе для избежания принятия заангажированного решения.
  
  
• Риск растянутости внедрения во времени. Самостоятельное внедрение может занять очень много времени. Здесь существует множество пиковых моментов, когда возникают сильные задержки:
  
  – этап сбора требований и создания технического задания — непрофессиональная работа сводит на нет попытки технических специалистов создать унифицированный документ. К тому же, всегда возникает определённое непонимание между специалистами ввиду специфики деятельности.
  – этап адаптации технических специалистов к новой IT-инфраструктуре.
  – этап обучения, на котором одновременно формируется и центр экспертизы, и первичное знание о внедрённом программном обеспечении сотрудников.
  
  
• Наличие необходимости доработки и адаптации софта под конкретные потребности бизнеса. Этот риск формирует либо отказ от определенного функционала либо перебрасывает проект едва ли не на стартовый этап, возобновляя всю цепочку проблем.

Как видите, даже базовые риски способны парализовать работу компании и нивелировать любые достижения в построении IT-инфраструктуры. А если принять во внимание отраслевые, квалификационные и юридические риски, то ситуация может абсолютно выйти из-под контроля.

Не сами, а SAM

Описанных рисков легко избежать, если обратиться к профессионалам, основная задача которых не просто внедрение программного обеспечения, но и комплексное управление IT-активами компании. В последнее время всё больше набирает популярность тренд использования SAM (Software Asset Management) – комплексной услуги управления софтверными активами компании на протяжении практически всего жизненного цикла: от выбора до управления и окончания потребности в выбранном программном обеспечении. Это безопасная, независимая профильная услуга, которая оказывается экспертами сторонней организации (например, Softline) и нацелена на решение проблем клиента в максимально сжатые сроки.

Почему стоит выбрать SAM?

• Независимость обеспечит чистоту и адекватность прохождения процесса управления программным обеспечением.
  
  
• Специалисты досконально знакомы с законодательством и типами лицензирования программного обеспечения, поэтому они подойдут к решению проблемы не только как финансисты, менеджеры и инженеры, но и как юристы. Хороший юрист, разбирающийся в IT, большая редкость, а вот спорных моментов, особенно в вопросах лицензирования, достаточно.
  
  
• Детальный расчёт стоимости ПО с учётом существующих нетривиальных возможностей и продуктовой экспертизы позволит точно спланировать бюджет и избежать неприятных дополнительных затрат, всплывающих в ходе осуществления проекта.
  
  
• Официальный аудит способен выявить самые тонкие и незаметные проблемы, которые на первый взгляд не играют никакой роли, но на самом деле являются корнем ряда проблем.
  
  
• Точные инструкции профессионалов позволят собирать всю необходимую информацию максимально корректно и быстро, с учетом всех нюансов взаимодействия.
  

Таким образом, старт проекта по внедрению SAM и дальнейшее использование этого типа управления несомненно принесёт свой положительный результат — вы сэкономите время, деньги и нервы и взамен получите эффективную независимую команду, готовую решать ваши проблемы и при этом относиться к IT — инфраструктуре профессионально.

Познакомимся поближе. Структура SAM-проекта

Как и любой процесс, процессы управления программными акьивами включает в себя несколько взаимосвязанных компонентов, каждый из которых нацелен на достижение профессионального результата и призван облегчить работу с программными активами компании.

• Выбор средства инвентаризации. Эксперты компании Softline, осуществляющей проекты SAM, владеют большим арсеналом технических средств и помогут подобрать наилучший инструмент инвентаризации с учётом особенностей именно вашего бизнеса. А если у вас уже есть средства, которые могут быть использованы для инвентаризации (например, Microsoft System Center), то мы применим именно их с максимальной эффективностью.
  
  
• Инвентаризация. Многие проблемы невозможно выявить взглядом изнутри, и в ходе инвентаризации задача — независимо оценить IT-инфраструктуру заказчика со стороны. Проводится доскональный анализ программного обеспечения на пользовательских ПК, серверах, а также взаимосвязи между ними, и по итогам исследования клиент получает отчет.
  
  
• Сертификация. При желании заказчик может получить по итогам проекта документальное свидетельство проделанной работы и сертификаты различного уровня.
  
  
• Юридический анализ. Сопоставляются купленные и используемые лицензии, проводится полный юридический анализ рисков исходя из контрактных документов. Во многих договорах есть нюансы и «подводные камни», на которые стоит обратить особое внимание или даже отказаться от возможно юридически «токсичных» решений. Кроме того, с помощью специалистов можно решить вопросы оформления авторского права на внутренние программные разработки. Иногда эти риски стоят гораздо больше остальных, например, технических.
  
  
• Организация управления существующими активами. Недостаточно навести порядок в ПО один раз, нужно еще сделать так, чтобы он сохранялся и после проекта. Для этого специалисты Softline изучают процессы управления программными активами — весь жизненный цикл софта в организации, от принятия решения о закупке до списания. они рассматривают внутренние регламенты, процедуры и инструкции, связанные с ПО и предлагают пути улучшения. Также сотрудник Softline внедряют технические средства для поддержки SAM-процессов для минимизации так называемого человеческого фактора и недопущения ошибок при управлении ПО.
  
  
• SAM и IT-консалтинг. Часто в проектах SAM Softline консультирует клиента в вопросах развития IT-инфраструктуры. Если в ходе исследования инфраструктуры эксперты находят возможность оптимизации и сокращения затрат, владелец бизнеса информируется о ней, а также о возможных плюсах и минусах. Нередко SAM-проекты расширяются за рамки анализа только программных активов, например, требуется решать задачи предоставления, поддержки и управления IT-сервисами или проводить разработку IT-стратегии.
  

Все эти этапы нацелены на комплексный охват всей информационно-технической инфраструктуры компании и на оптимизацию существующих процессов.

Почему SAM любят владельцы бизнеса и IT-специалисты?

Понимание актуальной потребности в лицензиях программного обеспечения и рациональное использование лицензий. Нередко многие лицензии ПО в компании простаивают, потому что сотрудники используют программы время от времени или же используют только в офисе при том, что 90% рабочего времени находятся «в полях». Эта проблема решается с помощью специальных решений, например, приобретения конкурентной лицензии (по подключениям), позволяющей использовать программу совместно, разделённо во времени, но безопасно. Кроме того, эксперт поможет сориентироваться среди массы предложений вендоров и выбрать оптимальный вариант.

Точный компетентный расчёт цен. Ни один штатный технический директор и тем более системный администратор не сможет рассчитать точную стоимость проекта, с учётом акций и спецпредложений вендоров. Равно как и финансовый директор не справится с вопросом выбора ПО. Эксперт же сможет соединить эти знания и предоставить максимально выгодный обоснованный расчёт.

Документальное подтверждение лицензионной чистоты. Особенно важный момент в рамках современного законодательства и регулярных проверок.

Консалтинг в отношении IT-стратегии и обоснование целесообразности внедрения ПО. Эксперты помогают подбирать ПО исходя из реальных потребностей и возможностей бизнеса. Иногда необходимость автоматизации кажется неочевидной, однако  внедрение специализированного программного обеспечения освобождает ценные ресурсы.

Контроль сотрудников. Система SAM предусматривает комплексный анализ рабочих станций сотрудников во избежание нерационального и нецелевого использования рабочего времени, а также технических ресурсов компании.

To SAM up!

SAM сравнительно недавно появился в России и уже успел обрасти мифами, такими как: он небезопасен, такой проект легко внедрить силами своих работников, в конце концов, это долго и сложно. Наша задача — не развеивать мифы, а доказывать эффективность проектов своей работой, однако стоит сказать, что:

• во-первых, любые утечки информации о ПО исключены, все договоренности закрепляются соглашением о неразглашении, обеспечивающим конфиденциальность;
  
  
• во-вторых, эксперт SAM сочетает в себе навыки в технической, лицензионной и юридической отрасли и рассматривает проблему комплексно, избегая пренебрежения теми или иными аспектами;
  
  
• наконец, стандартизация всех проектных подходов обеспечивает простоту и прозрачность процесса. Специалисты SAM Softline знают цену времени и максимально сокращают сроки реализации проекта.
  

В общих чертах мы рассказали вам о возможностях SAM. Мы уверены, что это результативная стратегия, которая принесёт любому бизнесу очевидную пользу. Softline активно работает с SAM-проектами и мы накопили значительный опыт, который дает право с полной уверенностью говорить об эффективности внедрения SAM практически в любом бизнесе, который заботится о прозрачности процессов и IT-безопасности. А безопасная автоматизация и эффективное управление программным обеспечением позволят вам сосредоточить больше усилий на основной деятельности и в конечном итоге увеличить прибыль.

Более подробно узнать про SAM (решения, реализованные проекты и так далее) можно на сайте Softline.

Спасибо за внимание!