Все мы знаем, что своевременная обратная связь важна. Есть множество статей, видеоматериалов, книг и курсов на эту тему. Но не у всех есть привычка давать своевременную обратную связь своим сотрудникам, коллегам, близким. Плюс ко всему обратная связь должна быть корректной. Зачастую нас не нужно просить, если необходимо кого-то взгреть и забываем давать позитивную обратную связь, считая, что вроде как и так все все понятно.

Спросите любую пару со стажем и они скажут, что конечно же важно делать другу другу романтические вечера и дарить цветы, но не все делают это регулярно и своевременно (давайте будем откровенны). И только 14 февраля все об этом вспоминают и волей не волей зажигаются свечи и достаются вазы. Так и с обратной связью, пока культуры давать ее регулярно и вовремя нет, нужны специальные дни недели, места, где люди могут дать друг другу эту самую обратную связь.

Вот такое мероприятие мы с командой и провели.

Эта заметка должна помочь найти ответы на такие вопросы:

1. Как организовать мероприятие по обратной связи для своей команды?
2. Как организовать мероприятие по обратной связи для большой команды?
3. Из каких этапов может состоять такое мероприятие?
4. Какие упражнения и техники еще можно использовать?
5. Какие есть подводные камни при подготовке большого командного мероприятия?

Начало

Приблизительно вот так звучал запрос от моей команды на одной из ретроспектив

“Метод «360 градусов» — это метод текущей оценки персонала, который заключается в выявлении степени соответствия сотрудника занимаемой должности посредством опроса делового окружения сотрудника.” (Википедия)

Ок, запрос принят. А для начала необходимо было определиться с целью. Для чего нужен этот 360. Чтобы что? Чтобы поставить где-то галочку, чтобы действительно выявить степень соответствия сотрудника, чтобы пожаловаться на коллег? Определиться с этим крайне важно! Может случиться так, что никакой 360 вам не нужен, и проблема у вас совершенно в другом.

Мы с командой потратили немало времени, чтобы найти причину зачем нам 360 и что мы будем делать с результатами.

В итоге цель была обозначена так: улучшение рабочей атмосферы и коммуникаций в команде. Достигнуть такой цели можно если:

• дать друг другу обратную связь
• научиться давать открытую и корректную обратную связь
• научиться принимать обратную связь
• помочь стать лучше, эффективнее, успешнее каждому участнику команды

Ну и если по SMART, то цель такая: улучшение атмосферы и коммуникаций в команде в течение 6 месяцев с момента проведения мероприятия.

Метрики: рост показателей (доверие, взаимопомощь, количество командных игроков, прозрачность, полезность, приятность). Мне сгодится любой рост!

За сценой

Было решено, что будет опрос и будет мероприятие, где мы с командой сможем обсудить результаты.

Важным условием было ТО, что опрос будет открытым. Т.е адресат будет видеть и ответы, и авторов этих ответов. Команда (ну ладно, большинство) сама изъявила желание, чтобы в этот раз обратная связь была открытой, что хорошо! До этого 360 в команде проходил анонимно.

Я составил анкету и согласовал ее формат с командой. Я старался максимально упростить анкету, чтобы отвечающему было достаточно просто выбрать ответ, а не писать с чистого листа, например, когда ответ необходимо предоставить в свободной форме.

Вопросы в анкете были такими:

1. Я знаю, чем ты занимался последние несколько спринтов и понимаю, какую ценность ты принес для команды и продукта
2. Я считаю, что ты помогаешь команде достигать целей спринтов
3. Я могу на тебя положиться как на члена команды (доверяю тебе)
4. Ты командный игрок
5. Мне приятно с тобой работать
6. Я знаю, что если я обращусь к тебе за помощью, ты мне поможешь
7. Я хочу, чтобы ты перестал(а)…
8. Я хочу, чтобы ты начал(а)…
9. Я хочу, чтобы ты продолжал(а)…

У первых шести вопросов были предложены варианты ответов

• нет
• скорее нет
• не знаю
• скорее да
• да

Вопросы были не обязательными, так что их можно было пропускать.

Итого количество анкет было равно количеству членов команды, в моем случае 32.
В каждом вопросе была “зашита” метрика, динамику по которой я и буду отслеживать.

1. Прозрачность. Коллеги, знают что ты делаешь
2. Полезность. Коллеги, считают, что то, что ты делаешь — приносит пользу и помогает достигнуть целей!
3. Доверие. Коллеги могут на тебя положиться.
4. Командность. Коллеги считают тебя командный игроком, цели команды у тебя в приоритете.
5. Приятность. Коллегам нравится с тобой работать.
6. Взаимопомощь. Коллеги знают, что ты можешь помочь.

Опросник я использовал oprosso.ru, мне понравились дизайн и набор инструментов. Вот так выглядела анкета:



Из недостатков этого опросника — в процессе прохождения опроса нельзя его сохранить и закрыть, чтобы позднее вернуться. А также если вернулся на несколько страниц назад, то ответы стираются и приходится заполнять все заново. Я еще в поиске удобного и бесплатного сервиса-опросника (монкей и гугл формы не предлагать).

После того как ребята прошли опрос, я обработал и оцифровал результаты. Каждому “да” я присвоил 4 балла, каждому “скорее да” — 3, “не знаю” — 2, “скорее нет” — 1, “нет” — 0. В итоге по всем участникам и по 6 вопросам у меня получилась своего рода сводная таблица.



Зеленым я выделил тех и те вопросы, у кого и где баллов было больше 100, желтым от 70 до 100, а красным меньше 70.

Также я посчитал для каждого адресата количество ответивших в абсолютном значении и долю.
Эти общие результаты я запланировал на самом мероприятии представить ребятам.

За неделю до мероприятия каждый день я публиковал мем, в котором рассказывал про обратную связь, как ее давать, про ее цель и т.п. Решил вместо длинной инструкции или тренинга сделать так.

“Сочельник”

Вечером, накануне мероприятия, я выслал результаты опроса индивидуально каждому. Важно — не все ответы по всем членам команды, а только результаты ответов по этому человеку, например Иванову я выслал результаты ответов только по нему, по Иванову, а по Сидорову только по нему, по Сидорову.

Я беспокоился на тему, что если разослать их раньше, то начнется бесконтрольная обратная связь, а мне хотелось чтобы этот процесс был в безопасной среде и в максимально в правильной форме.

Пятница 11:30

Первые несколько минут были посвящены целям мероприятия, плану, правилам, еще я нарисовал пару флипчартов, которые помогали бы давать обратную связь, там были образцы предложений и разные напоминалки.



Мы начали с довольно большим опозданием и у меня был большой соблазн поскорее перейти к самой обратной связи и пропустить упражнение для настроя на работу. Но я собрал всю волю в кулак и провел-таки его.

ВЫВОД: не принижать значение упражнений.

Оно помогло не только настроить группу, но и взбодрить ее. Оригинальная версия правил упражнения здесь www.funretrospectives.com/collaborative-face-drawing


Несколько фоточек с этого упражнения:



После того как все активизировались, я раздал общие результаты, рассказал про алгоритм подсчета, дал 5 минут с ними ознакомиться, позадавать уточняющие вопросы.

Поскольку проектора в том месте, где мы проводили мероприятие, не было, я распечатал каждому общие результаты.

Следующим этапом был непосредственный процесс давания обратная связи. Я выбрал формат speed dating. Планировалось, что 15 человек будет сидеть, а остальные 15 будут перемещаться по часовой стрелке. Затем я планировал посадить тех 15, которые перемещались, в круг, а те, что сидели должны были перемещаться. Таким образом, по моим подсчетам и прототипам(!), у меня должно было получится, что каждый участник получил обратную связь от всех участников команды. Но все рухнуло, когда набежали математики и сказали, что ничего у меня не получится. Правда, нам так и не удалось найти способ, как миксовать людей таким образом чтобы каждый в итоге пообщался с каждым. Наверняка он есть!

ВЫВОД: всегда иметь план Б. И может быть даже В.

Мы поступили в стиле agile. Оставили все на откуп самоорганизации, она всегда творит чудеса. Рассадили ребят по парам в шахматном порядке, чтобы они не мешали друг другу и сказали, по звонку колокольчика перемещаться по часовой стрелке таким образом, чтобы каждый раз была новая пара. Всё. У каждой пары было 3 минуты на обратную связь, по 1,5 минуты на каждого. Колокольчик звонил 2 раза, 1 раз — надо сменить роль — если ты говорил, то теперь ты слушаешь, а 2 раз — что время вышло и надо менять пару.



Где-то за пару часов успели дать обратную связь половине. Сделали перерыв и продолжили. Еще через пару часов закончили.

Следующим этапом был общий круг, где каждый участник по очереди должен был ответить на 3 вопроса:

1. что я сегодня услышал?
2. как я к этому отношусь, что чувствую?
3. что я с этим буду делать?

Ответы на 3 вопрос фиксировались самими участниками на листочке и клеились мной на стену. Эта была стена обещаний.

У каждого участника было по 3 минуты, но понятно дело, что кто-то укладывался в них, а кто-то нет. На это тоже ушло часа 2.

ВЫВОД: Не верьте если вам участники команды говорят, мол давайте ретроспективу проведем на природе, чтобы потом пожарить шашлычков, то мы сначала плотненько поработаем, а потом будем заниматься шашлыками. Нет! В какой-то момент обязательно начнется — ой, надо бы замариновать шашлычок, надо бы нарезать лука, сначала уйдет один, потом, другой. Похоже, что к этому надо относится нормально и быть готовым, идти на встречу, но не позволять разбредаться всем!

В итоге у нас была обратная связь в письменном виде, в устном от каждого участника, выводы и обещания.

Завершающим упражнением был шерстяной тимбилдинг. Это оказалось очень важным упражнением, так как после почти 5 часовой напряженной работы все были уставшими и измотанными и была необходимость эмоционально переключиться и размяться.




В общем — то это было яркое и веселое завершение непросто дня. После чего, все радостные и довольные пошли готовить шашлыки.