Недавно мы опубликовали статью о том, почему иностранным ритейлерам в России нужна услуга «открытие магазинов под ключ». Сегодня хотели бы вновь поговорить о российских филиалах зарубежных брендов и торговых сетей, и рассказать о решении «Пилота», которое помогает им соответствовать требованиям законодательства нашей страны.

Почему нужная такая стыковка между программами

Представительствам иностранных компаний, которые впервые открывают для себя российский рынок, довольно сложно оперативно адаптироваться под требования нашего законодательства. А информационные системы, используемые ими, не позволяют вести бухгалтерский учёт и сдавать налоговую отчётность, соответствующую нашим законам. При этом необходимость иметь консолидированную информацию по всем представительствам в своей базовой информационной системе также не отпадает, поскольку это необходимо для анализа и принятия управленческих решений. Поэтому зарубежным ритейлерам необходим софт, способный интегрировать несколько систем и синхронизировать в них данные.

Разберём на примере. Один из клиентов «Пилот» — зарубежная сеть магазинов женской одежды обратился к нам за как раз такой стыковкой. Ему нужно было интегрировать следующие системы:

• учётная система головного офиса, расположенного за рубежом (SAP);

• торговая система фронт-офис для работы касс и другого торгового оборудования («Профи-Т»);

• система учёта посетителей в магазинах (SM Counter);

• бухгалтерская система («1С Бухгалтерия»).

Поэтому интеграционная система должна была обладать следующими базовыми функциями:

• импорт ассортимента и цен (из основной системы компании SAP);

• импорт уведомлений об отгрузках товара, отправленного в Россию (из основной системы компании SAP);

• импорт данных о фактически поступивших товарах (из файла таможенной декларации который предоставляет таможенный брокер);

• формирование документов о поступлении товаров в магазины (в том числе на основе данных терминалов сбора данных — ТСД);

• формирование документов перемещения между магазинами (в том числе на основе данных ТСД);

• формирование документов инвентаризации в магазинах (в том числе на основе данных ТСД);

• импорт и консолидация данных о продажах со всех магазинов сети (из торговой фронт-офисной системы «Профи-Т»);

• экспорт консолидированных данных о результатах продаж (в основную систему компании SAP);

• предоставление отчётности о товародвижении и результатах деятельности в различных разрезах;

• экспорт данных о результатах деятельности с целью предоставления налоговой отчетности в бухгалтерскую программу (в «1С Бухгалтерию»).

Для решения поставленной перед нами задачи специалисты «Пилота» разработали на платформе 1С 8.3 систему RBS (Retail Backoffice System). На сегодняшний день она уже успешно используется известными fashion-ритейлерами на российском рынке. Система RBS предназначена для сбора, обработки и консолидации данных о деятельности заказчика с целью контроля деятельности, принятия управленческих решений, а также сдачи финансовой отчётности в государственные органы.

RBS существует в нескольких модификациях — для каждого заказчика своя, поскольку очевидно, что универсального тиражного решения в данном случае быть не может. Ведь ритейлеры приходят из разных стран и практически у всех из них свои основные информационные системы и особенности учёта. Кроме того, могут использоваться различные кассовые программы (например, «Профи-Т», Retail Pro). Тем не менее, состав базовых модулей RBS от версии к версии изменяется незначительно, но при этом программа довольно серьёзно дорабатывается под требования и особенности каждого заказчика.

Как работает RBS

В рамках нашего примера хотим показать описание работы одной из последних модификаций RBS. Порядок движения и обработки данных в электронном виде следующий:

1. Из системы SAP головного офиса в каталог обмена данными на сервер в России поступает файл типа idoc со списком товаров и розничными ценами.

2. Список товаров и розничные цены из файла idoc загружаются в базу данных RBS (возможен автоматический и ручной режим). Значения цен являются периодическими и при наличии товара в базе данных записываются только в случае изменения.

3. По факту формирования партий и отгрузки товара в сторону российского подразделения, IT-служба головного офиса формирует файлы отгрузки товара — Goods delivery. Это делается отдельно каждого магазина. Файлы отгрузки отправляются на сервер в России в каталог обмена, а также партнёру, который занимается логистикой и таможенным оформлением товара, и использует эти файлы при распределении товаров по магазинам и формировании файла Таможенной декларации.

4. RBS, на основании данных файлов Goods delivery, формирует в своей базе данных документы «Уведомления о поставке».

5. При поступлении товара на таможенный пост в России, компания-партнёр, ответственная за логистику и таможенное оформление, формирует файл таможенной декларации в формате утверждённом ФТС России. Файл таможенной декларации выгружается на сервер RBS в каталог обмена. Этот файл должен содержать следующую необходимую информацию:

• Уникальный идентификатор товара

• Код ТНВЭД

• Стоимость по инвойсу

• Стоимость доставки

• Стоимость страховки

• Сумма пошлины

• Идентификаторы Goods delivery для каждой партии товара, предназначенной для конкретного магазина.

6. Сток-менеджер в головном офисе загружает данные таможенной декларации при помощи специальной обработки, которая создаёт в базе данных RBS документ «Таможенная декларация». При проведении документа «Таможенная декларация» в базе данных RBS создаются документы «Поступление».

7. Список товаров и розничные цены из базы данных RBS выгружаются на кассовый сервер «Профи-Т Центр» (возможен автоматический и ручной режим).

8. Список товаров и розничные цены из базы данных сервера «Профи-Т» выгружаются на кассы магазинов, после чего они готовы к реализации товаров.

9. Данные о продажах в магазинах, оплатах и возвратах от покупателей в реальном времени поступают с касс на сервер «Профи-Т». В случае обрыва связи они накапливаются на кассах и выгружаются на сервер «Профи-Т» по факту её восстановления.

10. Сервер «Профи-Т» в автоматическом режиме с заданной периодичностью (по умолчанию 1 раз в сутки в 2 часа ночи) выгружает данные с касс в файлы в каталог обмена.

11. Сервер RBS в автоматическом режиме с заданной периодичностью (по умолчанию 1 раз в сутки в 4 часа ночи) загружает данные с касс из файлов, выгруженных сервером «Профи-Т» в каталог обмена.

12. Данные о результатах продаж выгружаются программу «1С Бухгалтерия» посредством CSV-файлов.

На следующей схеме представлена схема движения данных, стрелки голубого цвета это исходящие данные, стрелки зелёного цвета это входящие данные:



Таким образом, с RBS заказчик получает решение, которое охватывает широкий спектр задач, связанных с хранением и обработкой данных. В частности, это:

• Добавление и хранение информации о товарах;

• Добавление и хранение периодической информации о розничных ценах;

• Добавление и хранение информации о движении товаров, в том числе поступление, списание, оприходование, перемещение;

• Добавление и хранение информации о продажах в разрезе магазинов, товаров, их характеристик;

• Добавление и хранение информации об оплатах покупателями;

• Добавление и хранение информации об операциях импорта, в том числе обработка данных таможенной декларации и поставок;

• Добавление и хранение информации о курсах валют;

• Загрузка данных из файлов SAP idoc с информацией о товарах;

• Загрузка данных из файлов SAP idoc с информацией о поступлении товаров;

• Загрузка данных из файлов «Профи-Т» csv с информацией о продажах;

• Выгрузка результатов деятельности предприятия за период в файлы csv для загрузки в бухгалтерскую программу «1С Бухгалтерия»;

• Выгрузка данных о товарах и ценах в файлы csv для загрузки в систему «Профи-Т»;

• Выгрузка данных о продажах в файлы idoc для загрузки в систему SAP;

• Выгрузка данных о движении товаров (перемещения, оприходования, списания) в файлы idoc для загрузки в систему SAP;

• Расчёт себестоимости товаров;

• Печать первичных документов;

• Формирование отчётности.

Система RBS позволяет компаниям, начинающим деятельность в России, сократить время на развертывание бизнеса, оперативно адаптироваться под российское законодательство, а также получить удобный инструмент для мониторинга и контроля деятельности.