Предыстория…
…достаточно банальна… Работая на одном из крупных предприятий Ярославля, я сопровождал и «допиливал» систему документооборота, которая в то время представляла из себя скорее электронный архив документов – приказов, распоряжений и т.п. Разработана она была на ASP, а база данных была MySQL, документы же хранились просто в файловой системе на сервере.
Вскоре после того, как я начал сопровождать эту систему, руководство предприятия задумалось о приобретении системы документооборота – им хотелось получить электронное согласование документов. На базе имеющегося функционала я быстренько написал дополнительный модуль визирования документов к имеющейся системе – и оказалось, что приобретать какую-то другую систему и не требуется – желания руководства были временно удовлетворены, внедрение новой фичи прошло успешно. Потом было постепенное наращивание функционала с целью снижения бумажного документооборота – больше охват по документам, меньше печатных копий, меньше передвижений самого документа, добавление новых модулей – контроль исполнения документов был последней из доработок.
А потом я сменил и работу и город. Система осталась на старой работе, но зато появилась идея разработки новой системы документооборота – на тех же самых принципах, но «быстрее, выше, сильнее»! Тем более, что предметную область я знал хорошо, разработкой и внедрением подобной системы уже занимался. Тогда я как раз начал вовсю осваивать ASP.NET (сначала чисто для саморазвития), первый проект для ознакомления был уже написан и я решил вторым проектом взять систему документооборота: есть где разгуляться и хорошенько ознакомится с технологией WebForms ASP.NET. Но проект решил делать серьезно – чтобы в случае успешной разработки можно было бы сделать из него продукт, который можно продавать.
История
Изначально была поставлена цель, определены основные задачи и инструменты. Система электронного документооборота «Визирь» должна была удовлетворять потребности любого крупного или среднего предприятия во внутреннем электронном документообороте по документам ОРД (приказы, распоряжения), договорам, актам, технической документации и регистрации корреспонденции. Сразу были определены основные модули системы — визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов с полнотекстовым поиском. Очень хотелось сделать систему простой и удобной для пользователей, да еще при всём при этом хотелось установить такие требования, чтобы стоимость её была минимальна, как для развертывания, так и для сопровождения. Т.е. сделать именно то, что так хочется всегда и всем – максимизировать отношение приносимой пользы к затратам, при соблюдении всех необходимых и достаточных требований.
Поскольку, как я уже упомянул, мне хотелось писать на ASP.NET, получалась клиент-серверная технология, где сервером выступала машина на серверной версии ОС Windows 2003 (или 2008, который появился чуть позже) и клиентом – любой ПК с любым браузером. В качестве СУБД был выбран MySQL – она была бесплатна для использования, плюс я уже неплохо её знал в то время. Вот тут получилось 50 на 50: да, СУБД бесплатная, зато ОС очень даже платная, да и сервер под Windows стоил подороже, чем под тот же Linux (в том числе и в аренду). Но хотелось именно ASP.NET, поскольку сама технология WebForms была мне интересна и казалось, что она даст больше выгоды при разработке ПО и его дальнейшей поддержке. Спагетти-код тогдашнего PHP (да и ASP) весьма уже поднадоел, и понятно было, что его поддержание в рабочем состоянии при доработках требовало всё больше и больше ресурсов – т.е. времени, а значит и денег.
Поддержку ЭЦП я сразу откинул – непонятно зачем именно она нужна для внутрикорпоративного ЭДО и чем она принципиально лучше обычной авторизации с помощью логина и пароля. К тому времени я уже успел поработать с ЭЦП (не как программист, а как сотрудник сопровождения) и понял, что это тупо технология ради технологии. Всё преимущество стойкого шифрования сливается в никуда обычными пользователями, которые оставляют ключи в открытом доступе и пин-коды заботливо лежащие в конвертах в верхнем ящике стола. Понятно, что ЭЦП и асимметричное шифрование необходимы для защищенного обмена документами между разными предприятиями и госструктурами, но внутри предприятия – это пятое колесо, которое ехать мешает, но денег при этом стоит приличных.
Базу документов сначала мне хотелось разместить в СУБД, однако, после размышления и поиска бесплатных решений по поиску в тексте документов, решено было всё-таки остановиться на хранении документов в файловой системе ОС. В Windows есть служба индексирования документов, которую можно настроить и использовать для полнотекстового поиска по поддерживаемым типам документов, в том числе и по офисным документам Microsoft Office и по Adobe PDF. Она, конечно, специфически работает с русскими окончаниями слов, но лучшего бесплатного решения на тот момент найти просто не удалось.
Также сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п. функций продвинутых систем ЭДО. Это всё, конечно, хорошо, но опять-таки ведет к усложнению и удорожанию как разработки, так и внедрения, а этого, как уже упоминалось ранее, хотелось бы избежать. В итоге, дополнительные поля решено было ввести для специальных типов документов (корреспонденции), а маршрутизация в системе была предусмотрена с одной стороны линейной, но с другой – настраиваемой с возможностью пропуска определенных узлов в зависимости от типов документов и плюс к этому системой полномочий пользователей.
Систему хотелось сделать более удобной и красивой, чем та, которой я занимался до этого, для этого надо было продумать юзабилити и дизайн. Интерфейс решено было отстраивать в виде верхнего меню от полного маршрута документооборота в системе – от помещения документа в систему до перемещения документа в архив, через визирование документа, регистрацию подписи, рассылку документа и контроль исполнения. При необходимости добавляются вкладки, если пункт меню и полномочия пользователя подразумевают несколько разных действий.
Дизайн должен был стать простым и наглядным за счет неярких цветов, использованию, там где это уместно, иконок вместо текста, группировки полей и кнопок. Поскольку предполагалось использование любых браузеров, то при разработке предполагалось уделить достаточно внимания кросс-браузерной совместимости, но без фанатизма. Т.е. если какая-то дизайнерская «фишка» не так отображалась в одном из браузеров, но могла быть упрощена для него и функциональность не страдала, то она упрощалась. Если такое было невозможно, то подобная «фишка» отбрасывалась, т.е. красота всё-таки уступала перед обеспечением функциональности.
И что получилось?
Примерно два года (2007-2009) я разрабатывал эту систему. Понятно, что долго, но разработка по вечерам после работы это, к сожалению, не то же самое, что работа в полный день. Зато в итоге удалось добиться всех поставленных целей: система работала, обеспечивая потребности предприятия в электронном документообороте, требовала для своего функционирования всего лишь сервера под управлением Windows, не требовала покупки дополнительных лицензий, клиентом мог служить любой ПК с практически любым браузером (даже с IE6). Было написано руководство пользователя (также встроенное в систему), руководство по внедрению системы, руководство по установке системы на сервер под управлением Windows Server 2003 и скрипты для автоматической установки (сценарий на основе BAT-файлов) и для Windows Server 2008 (и сценарий автоматической установки на основе PowerShell). Т.е. на самом деле получился продукт, который можно и нужно продвигать и продавать. В октябре 2010 года данное ПО было зарегистрировано в Росреестре под номером №2010617259. Потом был разработан и запущен сайт-визитка для продаж – http://vizier.net.ru, развернута демонстрационная версия для того, чтобы заказчик мог сам посмотреть систему.
Вскоре была осуществлена первая продажа – в ОАО «ЯРТИ» в г. Ярославль. Внедрение прошло без сучка и задоринки, заказчик системой остался удовлетворен, а пользователи не только не жаловались, а даже наоборот. Минус был ровно один – видимо, всё было настолько хорошо, что моя поддержка предприятию уже не требовалась – со всеми вопросами мог справиться свой собственный отдел ИТ. На данном предприятии система точно эксплуатировалась несколько лет, возможно, она и сейчас используется, я просто уже не в курсе.
Вот и всё
А дальше получилось так, как получилось. Я не стал заниматься дальнейшим продвижением и продажей системы электронного документооборота «Визирь». Хотя, казалось бы, вот оно – всё сделано, всё есть, только продавай и внедряй. Тут, конечно, можно было бы сослаться на личные обстоятельства – опять смена работы, переезд, семья, дети и т.д., но проблема скорее была психологическая – всех поставленных перед собой целей удалось добиться, а вот бросать работу и стабильный заработок, рисковать и добиваться чего-то в той сфере, в которой нет большого опыта – это уже другое. Шампанское пусть пьют другие. Возможно, это была ошибка, а может быть и нет. Данный проект занял заслуженное место в моём портфолио, как побочный эффект был неплохо освоен ASP.NET, что уже в свою очередь дало результат при разработке следующего проекта: Hattrick Portal – сайта по национальным и молодежным сборным командам, которым сейчас пользуются игроки – тренеры сборных всех стран, играющих в лучший футбольный онлайн-менеджер Hattrick. Это тоже уникальный опыт разработки и сопровождения собственного сайта, а также общения с многонациональной аудиторией по всему миру.
И всё-таки еще чуть-чуть
Поскриптум. Несмотря на то, что из меня не получилось удачного продавца системы электронного документооборота, всё-таки мне больше жаль того, что такой отличной системой пользуется всего одна компания. И я решил выложить в общий доступ дистрибутив системы электронного документооборота «Визирь» для бесплатного использования (в том числе и для коммерческих целей) Единственно, что в заголовке окна вместо названия организации будет написано — ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ. Заходите на сайт http://vizier.net.ru, читайте краткое описание, смотрите скриншоты, пробуйте тестовую версию, скачивайте, устанавливайте и эксплуатируйте на здоровье. Возможно, для кого-то это окажется отличным вариантом, а кого-то это натолкнет на поиск более продвинутой системы,
Комментарии (14)
newpavlov
11.03.2019 23:25+2<..>ЭЦП <..> это тупо технология ради технологии. Всё преимущество стойкого шифрования сливается в никуда обычными пользователями
Ага, заодно без ЭЦП любая редиска с доступом к серверу сможет понасоздовать любых документов любого авторства, а так же поменять содержание уже существующих. С ЭЦП же придётся побегать, выманивая пины и ключи с неилюзорным шансом быть пойманным, либо во время, либо постфактум, да и содержание документов уже так просто не поменяешь, особенно если они живут в дереве Меркла с другими связанными документами. Да, с культурой ИБ есть проблемы, но способы их решения существуют (вплоть до выписывания штрафов за нарушение правил или вознаграждений за успешное выманивание ключа) и нужно работать над улучшением культуры, а не оголтело отказываться от данной технологии.
Duke Автор
11.03.2019 23:51Да, всё правильно. Однако, как всегда это вопрос цены. Если цена «прорыва обороны» СЭД ощутима и превышает стоимость внедрения ЭЦП на предприятии — то да. Я не оголтело отказался от ЭЦП в свое время, а просто посчитал, что её поддержка будет в этой системе не нужна. Как я сказал, я пытался уменьшить стоимость внедрения и сопровождения. Сопровождение ЭЦП — достаточно дорогая вещь, сами ключи денег стоят, лицензии на тот же КриптоПро, центр сертификатов, перевыпуск сертификатов, организация всего этого добра… И 10 лет назад всё-таки была своя специфика :) ключи на дискетках, отсутствие нормальных вариантов работы с ЭЦП через браузер. Сейчас, на самом деле, всё гораздо проще стало и такую поддержку можно было бы добавить… но уже поздно, поезд всё-таки, видимо, ушёл.
wtpltd
12.03.2019 02:03+2Я протянул ему бутылку системы электронного документооборота «Визирь». Не выдержал и спросил:
— Слушай, что ты все время берешь эту систему электронного докуменооборота «Визирь»?
— Мне у них рекламная стратегия нравится, — усмехнулся Котя. — Представляешь, они писателям-фантастам предлагают упоминать в книжках систему электронного документооборота «Визирь».
— И что?
— Ну, если в книжке десять раз будет упомянута система электронного документооборота «Визирь», то автору выплачивают премию. Прикинь?
— Так просто? — восхитился я. — «Визирь», «Визирь», «Визирь» — и все?
— Десять раз подряд система электронного документооборота «Визирь», — подчеркнул Котя. — Не меньше.
— А что такое вообще система электронного документооборота «Визирь»? — спросил я.
— Система электронного документооборота «Визирь».
— Серьезно? То есть система электронного документооборота «Визирь» — это система электронного документооборота «Визирь»?
— Но ведь система электронного документооборота «Визирь» же!
Спорить я не стал.petuhov_k
12.03.2019 05:57Хочется верить, что поисковые машины уже научились детектировать эти попытки повысить релевантность и отправляют такие ссылки на самое дно самой последней страницы результатов поиска.
Duke Автор
12.03.2019 06:23-1Круто. Но вместе с названием статьи данное слово в тексте на нескольких страницах встречается 5 раз. Видимо, надо было один раз написать. А если это камень в сторону того, что про саму систему в статье рассказано мало — так я и не собирался этого делать. Ссылки на сайт и на документы приведены, там более подробно расписаны функции и возможности. Есть ссылка на демо-версию (она, конечно, обрезанная, но кнопки потыкать можно). Есть ссылки на инсталляционный пакет.
gennayo
12.03.2019 08:11СЭД без интеграции с остальными информационными системами предприятия почти бесполезна…
EvgeniyNuAfanasievich
12.03.2019 09:20ну с почтой это дело интегрировать пару раз плюнуть. (имхо)
С чем ещё это надо интегрировать по-вашему? А главное зачем, если например кроме АД, файловой помойки, почтовика и пары серверов БД и 1с больше и нет ничего на предприятии)gennayo
12.03.2019 09:26Если рассматривать СЭД исключительно как архив организационных документов, то да, незачем. Но в таком виде СЭД нужна достаточно небольшому числу предприятий. В моём же понимании для того, чтобы СЭД была реально полезна, она должна быть «хребтом» всех ИТ-систем предприятия.
EvgeniyNuAfanasievich
12.03.2019 10:15и всё же вы не ответил ни на один из моих вопросов. просто перефразировали то, что сказано было ранее.
gennayo
12.03.2019 10:45Тема весьма обширная, начинать надо с приведения к общему знаменателю определений и границ их применимости. К сожалению, возможность комментировать 1 раз в час не располагает, поэтому предлагаю считать, что я всего-лишь высказал своё субъективное мнение.
Duke Автор
12.03.2019 09:27Ну это сильное заявление. СЭД они очень разные. Одна, кстати, из основных ошибок при внедрении любой информационной системы — это желание охватить сразу все. Иногда напоминает мультфильм «Вовка в тридевятом царстве»: «А может вы за меня ещё и есть будете? — Ага!»
Для начала можно просто взять и задать себе вопрос — а что у нас с документами ОРД? Автоматизированно ли их ведение? Надо ли оно нам? Нужна ли нам интеграция приказов и распоряжений в другие ИС? А что у нас с договорами? А может в системе ERP нам только номер документа нужен, а посмотреть мы его и другой системе по ссылке можем? И т.д. Любая фича стоит денег, если они есть и можно их тратить на информационные системы без ограничений — это бесценно. Если нет — значит придётся выбирать — шашечки или ехать. Поэтому я и писал в статье, что для снижения стоимости разработки, внедрения и поддержки система будет «вот такой» а не «ВОТ ТАКОЙ» :)
Посмотрите, кстати, стоимость систем СЭД на рынке — добавьте стоимость внедрения и поддержки — какое предприятие это потянет? Разве что крупный холдинг. А эту систему может и средняя фирма использовать и крупная на пробу и на вырост взять. Да и просто поиграться и понять реальные хотелки, а не маркетологическую шелуху.
krote
12.03.2019 09:48А вы расскажите с чем интегрированы бумажки, которые народ на предприятиях печатает, носит на подпись, хранит, ксерит?
Я про себя скажу что внедрял подобную систему, тоже самописную, и хотя оно ни с чем особо не интегрировано, но мы получили экономию времени людей, которым не надо бегать носить эти бумажки, не надо их искать у кого они сейчас на подписи и следить чтобы оно не потерялось, не надо потом ксерить и разносить остальным заинтересованным лицам.
Вот когда у вас уже есть подобная система, можно думать о интеграции, посчитать что это даст, и стоит ли за это заплатить деньги тому кто это сделает. А если у вас все еще бумажки то о какой интеграции идет речь? Конечно это замечательно, если кто то способен внедрить все и сразу и в полном объеме, но все имеет свою цену. И я на своем опыте утверждаю что подобная система вовсе не бесполезна, а очень полезна, ведь преимуществ перед бумагой даже такая система дает много.
apple01
Я полностью поддерживаю ваше начинание, так что вопросы ниже рассматривайте как вопросы а не критику.
1- В 90-е годы во времена бурного развития IT и Интернета в России тема «Документооборот» была одной из самых популярных. Тем не менее для меня так и осталось загадкой что-же именно подразумевается под этим. Например, если предприятие вносит заказы, путевые листы, счета, расписания и и.д. в базу данных с разделением доступа и обязанностей, является ли это документооборотом?
2- Вы пишете: "… визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов" и "… сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п.". Вопрос: неужели это все, что может понадобиться среднестатистическому предприятию? Мне кажется это больше похоже на какой-то частный случай подходящий для спуска приказов по вертикали вниз.
Duke Автор
1. В целом «электронный документооборот» — это очень обширное понятие. Если на предприятии есть бумажный документооборот (принята определенная номенклатура дел, определены журналы регистрации), то когда мы его переводим в безбумажную (электронную) форму, то он как бы и становится электронным :) Банальный журнал регистрации корреспонденции в Excel — это уже какой-то зачаток электронного документооборота. Но это, конечно, сильно упрощенный и утрированный вариант.
2) Среднестатистическому предприятию — да. Данное приложение и рассчитано всё-таки (как и указано в статье) именно для организации электронного документооборота по приказам, распоряжениям, договорам, актам, технической документации и прочему. Здесь не рассматривается электронный документооборот по тем же финансовым документам (для этого есть другие информационные системы). Но всё-таки предприятию для осуществления своей деятельности необходимо всю номенклатуру дел аккуратно вести. Бегать с проектом договора безусловно прекрасно — это позволяет поддерживать себя в форме, встречаться с кучей людей, давать работу отделу ИТ, фирме у которой вы заказываете заправку картриджей и просто показывать свою нужность, но отнимает время и деньги. Добавляем электронное визирование — получаем экономию. Ни один документ не документ, пока подпись и печать на нём не стоит — можно, конечно, опять к секретарю очередь устроить, но если это автоматизировать — окажется, что и секретарь может распланировать свою работу и подчиненные будут меньше шляться у кабинета директора :) Подписали документ? Сам по себе он никому не нужен, его нужно распространить — т.е. нужна электронная рассылка. По электронной почте вручную рассылать — потеря времени, ошибки, надо автоматизировать процесс. Если документ нужно исполнять — значит нужен контроль исполнения и лучше если это будет опять же автоматизированный процесс, с ответственными, с началом и окончанием. Опять же документы должны быть доступны в электронном архиве, мало у кого есть желание рыться в бумажном. Всё это система Визирь обеспечивает.
По поводу дополнительных полей, то, на мой взгляд, надо всё-таки отталкиваться от конкретных нужд. Если у документа есть подробное описание, официальное его наименование на предприятии, есть раздел в номенклатуре, где он «хранится» — то что еще надо? Понятно, что можно еще чего-то выдумать, но пусть подобными вещами занимаются какие-то супер-пупер продвинутые системы с большим бюджетом и кучей разработчиков. Я лично видел как работают на предприятии крупные СЭД, и сам в них работал и немного сопровождал — ну вот не надо оно обычно 99% пользователей. Сложно настраиваемые маршруты — могут, например, используются для каких-то достаточно сложных визированиях, т.е. не все сразу визируют (и не все подряд), а некими очередями — ну опять же, на мой взгляд, параллельное визирование без очередей проще и достаточно в 90% случаев. Да, оно вынуждает согласующих лиц чаще смотреть документ, зато какие-то вещи могут открыться раньше и это сэкономит время на подготовку документа. В системе Визирь маршруты в основном задаются системой полномочий (по номенклатуре дел — «группы документов») и частично при помещении проекта документа в систему.