Как изменилась «удаленка» в 2021 году, после поправок в Трудовом кодексе – делимся нашим опытом. Как и многие в отрасли, мы остаемся на удаленке – для этого адаптировали к онлайну все процессы и взаимодействия в команде из 1000+ специалистов. Параллельно перестраиваем IT-офисы, вносим много изменений для будущей совместной работы. Рассмотрим правовой аспект и ответим на частые вопросы в статье, подготовленной нашей юридической службой.
До 2020 года лишь отдельные компании поддерживали дистанционную работу, но пандемия внесла свои коррективы и изменила подход к удаленке у бизнеса, специалистов и законодателей. Далее рассмотрим изменения в Трудовом кодексе, вступившие в силу 1 января 2021 года в части регулирования удаленной/дистанционной работы.
1) На какой максимальный срок могут принять или перевести на временную дистанционную работу?
Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работы дистанционно временно в течение срока, определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, но не превышающего шести месяцев (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).
2) Можно ли работать поочередно из дома и из офиса?
Можно, если трудовым договором или дополнительным соглашением предусмотрено чередование работы дистанционно и на стационарном рабочем месте (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).
3) Если сотрудник впервые заключает трудовой договор, то работодатель самостоятельно оформит трудовую книжку или дистанционному работнику необходимо ее приобретать и отправлять работодателю?
На сотрудников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года, работодатель сразу формирует электронные трудовые книжки, а трудовая книжка в бумажном виде не заводится (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ).
При отсутствии у новичков СНИЛС тем, кто работает удаленно, придется самим оформлять этот документ, если трудовой договор с ними заключают путем обмена электронными документами (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).
4) Можно ли отправить подписанную скан-копию трудового договора работодателю по электронной почте?
Нет, нельзя. Трудовой договор должен быть подписан либо на бумажном носителе собственноручной подписью в офисе работодателя, либо в электронном виде усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью (ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
Указанные выше правила относятся также к подписанию следующих документов:
дополнительные соглашения к трудовому договору;
договоры о материальной ответственности;
ученические договоры;
а также при внесении изменений в эти договоры и их расторжении (ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
Всеми остальными документами работник и работодатель могут обмениваться в иной форме, предусмотренной локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст.312.3 Трудового кодекса РФ).
5) Вправе ли работодатель требовать от дистанционного работника предоставления нотариально заверенных копий документов, которые уже были высланы ему при трудоустройстве по электронной почте (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка, документ об образовании и т.п)?
Да, вправе. По требованию работодателя лицо, поступающее на дистанционную работу, обязано представить ему нотариально заверенные копии документов, предоставляемых при трудоустройстве, на бумажном носителе (ст.312.2 Трудового кодекса РФ).
6) Вправе ли работодатель знакомить дистанционного работника с приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами через электронную почту?
Да, вправе если подобное ознакомление и взаимодействие между работником и работодателем предусмотрено локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
В таком локально нормативном акте, трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору должны быть прописаны все детали взаимодействия.
Более того, если взаимодействие через электронную почту закреплено документально, то и дистанционный работник вправе обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо другую информацию по электронной почте (ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
Вывод: необходимо внимательно знакомиться со всеми документами, принятыми у работодателя.
7) Как направить в адрес работодателя больничный лист для получения по нему оплаты?
Дистанционный работник направляет работодателю оригиналы больничных листов, оформленных на бумажном носителе, по почте заказным письмом с уведомлением либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа (ст. 312.3 Трудового кодекса РФ).
8) Может ли работодатель вызвать дистанционного сотрудника для работы в офисе?
Такая возможность может быть предусмотрена только в отношении работника, выполняющего работу удаленно временно, и только в случае, если условия и порядок вызова предусмотрены локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.4 Трудового кодекса РФ).
9) Должен ли работодатель обеспечивать дистанционного работника компьютером/ноутбуком и другим оборудованием?
Да, должен. Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ст. 312.6 Трудового кодекса РФ).
10) Если дистанционный работник привык к своему компьютеру/ноутбуку, может ли он работать на нем и отказаться от оборудования работодателя?
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое оборудование. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование оборудования, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Размер и порядок выплаты указанной компенсации может определяться в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору или в локально нормативном акте работодателя (ст.312.6 Трудового кодекса РФ).
11) Может ли работодатель направить дистанционного работника в командировку?
Да, такая возможность предусмотрена с 01.01.2021 года (ст. 312.6 Трудового кодекса РФ).
12) По каким основаниям может быть уволен дистанционный работник по инициативе работодателя?
Помимо оснований, ранее уже предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 71 и 81), появились новые основания расторжения трудового договора с дистанционным работником (ст. 312.8 Трудового кодекса РФ):
Первое — работник больше двух рабочих дней не отвечает на запросы руководителя.
Второе — работник переехал и по объективным причинам не может выполнять работу так же эффективно, как раньше. Расстаться по этому основанию можно только с тем сотрудником, которому удаленку оформили на неопределенный срок.
Иные основания увольнения дистанционного сотрудника по инициативе работодателя, прописанные в трудовом договоре, заключенном после 1 января 2021 года, будут считаться незаконными.
13) Если сотрудник не является дистанционным работником, вправе ли работодатель перевести его на удаленную работу без его согласия?
Вправе в случае наличия следующих обстоятельств (ст. 312.9 Трудового кодекса РФ):
Первое — в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части на период наличия указанных обстоятельств (случаев).
Второе — в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления на период действия такого решения.
При этом работодатель обязан издать и предоставить сотрудникам для ознакомления локальный нормативный акт, в котором указывается список сотрудников, переводимых на удаленку, причины и сроки перевода сотрудников на временную дистанционную работу, порядок обеспечения таких работников оборудованием или размер и порядок выплаты компенсации (в случае если работники используют свое оборудование), а также порядок организации труда временных дистанционных работников (ст. 312.9 Трудового кодекса РФ).
Подводя итоги
Из рассмотренных изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ, на наш взгляд стоит особо выделить право работодателя самостоятельно устанавливать те или иные способы и режимы взаимодействия с удаленными/дистанционными сотрудниками, предусматривать порядок организации их работы в локальных нормативных актах, что безусловно облегчит работу как работодателя, так и работника, который находится вне офиса.
При этом хотелось бы дать следующую рекомендацию специалистам, которые работают или планируют работать дистанционно: внимательно читайте не только трудовой договор (дополнительные соглашения к нему), но и все внутренние документы, с которыми вас знакомит работодатель, поскольку именно в них, скорее всего, прописаны основные условия вашей дальнейшей работы.
Спасибо за внимание! Надеемся, что материал был вам полезен.