Электронный документооборот давно доказал свою эффективность и удобство. Большая часть компаний уже переходит или перешла на обмен электронными документами со своими контрагентами.

В данной статье мы, как IT-компания с большим опытом в сфере автоматизации сервисного бизнеса и выездного обслуживания собрали основные методические материалы, разъяснения юристов и проект соглашения для перехода на электронные сервисные акты с бумажных для сервисных компаний.

Что вы узнаете из этого документа?

1. Легитимность подписи сотрудника на экране смартфона (ЦРП) и ее сравнение с рукописной подписью в бумажном сервисном акте;

2. Оценка снижения трудозатрат мобильного сервисного сотрудника при оформлении электронного акта вместо бумажного;

3. Расчет повышения эффективности работы сотрудников бэк-офиса (бухгалтерия, склад, финансовая служба) при переходе на электронные сервисные акты;

4. Механика получения конкурентных преимуществ в тендерах за счет использования электронных актов;

5. Разбор законодательства с юристом по теме электронных сервисных актов;

6. Проект юридически значимого соглашения для перехода на электронные сервисные акты с бумажных;

С кем не знаком – Андрей Балякин, CEO компании-разработчика российской FSM-платформы HubEx, которая помогает компаниям выстроить работу с мобильными сотрудниками, оцифровать выездное обслуживание и повышать свою производительность. 

Методическое пособие и шаблон документов для сервисных организаций

Для сервисных организаций документооборот по ежемесячным актам, договорам, УПД и счетам-фактуры составляет не более 10% от фактического документооборота, который существует в компаниях сервисной отрасли между подрядчиком и его заказчиками. Так что в реальной жизни только 10% документов получится подписать квалифицированной электронно-цифровой подписью и передать по каналам операторов электронного документооборота, таких как СБИС, СКБ Контур и др. Такую квалифицированную электронную подпись, требующую оформления в аккредитованном удостоверяющем центре,  не выдать каждому сотруднику на местах, который  принимает работы и  подписывает первичный акт. Это будет слишком дорого и сложно организационно. Одно дело оформить ЭЦП ключевым сотрудникам и директору, совсем другое - всем сотрудникам, принимающим работы у подрядчиков. Здесь нужно другое  решение и о нем мы расскажем в данной статье. 

Возвращаясь к проблеме: основную часть документооборота - более 90% от общего документооборота сервисных организаций - составляют сервисные акты. Еще их называют первичными актами выполненных работ или первичными сервисными актами. Эти акты подрядчику необходимы для того, чтобы подтвердить факт выполнения работ и отнести затраченные при ремонтах расходные материалы и запчасти на затраты компании. Заказчику же они нужны, чтобы подтвердить обоснованность расходов на выполнение ремонта или услуги. 

Вот для организации законного, безопасного с налоговой точки зрения и грамотного перехода на электронные сервисные акты с бумажных, мы и подготовили данный материал. Подписываются же такие документы — простой электронно-цифровой подписью. 

Что такое сервисный акт (первичный акт выполненных работ)?

Сервисный акт - это документ, который подписывает мастер или сервисный специалист с представителем заказчика по факту выполнения работ.

Форма такого акта не регламентируется законом, но обычно акт содержит следующую информацию: 

1. Информацию о подрядчике и заказчике

2. Результаты диагностики

3. Перечень выполненных работ

4. Перечень израсходованных материалов

5. ФИО ответственного за приемку работ представителя заказчика

6. ФИО исполнителя работ

7. Подпись представителя заказчика

Слева пример стандартного сервисного бумажного акта, а справа - электронного акта, оформленного через FSM-систему. Информацию в такой акт мобильный сотрудник  вносит через мобильное приложение.

Как вы видите, содержание обоих документов идентично. Разница лишь в том, что бумажный акт сотрудник заполняет на самокопирующемся бланке и подписывает у заказчика. Электронный документ заполняется через смартфон. 

В электронном акте заказчик расписывается на экране смартфона. Печать на таком акте не требуется, так как данный документ является промежуточным и наличие или отсутствие на нем печати регламентируется внутренними регламентами компании. С точки зрения закона - ФИО и подписи представителя заказчика, подтвердившего свои полномочия, более чем достаточно.

В мобильном приложении электронный сервисный акт может настраиваться

Один из вариантов акта приложен ниже:

Зачем переходить на электронные сервисные акты с бумажных? В чем эффект?

Если вкратце, переход на электронные сервисные акты с бумажных - важный этап автоматизации сервисной компании. 

Эффект выражается в значительном сокращении трудозатрат компании на организацию документооборота, повышении прозрачности учета и позволяет перейти от ручных процессов управления бизнесом к автоматизированным. 

Если рассмотреть детальнее, то эффект заключается в следующем: 

1. Ускорение процесса заполнения акта сервисным специалистом
   
   Переход на электронный сервисный акт позволит до 70% информации заполнять автоматически из заявки или базы данных системы: информация о заказчике, подрядчике и ФИО мастера, информация об объекте ремонта (адрес, название), описание неисправности и другие поля будут заполняться автоматически. Все, что останется заполнить сервисному специалисту - указать в смартфоне израсходованные материалы (если подключен склад - материалы можно выбрать прямо из списка), результат диагностики и перечень выполненных работ. Остальное система заполнит сама и сформирует акт автоматически. 

   Экономия -  от 5 до 20%* времени от выполнения каждой заявки. 
   * % зависит от сложности заявки и количества информации в акте.   

2. Снижение трудозатрат бухгалтерии, склада и других офисных сотрудников по оцифровке информации из бумажных актов и переносу ее в ИТ-системы компании
   
   Так как электронный сервисный акт, заполненный в смартфоне сервисным сотрудником, уже содержит электронную информацию в электронном виде, данные из него не придется вручную переносить в учетную и бухгалтерскую системы. Они автоматически загрузятся в ИТ-системы компании: израсходованные материалы и запчасти - в складскую систему, перечень выполненных работ - в учетную систему, а потраченное на работы время - в кадровую или бухгалтерскую систему организации.

   Сотрудники бэкофиса сэкономят около 6 минут на оцифровке каждого акта. При 3000 заявок это позволит высвободить до 2-х сотрудников из процесса:

   [3000 заявок]*[6мин]/[160 раб часов в месяц 1 сотрудника]/[60мин]=1,87 сотрудника

3. Равномерная нагрузка на бэкофис без авралов в конце месяца
   
   Все данные, после заполнения акта в смартфоне и подписания у заказчика, моментально попадут в ИТ-систему сервисной компании и смогут быть тут же обработаны бэкофисом. Не по окончании месяца и без ожидания доставки актов сотрудниками в офис. Все появится в офисе сразу же после выполнения заявки. Сотрудники офиса смогут обрабатывать акты, проверять работы и формировать документы для заказчиков, имея равномерную загрузку в течение месяца. 
   
   Такой подход позволяет снизить количество офисных сотрудников, обрабатывающих акты, до 30%.

4. Доверие клиента и победа в конкурсах (тендерах)
   
   У заказчика та же проблема, что и у подрядчика:  чтобы собрать аналитику ремонтов и вести хоть какой-то учет проблем, возникающих с оборудованием, ему придется также вручную оцифровывать бумажные акты на своей стороне. Поэтому, разрабатывая конкурсную документацию, все больше заказчиков требуют у подрядчика наличие ИТ-системы, позволяющей предоставлять электронные акты по форме заказчиков или заносить данные о выполненных работах напрямую в систему заказчика. Эти проблемы также решает наличие электронных актов и ИТ-системы управления сервисом у подрядчика, способной предоставлять электронные акты по форме подрядчика и выгружать данные о выполненных работах в системы заказчика по API.
   
   Переход на электронный акт  выгоден не только подрядчику, но и  заказчику работ. Все больше конкурсов требуют наличия у подрядчика системы, позволяющей формировать электронные акты по форме заказчика. 

Выше я перечислил далеко не все, но основные ценности от перехода на электронные акты с бумажных.

Теперь давайте рассмотрим, как законодательство регламентирует переход компаний на электронные сервисные акты и какие документы нужно подписать в компании, чтобы электронные сервисные акты были легитимны. 

Обоснование вывода, что электронный сервисный акт с подписью в смартфоне равносилен бумажному самокопирующемуся акту с подписью.

Комментарий юриста HubEx - Андрея Ермакова:

“Гражданское законодательство допускает использование графической подписи при совершении сделок (п.2 ст. 160 ГК РФ)(п. 2 ст. 160 ГК РФ). Несмотря на то, что согласно п. 3 ст. 2 п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым правоотношениям гражданское законодательство по общему правилу не применяется, Налоговый кодекс РФ не содержит определенных требований к документам, подтверждающим расходы налогоплательщика в целях налогового учета (абз. 4 п.1 ст. 252 НК РФ)(абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом из документов должно очевидно следовать то, что те или иные затраты фактически произведены.

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" ( далее - Закон № 63-ФЗ)).”

То есть сервисная компания может иметь первичные учетные документы в том числе в электронной форме.  Первичным учетным документом является документ, подтверждающий  выполненные работы и понесенные затраты (расходные материалы, запчасти и т.п.). Таким документом является электронный сервисный акт с простой электронной подписью заказчика, т.е. рукописной подписью на экране смартфона. Такая подпись равнозначна подписи на бумажном акте и это допускается законом.

Квалифицированной электронной подписи, которая оформляется в специализированных удостоверяющих центрах (ее еще называют ЭЦП), тут не требуется. 

Комментарий юриста HubEx - Андрея Ермакова: 

“В соответствии с  ч. 4 ст. 9ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в том числе подписи должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). 

Если говорить про определение электронной подписи, то вВ соответствии с ч. 2 ст. 5 ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью в том числе при условии, если она содержится в самом электронном документе (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).”

Таким образом, графическая подпись, установленная уполномоченным лицом собственноручно с помощью стилуса или пальца с использованием планшета/смартфона при подписании сервисного акта, обладает всеми признаками простой электронной подписи, что позволяет организации принимать документы с проставлением такой графической подписи в целях налогового учета. 

Кроме этого, указанная в законе информация означает, что кроме подписи на экране смартфона возможно подписание электронного акта и другим способом, также предусмотренным нашей FSM-системе.

Представитель заказчика может  подписывать электронный акт не только пальцем на экране смартфона, но и согласовав его через мобильное приложение заказчика.

Что необходимо подписать для легитимности перехода на электронный сервисный акт.

Важно: для применения графической подписи между хозяйствующими сторонами должно быть заключено юридически значимое соглашение, проект которого предлагаем вашему вниманию.

Если у вас остались юридические вопросы или вам необходима помощь в переходе на электронные сервисные акты - будем рады помочь.

Мы являемся разработчиками FSM-системы и наша команда внедрения накопила богатый опыт сотен компаний, автоматизировавших свой бизнес за счет перехода на работу в единой FSM-системе управления сервисной организацией.

Андрей Балякин

CEO проекта HUBEX - российской ИТ-платформы управления мобильными сотрудниками и автоматизации сервисных процессов