Кейс реальной автоматизации.
О компании
Компания «ВХМ24» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования Заказчика.
«ВХМ24» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставки оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов страны. Компания участвуют в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.
Толчок для старта автоматизации
Руководители компании «ВХМ24» обратились к нам с запросом минимизировать работу с бумажными носителями, сократить ручной труд сотрудников.
На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов.
В остальном учёт вёлся на бумаге и в Excel, часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего, сотрудники начали допускать ошибки в некоторых бизнес-процессах.
Не видели остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе, что негативно отражалось на скорости работы.
Отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателя и заказов поставщиков.
Главная цель проекта: Сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и документов оплаты, за счёт автоматизации оперативного учёта.
Исследование бизнес-процессов компании.
Прежде, чем приступить к внедрению инструментов автоматизации, мы провели обследование бизнеса, выявили «слабые» места в бизнес-процессах, так же произвели оценку сквозного процесса продажи от обращения клиента до доставки клиенту по критериям затрат времени и стоимости процесса. Минимальная стоимость данного процесса обходилась компании 205 019 руб. в месяц.
Бизнес-процессы предприятия описали в моделе AS IS (как есть сейчас).
Несколько примеров проблемных ситуаций:
Пример 1:
Уже на этом этапе видим, что в процессе менеджер использовал несколько информационных ресурсов — необходимо было уходить от такого подхода. Данные хранились на различных информационных носителях, они разрознены и не связаны между собой, что вело к увеличению затрачиваемого времени менеджера на заполнение каждого из файлов.
Пример 2:
Менеджер вручную готовит бланки в работу и физически относит в цех, что тоже занимает время.
Пример 3:
Начальник производства вручную сортировал бланки, анализировал каждый распечатанный счёт на наличие готовых чертежей на продукцию.
Вся информация хранилась на бумажных носителях.
Ход проекта
Мы внедрили информационную базу «1С: УНФ 8» и подключили к работе в системе 15 сотрудников, так же комплексно поменяли бизнес‑процессы, которые описали в модуле TO BE (как должно быть).
Процесс внедрения систем автоматизации мы выполняли пошагово:
Шаг 1. Настройка нормативно-справочной информации
На этом этапе мы настроили справочник. Всю номенклатуру разбили по категориям. Сотрудник выбирает необходимую категорию в журнале и видит все относящиеся к ней позиции.
Так как поступают нестандартные заказы, у сотрудников должна быть возможность создать позицию по своим параметрам, но структура формирования наименования позиции для каждой категории должны быть едина, это необходимо для удобства дальнейшего использования, и так исключается вероятность пропустить какой‑либо важный параметр позиции, например мощность изделия.
Для каждой категории номенклатуры есть свой набор свойств. Были настроены поля для каждой категории, которые являются обязательными при создании номенклатуры.
В случае если нужного товара нет на складе, а клиент не хочет ждать. И так же можно предлагать клиенту сопутствующие товары.
Шаг 2. Ввод начальных остатков
Вносим в систему остатки по товарам, остатки расчётов с контрагентами и остатки денежных средств. С этого момента сотрудники могут видеть данные в режиме реального времени.
Шаг 3. Автоматизация процесса продаж
Ранее сотрудник отдела продаж обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные.
Это занимало время, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок.
После автоматизации ситуация поменялась, менеджер все данные ведёт в одной системе, от формирования заказа до полной отгрузки.
Сотрудники других отделов также видят ситуацию по заказам. На каждом этапе заказ имеет свой статус.
Шаг 4. Автоматизация процесса закупок
Заказ поставщику так же формируется из 1С.
Благодаря тому, что мы видим свободные остатки на складе, резервируем в заказ, то что есть на складе, а недостающие позиции заказываем поставщику.
Появилась возможность отслеживать ценообразование от поставщика, сроки поставок, обеспечения заказов.
Шаг 5. Автоматизация работы склада
Совместно с сотрудниками компании мы провели инвентаризацию склада, внесли актуальные остатки в базу.
Шаг 6. Автоматизация производства
На данном этапе бизнес‑процесса мы упростили работу сотрудникам отдела производства.
На ежедневной основе начальник производства смотрит в 1С, какие позиции необходимо изготовить и формирует Заказ на производство.
После изготовления необходимых позиций, данные вносятся в программу. Заказ на производство меняет статус на ЗАВЕРШЕН.
Шаг 7. Учёт финансов
Все денежные операции проходят через программу 1С. По сформированным отчётам можно отследить сколько денежных средств поступило, сколько было расходов, остатки по денежным средствам.
Шаг 8. Обучение персонала
По завершении внедрения системы мы обучили персонал и провели проверку по чек-листам. Очень важно, чтобы после внедрения новшеств, все сотрудники понимали, для чего изменили прежний уклад их работы.
Результаты
Сейчас каждый бизнес-процесс компании проходит в «1С: УНФ 8». База рассчитана на 15 человек. Мы добились поставленных целей:
Сотрудники видят актуальную информацию по заказам, свободным остаткам, денежным средствам в режиме текущего времени;
Минимизирован ручной труд, данные хранятся в электроном виде, не нужно заполнять бумаги;
Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.
Комментарии (9)
buratino
00.00.0000 00:00+2Как автоматизация на базе «1С УНФ» помогла сократить расходы на производство в 4 раза
Заявлено сокращение в 4 раза сокращение на производство.
В итоге
- Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.
при этом на первой фоте вероятно лежит железа на большую сумму
Robastik
00.00.0000 00:00+1- Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.
Где эти наэкономленные деньги? Сократили зарплаты на эту сумму?
- Минимизирован ручной труд, данные хранятся в электроном виде, не нужно заполнять бумаги;
В электронном виде данные сами заполняются, руки не нужны стали?
- Сотрудники видят актуальную информацию по заказам, свободным остаткам, денежным средствам в режиме текущего времени;
Вы перевоспитали 15 человек, которые привыкли общаться лично? И все 15 человек никогда не забывают записать в комп то, что раньше никогда не записывалось?
Мы добились поставленных целей
Вы → добились. А что стало с предприятием через год?
economist75
00.00.0000 00:00+2Порядок лучше беспорядка, молодцы что сделали этот шаг. Коробочный продут "УНФ" у 1C получилась вменяемый и легкий. Но эффективность внедрения так считать не совсем верно. Если удалось сэкономить человеко-часы - этот ресурс должен сразу начать приносить другой доход.
Для честного расчета ROI в IT требуется большой и сложный анализ, включающий многолетний BI, вычитание сезонностей, трендов, исключение отраслевой инфляции, пересчет в твердую валюту, оценку бизнес-процессов, восстановление учета (потому что бардак везде, даже у образцовых фирм). Это настолько трудоемко, что прецедентов в РФ не было (или я не знаю). Но главное - это никому не нужно, ведь под конец все устали от перехода (вне зависимости от успешности внедрения). Верю Gartner, в то что 40% внедрений ERP-подобных систем де-факто "не взлетают". А с такой вероятностью неудачи, стратегия ничего не менять - тоже имеет право быть выбранной, до лучших времен.
Хорошая автоматизация в одиночку редко дает рост выручки и снижение затрат даже на единицы процентов, изменения скорее качественные. Вот их измерить можно, причем даже косвенно по росту ЗП и текучке персонала. Например, рост ЗП у спецалистов, работающих в УНФ после внедрения составил 1,5 - отлично, внедрение success.
Dynasaur
00.00.0000 00:00Главная цель проекта: Сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и документов оплаты, за счёт автоматизации оперативного учёта.
Основные материальные выгоды при внедрении ERP лежат вовсе не в экономии на времени сотрудников. Это тоже хорошо, но как ни цинично, рабсила достаточно дёшева (и не только у нас).
А выгод очень много и они следующие:
Снабжение:
Оптимизация запасов, высвобождение омертвлённого в запасах капитала
Оптимизаиця закупок (не покупаем лшнего)
Лучшие договорные условия с поставщиками (лучше видим потребность и можем лучше договариваться о скидках)
Снижение воровства за счёт прозрачности
-
Снижение потерь при хранении/перевозках опять же за счёт прозрачности
Производство:
Снижение простоев за счёт лучшего планирования, лучшего обеспечения сырьём и материалами, запчастями, лучшего управления ремонтами, лучшего управления рабочей силой
-
Снижение производственных издержек за счёт повышения ритмичности
Качество:
-
Повышение качества продукции за счёт контроля сырья, техпроцесса, оборудования (а качество даёт возможность продавать дороже)
Финансы, Сбыт, Персонал - аналогично, можно продолжать.
Отдача на самом деле очень большая, на этом фоне экономия труда нескольких работников просто теряется
SanyaZ7
Вы не написали про стоимость такой автоматизации, но произведём самый простой расчёт, например, стоимость лицензий 15 мест: 17400+6300*14=105600руб, это без стоимости внедрения. Уже получается не сказать чтобы дёшево за формы ввода и печатные формы при наличии относительно несложных альтернатив, например, веб и qt. Да и сэкономленные часы сотрудников, помноженные на часовую ставку, не равны экономии фонда оплаты труда.
acyp
Ну, с ключами не совсем корректно посчитано. Комплект УНФ на 5 пользователей (31800) + ключ на 10 (41400) = 73200. Но даже в Ваших цифрах и вместе с внедрением подход ТС отбивается за пару месяцев. Ибо 205-56=149 (грубо). А это и возможность увеличения количества обработанных заказов, что прямо влияет на ФОТ не в смысле уменьшения, а в смысле увеличения эффективности. При одной и той же ЗП оператор обрабатывает не 3 заказа, а 6 (условно). Понятно, что это работает только при наличии такого количества покупателей. Но как показывает практика, заказчики на автоматизацию соглашаются тогда, когда у них есть очередь (чаще всего).
От веба и qt предложенный вариант отличается тем, что это готовое тиражируемое решение, поддерживаемое фирмой-производителем, а не "индпошив".
Как пример: молочники, живущие на 1с7.7 и заплатившие за только "маркировку" сумму, сопоставимую с тремя годами на ИТС-Проф. И это при том, что "маркировка" развивается и будут еще изменения. В типовом продукте обновления "прилетают автоматом" при наличии ИТС-Техно (дешевле ПРОФ).
onegreyonewhite
Справедливости ради надо учесть ещё стоимость сервера 1С (15 пользователей это уже не файловый вариант), подписку ИТС для обновлений и возможно лицензии ОС и БД (очень сомневаюсь что интегратор воткнул linux+pg). Добавим туда стоимость поддержки всего этого или стоимость одного админа.
Самопис конечно не вариант, потому что поддержка там золотая будет. Я просто к тому, что экономия сомнительная. Поэтому автоматизация это не про экономию, а, как вы сказали, увеличение пропускной способности и уменьшение рисков человеческого фактора. Я бы добавил, что без этого сложно заниматься оптимизацией, потому что не видно узких мест.
Но посыл в статье и правда кривой, что мол мы начали экономить деньги, при этом ни слова про увеличение других статей расходов. По сути то на то и поменяли, просто процессы стали прозрачнее и качественнее.
acyp
Конечно есть официальные рекомендации 1с о сервере после 10ти пользователей. Но в практике для УНФ, Розницы, БП, ЗУП с пользователями до 25ти чаще вопрос решается SSD (RAID0) + оперативка + IIS. Для 15 УНФ хватит SOHO-сервера (мощный комп с ССД) и регулярным (где-то раз в год) сворачиванием базы. Историю смотреть в базах "только для чтения". Не сильно комфортно, но рабоче, т.к. история нужна в основном аналитикам. Это в любом случае дешевле 1С-сервера и SQL.
Но и с SQL-вариантом там окупаемость в пределах допустимого. Другое дело, что собственнику это серьезные капитальные разовые затраты... Но тут уже дело хозяйское.
Все верно, очень часто, когда собственник увидев первые улучшения (а они самые заметные) "дает добро" на дальнейшую оптимизацию, т.к. высветились другие узкие места.
apxi
Приведите пожалуйста пример продукта на qt покрывающий такой же функционал хотя бы как у УНФ. И да, 1С умеет и в веб и еще на мобилке работать и стоимость поддержки будет намного дешевле.