За годы работы менеджером, я столкнулся с большим количеством различных инструментов для ведения проектов и команд. 

Каждый раз, когда я натыкался на статьи про стек для менеджеров, всегда видел большой список инструментов:

• Несколько сервисов для планирования и мониторинга задач;

• Сервисы для построения схем (процессы, пользовательские пути, структура миграции данных и т. д.);

• Трекеры времени;

• Сервисы по аналитике;

• Инструменты для составления списков.

Это хорошие статьи, где описаны различные сервисы, их плюсы и минусы, тарифы и тд. Однако они не предлагают системы для организации работы менеджера. 

Поэтому я загорелся идеей сделать систему, которая облегчит работу.

Это должен быть дополнительный инструмент, который используется независимо от проекта. 

Как я подошел к идее?

Большая часть работы менеджера связана с несколькими вещами:

1. Коммуникация;

2. Обработка информации (составление отчетов и другой документации);

3. Анализ метрик проекта/продукта;

4. Генерация идей; 

5. Планирование работ;

6. Организация процессов.

Конечно, это не все задачи, над которыми он работает (многое зависит от специфики проекта), но для старта я решил сосредоточиться на них.

Сейчас уже существует много инструментов для менеджера, поэтому я решил не изобретать велосипед, а выбрать стек и придумать структуру.

Какой стек я выбрал?

Я выставил несколько требований:

1. Независимость от проекта. Систему можно интегрировать в процессы, чтобы это не мешало уже работающему проекту;

2. Кроссплатформенность. Менеджеру иногда приходится работать на бегу, поэтому должна быть возможность использовать систему на компьютере и телефоне;

3. Бесплатный режим. В первой версии проекта, я хотел дать возможность пользоваться системой бесплатно, чтобы каждый мог ее опробовать;

4. Возможность экспортировать информацию. Для отправки отчетов должна быть возможность экспортировать ее в привычный для всех формат (pdf, word, excel и тд);

5. Адаптируемость. Проекты бывают очень разные и должна быть возможность легко менять структуру под свои нужды;

6. Подключение других людей. Возможность дать просмотр информации другим участникам проекта.

Для MVP я решил выбрать два инструмента - Notion и Figma.

Что дает Notion:

• Возможность удобно структурировать информацию;

• Экспортировать ее из системы;

• Генерировать шаблоны для отчетов;

• Вести план по сотрудникам; 

• Кроссплатформенность;

• Организовывать базу знаний. 

Что дает Figma:

• Возможность создавать шаблоны для удобного построения схем;

• Возможность красиво и удобно оформлять идеи; 

• Возможность экспорта в удобные форматы (PDF, jpeg, png). 

Оба инструмента дают большой функционал в бесплатной версии.

Как облегчается жизнь менеджера?

Введение в проект

Для начала я выстроил в Notion структуру, чтобы менеджер, погружаясь в проект, мог удобно собирать информацию.

Я собрал несколько страниц с основными вопросами, которые должен задать менеджер разным отделам, чтобы получить общее видение проекта/продукта.

Помимо ответов на вопросы, также есть возможность отдельно собрать информацию о команде и инструментах, которые используются. 

Менеджмент

Для организации процессов сделал шаблон в Figma, с помощью которого можно удобно и быстро построить схемы процессов.

А также организовал раздел "Процессы и менеджмент" в Notion, где будут находиться ссылки на все процессы, а также раздел "Проблемные точки", где фиксируются текущие проблемы в проекте/продукте. 

Планирование

Раздел “Цели и задачи” сделан для мониторинга и планирования. Там описывается текущий фокус компании и отделов, а также есть возможность вести верхнеуровневый роадмап и фиксировать задачи.

Идеи

Я собрал отдельный шаблон, чтобы было удобно описывать идею, на что она повлияет и пути реализации. Также там можно фиксировать результат, чтобы вести архив. 

Заметки

Мне постоянно приходится в моменте фиксировать разную информацию. Я сделал раздел для быстрых заметок, чтобы не путаться в полотне мелких записей.

Отчетность

На встречах менеджеру часто нужно фиксировать основные моменты. Для этого есть таблица, где можно удобно фиксировать резюме встреч. 

Для отчета о работе я сделал шаблон, который можно быстро сгенерировать через кнопку, внести туда основную информацию и послать руководству.

База знаний

Отдельным моментом, который не привязан к конкретному проекту, я сделал базу знаний.

Здесь фиксируются разные знания об инструментах и рабочих кейсах, интересные статьи и исследования, а также контакты людей, для поддержания коммуникации. 

Ее можно постоянно актуализировать в самом шаблоне и переносить из проекта в проект.

Что дальше?

Пока что это первая версия системы. 

В дальнейшем я планирую: 

• Больше автоматизировать систему;

• Сделать мониторинг загруженности команды; 

• Создать шаблоны для разного рода отчетностей; 

• Организовать систему финансового мониторинга, аналитики и тд;

• Также буду дополнять шаблоны в Figma для описания процессов.

Буду рад, если вы накидаете в комментариях разных идей для улучшения системы. 

Пользуйтесь системой:)

Скачивайте шаблоны:

• Notion

• Figma

Если интересно общаться дальше

Мне как менеджеру, да и просто человеку в обществе интересно изучать коммуникацию и поведение людей. 

Я веду канал, где фиксирую свои рассуждения и опыт на эти темы.

Присоединяйся https://t.me/like_a_bat :)