Привет! Я Женя, CPO в корпоративном мессенджере Compass. Было бы круто управлять временем, как в старенькой TimeShift, в которой я зависал в 2008 году, но нет. Зато можно поностальгировать от скриншота.

Сегодня расскажу о своём подходе к планированию и тайм-менеджменту, который помогает не выгорать и справляться со всеми рабочими задачами.

Путь к нему оказался трудным и полным ошибок. До того, как я пришел к подходу, я попробовал несколько популярных методик контроля времени и внимания — ни одна не помогла, а иногда даже фрустрировали.

Поэтому мне пришлось подтянуть теорию и найти свое удобное решение.

Что влияет на уровень комфорта при планировании

Я начал исследования с теории — решил посмотреть, какие механизмы лежат в основе консистентного, а главное, успешного планирования. Нашел два важных аспекта.

Дофаминовый цикл

Дофамин — нейромедиатор мотивации. Он вырабатывается, когда вы ожидаете награды за то, что делаете. Например, участвуете в полумарафоне, в котором стремитесь побить личный рекорд времени. Или завершаете важную задачу, после которой можете позволить себе кружку кофе с вкусным десертом.

Когда вы достигаете поставленной цели и получаете вознаграждение, испытываете удовольствие и удовлетворение. Благодаря этому действия хочется повторять снова. Так формируется дофаминовый цикл, действие которого подробно изучал Вольфрам Шульц, профессор нейробиологии Кембриджского университета.

Вот как выглядит этот цикл:

мотивация — вознаграждение — подкрепление

Достаточно просто. Однако составляющие этого цикла формируются путем выделения нейромедиатора по двум дофаминовым путям головного мозга:

• мезокортикальному — связывает нейроны вентральной области покрышки (ВОП) с прилежащим ядром и префронтальной корой. Этот путь отвечает за мотивацию и эмоциональные реакции человека: смех, страх, агрессию и т. д.

• мезолимбическому — проходит от нейронов черной субстанции к вентральной области покрышки, а от нее в лобную кору и гипоталамус. Этот путь отвечает за чувство удовольствия, желания и награды.

Многократное повторение дофаминового цикла приводит к формированию привычек. То есть, теоретически, его можно использовать для повышения продуктивности — нужно определить цель, которую вы хотите достичь, и связать ее с желаемой, значимой наградой. А затем запастись терпением и выполнить задачу.

Я пишу «запастись терпением», потому что часто возникает соблазн выбросить из цепочки действий задачу и сразу перейти к призу. Но этот путь ведет в никуда. Чтобы закрепить паттерн поведения, необходимо четко соблюдать последовательность — и не допускать срывов.

Часто бывает и так, что человек не испытывает мотивации и желания что-либо делать, не может сконцентрироваться на задачах. Из такого состояния очень трудно запустить дофаминовый цикл. Поэтому человеку необходимо «подзарядиться» — то есть вызвать продолжительный дофаминовый всплеск. Вот несколько вариантов, как это сделать:

• Выспаться. Сон на протяжении 7–9 часов в сутки регулирует выработку дофамина. При этом важно не только спать обозначенное количество часов, но делать это регулярно и ложиться в одно время, чтобы откалибровать другие циклы в организме. Например, выработку мелатонина — гормона-регулятора циркадных ритмов.

• Послушать музыку. Доказано, что музыка способствует выработке дофамина. Мурашки от прослушивания Linkin Park, Metallica или Queen — тот самый эффект.

• Вкусно поесть. И не просто шаурмы или сладкого эклера, а пищи, богатой тирозином. Из этой аминокислоты синтезируется дофамин. Ее много в бобах, яйцах, арахисе, молочных продуктах, мясе и рыбе.

• Потренироваться. Регулярная физическая активность стимулирует выработку дофамина — приятно чувствовать себя подвижным и способным показать спортивный результат.

• Сходить на массаж. Он позволяет снизить концентрацию кортизола и повысить выработку дофамина. А еще поможет расслабить мышцы после физической нагрузки.

Чтобы повысить уровень дофамина, уделите внимание себе. А как только будете чувствовать себя в порядке, сможете приступить к рабочим задачам.

Хроносные и кайросные задачи

Разделение пришло из тайм-менеджмента. Согласно ему, задачи различаются по отношению ко времени и приоритетам:

• Хроносные — подчинены конкретному времени, срокам или расписанию. Их нужно выполнить в определенные временные рамки, к конкретному дедлайну. Например, сдать аналитический отчет о привлечении пользователей на платформу до среды. Или подключиться к летучке в Zoom в 10:00.

• Кайросные — требуют выполнения, когда появляется такая возможность. Они не зависят от конкретного времени, но для их завершения нужно выбрать правильный момент. Например, совещание с руководством, чтобы представить идею улучшения стратегии развития компании.

Хроносные задачи можно планировать заранее, а кайросные — только примерно, в общих чертах. Они требуют гибкости и решимости использовать первую же удобную возможность — иначе велика вероятность, что вам не удастся закрыть их.

Почему мне не подошли готовые методики управления временем

Изучив теорию, я решил опробовать несколько техник планирования работы: Pomodoro и Time Blocking. Обнаружил в них несколько критичных для меня недостатков.

Pomodoro

По правилам техники, задачи нужно делить на интервалы. Классический способ разделения: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

С точки зрения дофаминового подкрепления метод должен был работать, как надо. Концентрируешься на задаче → выполняешь ее в течение 25 минут → получаешь вознаграждение в виде пятиминутной паузы, которую можно заполнить приятным делом. На практике шаг выполнения задачи оказался слишком маленьким. Частые переключения выматывали так, что концентрироваться на задачах становилось очень тяжело.

Я пробовал увеличивать интервал — сначала до 35 минут, затем до 45. Но вскоре обнаружил, что время отдыха стало непропорционально коротким, терялось ощущение награды. Тогда я увеличил и его — но шаг отдыха в 10 минут действовал скорее демотивирующе, чем подкрепляюще. А еще любая задержка по задаче или срыв графика оборачивалась фрустрацией и потерей контроля над задачами.

Time Blocking

Методика, в которой построение рабочего плана идет по принципу «один блок — одна задача». В теории это звучало удобно: выгружаешь все задачи в календарь и концентрируешься на одной за раз. На деле у Time Blocking тоже оказалось много недостатков.

Во-первых, метод не учитывает разделение на хроносные и кайросные задачи. Жесткое планирование игнорирует тот факт, что некоторые дела требуют гибкости и выполнения в удачный момент, а не по расписанию.

Во-вторых, метод утомляет постоянным переносом задач. Как только что-то идет не по плану, приходится двигать весь график — это стрессово и неприятно.

Какую систему планирования я выбрал в итоге

Взял за основу Time Blocking, но ограничил количество задач. Я планирую в день 4–6 дел и выделяю на каждую минимум час, максимум — два. В это время я полностью сосредоточен на задаче и не отвлекаюсь — даже если рядом начнется бразильский карнавал, не сдвинусь с места.

Такой метод постановки задач также похож на Pomodoro, но с одной важной оговоркой: сессия заканчивается, когда задача завершена, а не через 25 минут и сигнал будильника. Это позволяет удерживать фокус до конца работы, не прерываясь в момент усиленного погружения в процесс.

Когда я заканчиваю задачу, делаю паузу на 15–20 минут, чтобы расслабиться, выпить воды или переключиться на лайтовые задачи — например, на разбор входящих на почте.

Вот какие еще аспекты я учел в системе планирования.

Грамотную декомпозицию задач

При внедрении Time Blocking было сложно с ходу оценить время на задачу. Выделенные блоки часто оказывались слишком короткими или слишком длинными. Из-за этого возникали авралы или поводы для прокрастинации.

Я решил эту проблему с помощью дерева целей — это простой инструмент декомпозиции больших задач и проектов на мелкие сущности. Для его построения рекомендуют использовать программы типа Freemind или MindNote — они позволяют создавать майндкарты. Но в целом подойдет любой органайзер или редактор, в котором можно рисовать схемы. Например, LeaderTask или app.diagrams.net.

Декомпозицию я провожу так:

1. Выбираю задачу. На этом этапе не обязательно формулировать ее четко, с дедлайнами — достаточно общего описания. Например, «Написать статью для Хабра о планировании» — вполне рабочая цель.

2. Задаю вопрос: что нужно сделать, чтобы выполнить эту задачу? Ответы на него будут задачами второго порядка.

3. Беру каждую из задач второго порядка и задаю к ней тот же вопрос. Ответы заношу в задачи третьего порядка.

4. Повторяю этот процесс до тех пор, пока не разложу все пункты на элементарные шаги.

В итоге получаю схему следующего вида:

Дальше остается оценить время, за которое я смогу закрыть элементарные задачи. Обычно на них уходит от 15 минут до двух часов. Как только я прохожу этот шаг, тут же заношу ближайшие цели в календарь — и формулирую их по системе SMART.

Часовой буфер

Time Blocking — жесткая схема, и менять ее на ходу сложно. В день помещается 4–6 задач, и если появляется что-то срочное, добавлять уже некуда. Поэтому я оставляю себе час свободного времени как резерв. Если появляется неотложное дело, я использую этот буфер, сдвигая остальные задачи. Так мне удается не откладывать ничего на следующий день.

Ограничение на встречи и созвоны

Встречи забирают много энергии, и после них сложно сразу вернуться к продуктивной работе. К тому же они редко дают немедленный результат — это больше подготовка, чем сама работа. Я ограничил встречи двумя часовыми или тремя 45-минутными слотами в день. После каждой встречи даю себе 20–30 минут на восстановление. В это время могу заняться мелкими делами, например ответить на сообщения в рабочем мессенджере.

Чередование задач по уровню энергозатратности

Выполнять подряд две сложные задачи сложно — обычно на них не хватает энергии. Поэтому я начинаю с приоритетного дела, после него делаю перерыв 10–15 минут, а затем переключаюсь на что-то менее затратное.

Примерная схема работы выглядит так: два часа занимаюсь крупной задачей, отдыхаю, а потом выполняю 2–3 небольших задания. После этого делаю очередной перерыв и перехожу к следующей важной задаче.

Такой подход помогает мне лучше распределять энергию и поддерживать мотивацию на протяжении всего дня.

Заключение

Мой опыт использования известных схем планирования и тайм-менеджмента показал, что нет идеального готового решения. Его нужно создавать для себя самостоятельно, комбинируя детали и принципы разных подходов — или вводя что-то новое.

А какие инструменты планирования используете вы? Поделитесь опытом в комментариях — соберем в треде полезные советы и мнения, которые могут пригодиться.