Нужно ли управлять временем?

Если вы никогда не задавались этим вопросом, то вы наверняка имеете проблемы с организацией рабочего процесса.

Когда работаешь в сфере IT нужно непременно знать как правильно ставить задачи, в какой последовательности их выполнять, кому и что можно перепоручить, а что следует отложить, все это касается не только тим-лидеров, но и каждого сотрудника, который сам должен уметь разобраться в том ворохе задач которые ему поставил руководитель. Ведь правильная организация рабочего времени это безусловный показатель результативности.

Чем выше эффективность использования рабочего времени, тем быстрее и качественнее можно выполнить любой проект. Как мы знаем время деньги, а сэкономленное время это заработанные деньги для компании и соответственно для себя. Если вы менеджер или только целитесь в руководители, то надеюсь я вас убедил почему одно из главнейших качеств руководителя это умение управлять своим временем и временем всего отдела.

Скорей всего некоторые из вас неосознанно применяют некоторые принципы на практике в каком либо объеме, или уже начали использовать инструменты для управления временем. Но то что казалось бы так очевидно, на самом деле не так уж и просто.

Давайте разберемся с терминами и инструментами

Время можно ощущать на себе только когда вы ставите некие точки отсчета, и когда оно измеряется отрезками.

Одним из важнейших терминов является капитал времени, это всё то время, которое нам доступно для выполнения будущих задач, т.е. это своего рода обратный отсчёт, и необходимо понимать что оно ограничено.

Вторым таким термином будет бюджетирование времени, т.е. выделение отрезка времени на выполнение какой-либо задачи.

Дэвид Аллен является пионером в области тайм менеджмента, и он в своей книге “Getting things done” ввёл одноименный термин GTD (доводи свои задачи до конца).

Основным тезисом этой книги является то, что все поступающие к вам дела нужно регистрировать, все – это значит все без остатка. Выполнять задачи можно позже, но регистрировать их нужно сразу как они появились. После того как у вас образовалась «свалка» таких задач, необходимо начать их решать.

Для этого нужно сделать следующие шаги

• Выбери. Необходимо определить всё, что вы должны сделать.
• Проанализируй. Для каждой задачи необходимо определить какой будет следующий шаг. Если на выполнение задачи требуется не более пары минут – то лучше сделать сразу. Для более продолжительных задач необходимо определить адекватное время решения этой задачи, либо делегировать ее, если это возможно.
• Организуй. Все важные встречи необходимо фиксировать в календаре. Все остальные задачи перенесите в список задач на будущее. Наименее срочные задачи нужно хранить в списке «когда-нибудь сделаю».
• Проводи ревью. Ежедневно нужно просматривать список задач и календарь. Еженедельно нужно просматривать список проектов, будущих дел и делегированных задач.
• Сделай. Выполните задачу учитывая её время, важность, а также затраченную энергию.
• Отдохни. Всё, что не было сделано – всплывет на следующем ревью.

И теперь хочется перейти к инструментам регистрации задач. Самое главное, что нужно запомнить – голова не является таким инструментом. И на данный момент на рынке представлено множество предложений таск менеджеров и календарей (не буду ничего рекламировать), каждый может для себя решить сам, на крайний случай можно пользоваться ежедневником.

Одним из инструментов определения типа задач — является матрица Эйзенхауэра

А) Срочные и важные дела. Это неотложные проблемы, критические ситуации и т.п. Если здесь начали появляться задачи, это скорее всего значит, что вы в других квадрантах что-то не доглядели. Ситуацию упустили из-под контроля, либо из-за лени, либо из-за недальновидности. Естественно если постоянно решать подобные задачи, можно очень быстро перегореть. И всё ваше свободное время будет занимать тактические задачи, а над стратегией уже не будет времени подумать.

Б) Важные, но несрочные. В нём будут стоять наиболее перспективные и постоянные задачи, их профилактика, укрепление связей и отношений, новые возможности. Если большая часть ваших задач находятся в этом квадранте, то это означает, что вы находитесь на правильном пути. Находясь в нём, вы формируете в себе хорошие привычки, планомерность решения задач, эффективность, и конечно со временем лучше видите перспективу и целесообразность решения разного рода задач.

В) Срочные, но неважные задачи. Они вас отвлекают от основных дел, это те самые неожиданные поручения, которые вам подкидывают на работе. И мешают сосредоточится на важных целях. Обычно это делегированные активности. Сюда же можно отнести совещания, потому что зачастую большинство людей, которые там находятся не играют основной роли, либо вообще не нужны там.

Г) Несрочные и неважные дела. Это задачи без пользы и заниматься нужно ими в последнюю очередь, но мы занимаемся ими в первую очередь. Это то, что нас отвлекает, приятные активности, их ещё называют пожирателями времени. Сюда можно отнести соц. сети, веб-серфинг и тому подобное.
Вывод напрашивается сам собой, держать себя нужно в квадранте Б и как можно меньше времени уделять квадранту Г.

Чтобы так было всегда необходимо использовать определенный инструмент – система принятия решений.

Есть два параметра времязатратность (Т) и энергозатратность (Е), каждый из них оценивается по 10 бальной шкале и считается так Т+Е/2 и получаем затраты на решение нашей задачи.

Следом к ним добавляется ещё два параметра: результаты сейчас (R1) – это всё, то полезное, что приносит профит уже сейчас и потенциально-прогнозируемый результат (R2) – это всё то, в чём мы видим перспективность задачи, также оцениваются по 10-бальной шкале и считается так R1+R2/2 и получаем результативность нашей задачи. И чтобы получить ценность нашей задачи мы результаты делим на затраты.

Есть несомненные плюсы у этой системы, мы будем иметь понятие ценности дела, акцента на главном, и учимся прояснять ценность наших дел и также можно выявлять дела, которые можно поручить. Минусы тоже есть, субъективность, и конечно добавляется сосредоточение на своих делах и на себе в целом.

Дальше хочу акцентировать внимание на принципе Парето (20/80)

Его суть заключается в том что, выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата и при этом дальнейшие улучшения могут быть неэффективны и не оправданы.

Делайте в первую очередь те задачи результативность которых самая большая

Наверняка у вас было такое, что в то время пока вы заняты решением одной задачи, на вас валятся другие более мелкие и казалось бы срочные дела, за которые вы сразу хватаетесь, откладывая основную задачу, в результате эффективность вашей работы падает, и результат будет совсем не такой какой от вас ожидается. В таком случае можно пересмотреть приоритетность задач и передать часть другим сотрудникам, а также назначить ответственного.

И конечно нужно упомянуть Брайана Трейси, с его принципом лягушки

Суть его в том, что самое неприятное для нас дело нужно делать в первую очередь, а потом уже браться за другие дела и для нас они будут уже менее неприятны и соответственно с большей охотой мы их выполним. Яркий пример это ведение технической документации и отчеты.

Следующий принцип, введенный специалистами — это принцип поедания слона

Любое дело можно делать потихоньку, т.е. большое дело мы пилим на маленькие задачи, которые не будут нам стоить больших усилий, и мы их будем планомерно делать, а в итоге будет решаться большая задача. Хотя конечно она съест много времени, но самое главное, что большая и сложная задача будет выполнена.

Когда запускается новый проект, зачастую известна конечная цель, хотя нередко бывает такое что и не известна, но вот как же до нее добраться. В первую очередь очень важно поэтапное планирование проекта за счет разбиения на мелкие задачи, очень важно четко распределить обязанности между разработчиками, важно назначать ответственного и давать конкретные сроки для устного отчета о результате, чтобы понимать что все идет в нужном направлении, также нужно понятно ставить задачу не только команде в целом, но и удостоверится что каждый понял свою задачу на сто процентов, особенно это касается новых сотрудников.

Далее хочется рассказать о том, что важным принципом является — умение говорить вежливое “нет”

И главная мысль этого принципа — необходимо отказывать не человеку, а именно задаче. Можно составить список таких задач, и заносить дела, которые не приносят никакой пользы и только отвлекают нас от достижения действительно важных дел.

Если вам сложно отказывать людям, ну к примеру, вы понимаете, что просьба человека для вас лично ничего не принесёт, то есть достаточно простой способ: возьмите перерыв, решите для себя будете ли вы выполнять просьбу человека и только потом уже дайте ответ. Ну а просящий должен понимать, что когда он просит, то ему может поступить отказ.

Ну и когда мы говорим об управлении временем, то необходимо упомянуть о том, кто ворует наше время.

Поговорим о пожирателях нашего времени

Дэн Кеннеди назвал их вампирами и установил иерархию для них.

• Самый коварный из них вампир-минутка, т.е. это незначительные просьбы вроде бы вам ничего не стоящие, но ворующие у вас драгоценное время. Конечно в работе скажем HelpDesk невозможно отложить срочные задачи, но в личной жизни нужно присмотреться к подобным проблемам.
  
  
• Следом идёт вампир-ерунда, его цель сбить вас с толку и отвлечь от существенных задач.

Бороться с ним необходимо взвесив для себя, приведет ли эта задача вас к чему-либо.

• Вампир-дверь открыта, это когда к вам приходят коллеги из разных отделов, которые отвлекают вас, они могут украсть у вас очень много времени.
  
  
• Вампир-телефон, это постоянно отвлекающие вас звонки, уведомления и тому подобное.

Хороший способ с ним бороться, естественно отключить его, когда нужно сосредоточиться на важной задаче.

• Вампир-непунктуальность, нужно требовать от других людей уважения к своему времени.
  
  
• Вампир-толпа, это значит следовать окружающим и делать как делают они. Нужно избегать этого, стараться не поддаваться этому и следовать своему расписанию.
  
  
• Вампир-бесцельность, дела, которые делаются без цели.
  
  
• Вампир-нытик, это оправдание своим неудачам.

И конечно же это не все пожиратели нашего времени, есть ещё и выполнение чужой работы, и попытки слишком много сделать за один раз, и плохое планирование рабочего дня и много чего ещё.

Теперь хочется упомянуть о том, что необходимо снижать время на выполнение задач и заставлять себя выполнять накопленные ранее задачи. Прежде чем начинать выполнять задачи необходимо сократить количество времени на их выполнение.

И одной из таких эффективных систем является Кайдзен, она учит увеличивать количество эффективного времени и учит организовывать своё рабочее пространство.

На русском языке она звучит как 5С:

• Сортируйте: необходимо избавляться от ненужного.
• Соблюдайте порядок: определить каждой вещи своё место.
• Содержите рабочее место в чистоте.
• Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты на рабочем месте.
• Совершенствуйте порядок: стимулируйте его поддержание.

К примеру инженеру ЦОДа необходимо установить новый сервер или заменить существующий, он берет с собой сервер, берет к нему салазки, когда приходит до стойки выясняется что он забыл ключ, кладет сервер, салазки, возвращается за ключом, взял ключ, открыл стойку, демонтирует старый сервер, ставит салазки для нового, уже уставший начинает монтировать сервер и выясняется что эти салазки к нему не подходят.
Из за казалось бы ерунды, было потрачено существенное количество времени.

И еще, скажем эникейщику нужно установить программу пользователю, он идет через весь офис, вставляет флешку в компьютер, судорожно ищет нужную программу в папках “новая папка”,”новая папка (2)”,”123”,”qwerty”. Открывает папку “distrib” она оказывается пустой, он вынимает флэшку, бежит к своей тумбочке за другой флэшкой, сделав десять шагов он понимает что отдал флешку Пете, который сегодня заболел. И понимает что нужную программу теперь можно только скачать, и он возвращается на свое рабочее место, по дороге другой пользователь озадачивает его другой проблемой, и это можно продолжать до бесконечности. В итоге человек весь день работал, но все остались не довольны, в том числе и он сам.

После этих примеров я хотел бы донести такую мысль, что организация рабочего пространства очень важна для эффективной работы компании и руководство компании должно культивировать правильные принципы работы среди сотрудников разных уровней.

Мы научились всему что необходимо для правильной организации рабочего времени. И правильно собирать задачи и расставлять приоритеты этих задач, а также бороться с тем, что нас отвлекает от них, и как можно экономить время для их решения. И вот наконец-то можно приступить к их выполнению.

Теперь разберём методы, которыми можно и нужно заставлять себя выполнять те или иные задачи

Есть интересный метод «принцип помидора» — для выполнение какой-либо задачи, необходимо взять 25 минутный промежуток времени в который не предполагается отвлекаться от поставленной задачи, потом берёте небольшой перерыв, опять 25 минут, потом опять небольшой перерыв и таким образом вы распиливаете дела, которые необходимо выполнить.

Следующий метод – пирог времени, его суть в классификации рабочего времени, ведь не секрет, что большая часть наших дел практически однообразна и ежедневна. Так вот, можно начать вести тайм-трекер наших задач, целью его будет определить на что тратится наше время и в дальнейшем оптимизировать его и выяснить может вы тратите время на лишние задачи или вам не свойственные, где можно разгрузить себя и от чего отказаться.
Очень полезная вещь для новичков в компании, либо наоборот для особо загруженных ребят.

Следующий наш шаг – это инструменты

• Якорь – это подготовка к выполнению задачи, и желательно себя подготавливать бессознательно.
• Заточить карандаш – это подготовка инструментов таким образом, чтобы не отвлекаться на их поиск, чтобы они все были под рукой.
• Продырявьте сыр – любую задачу нужно выполнять по небольшим «укусам», либо шагам.
• Вознаградите себя – в конце необходимо себя наградить, естественно награда должна быть адекватна задаче.

И немного о неопределенных задачах

Работа в неопределенных условиях – когда задача до конца нам не понятна, но за нее необходимо браться и в дальнейшем мы получаем какие-либо дополнения или уточнения для ее выполнения и не всё будет известно заранее.

Такого рода задачи характерные для руководителей проектов, и в принципе для высокого менеджмента. И для выполнения такого рода задач необходимо корректировать свой первоначальный план при получении новых деталей , не нужно думать если к вам поступила не определённая задача, то и план для ее решения будет неопределённый и корректировать его не нужно.

Следует составлять адекватный план такой задаче и при получении новых деталей корректировать план, либо вообще его менять.

Ну и необходимо подвести обобщение, чтобы выполнять сваливающиеся на нас задачи

Главное то, что необходимо составить правильный режим дня и знать свои слабые и сильные стороны, всё необходимо делать планомерно даже небольшими шагами. И даже трудное дело станет для вас привычным, а в итоге может даже и приятным. А знание себя очень помогает в принятии разного рода решений.

На начальном этапе нужно уделять особое внимание пожирателям времени, и необходимо культивировать в себе полезные привычки. Награды и наказания, публичные обещания – нужны для мотивации, чтобы выполнять разного рода задачи

Вот и мы подошли к концу. В этой небольшой статье я ставил задачей себе не сколько рассказать вам очень много информации по этой теме, а побудить вас заниматься своим временем и начать уважать его если вы еще этого не делаете.


Литература используемая в статье:

— Келли Макгонигал “Сила воли”
— Дэн Кеннеди “Жёсткий тайм-менеджмент”
— Брайана Трейси “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
— Дэвид Аллен “Как разобраться с делами”