Мы живём среди гаджетов и они здорово облегчают нам жизнь: напоминают о делах, присылают письма, позволяют общаться на огромных расстояниях, покупать онлайн, прогуливаться по улицам далёких городов, не вставая с любимого дивана. Это наша, вполне сформированная, информационно-техническая атмосфера. Но стоит придти в офис, как зачастую нас встречает затертый ежедневник, обклеенный напоминалками-стикерами монитор, записка от коллеги на маркерной доске.

Несколько лет назад переход к электронной торговле, документообороту, CRM и ERP-системам, системам управления проектами был растущим трендом. В 2015 году – это объективная потребность большинства компаний всех секторов экономики. Корпоративное программное обеспечение прочно вошло в жизнь российского бизнеса и затронуло практически все бизнес-процессы. А как вам дышится в вашей IT-атмосфере?

Преимущества оптимизации бизнес-процессов с помощью корпоративного ПО

Есть масса отговорок, которые оправдывают отказ от использования удобного корпоративного ПО: маленькая фирма, молодая компания, нормальная внутренняя коммуникация, мало клиентов и проч… На самом деле, все они несостоятельны – использование программного обеспечения такого рода оправдано даже в том случае, если вы одинокий ИП, работающий директором, менеджером, программистом и бухгалтером в одном лице.

• Внедрение программных приложений для корпоративного пользования на раннем этапе гарантирует порядок в делах. Рано или поздно компания расширится, поток клиентов увеличится – наступит момент, когда появятся потерянные клиенты, лиды, заявки.
  
  
• Использование подобного софта обеспечивает сохранность данных и защищает работодателя от потерь, вызванных уходом сотрудников.
  
  
• Корпоративная информационная система позволяет эффективно накапливать опыт, формировать базу знаний, которая сослужит добрую службу например, при обучении новичков или горизонтальном переводе сотрудников.
  
  
• Гарантируется система постановки задач и напоминаний – вы будете компанией с имиджем надежного и пунктуального партнёра.
  

Подойти к внедрению корпоративного программного обеспечения можно по-разному: от установки простых программных органайзеров до разворачивания сложных дорогостоящих проектов внедрения CRM и ERP. Однако, если вы небольшая компания, которая развивается на рынке и стремится к наращиванию объемов клиентской базы и прибыли, стоит начать с доступных надежных решений, обеспечивающих оптимизацию бизнес-процессов. Таких, как например, Google Apps.

Электронная почта – лучший опыт Gmail

Каждый бизнес генерирует лиды – большой пул лиц, для которых его товары или услуги могут представлять интерес. Лид может иметь ряд параметров: пол, возраст, увлечения, любимые цвета и проч… Как правило, эти параметры строго зависят от сферы деятельности компании и не подлежат унификации. Но есть один параметр, который интересен бизнесу больше всего – контакты пользователя: телефон, адрес, электронная почта. Если вы когда-то работали со сбором данных с сайта или оффлайн, то замечали, что адрес и телефон нередко предоставляется ложный, а вот e-mail – актуальный.

Чисто психологически люди относят телефон и адрес проживания к более приватной зоне, чем электронная почта, на которую, к тому же, можно получать известия от компаний, например, об акциях и скидках (актуально и для B2B, и для B2C). Помимо лидов и контактных данных существующих клиентов, бизнес непрестанно ведет деловую переписку – с партнерами, поставщиками, органами власти, фискальными органами и т.д. Именно поэтому едва ли не первый запрос к корпоративному программному обеспечению: надежная, удобная и функциональная почта.

Google, очевидно, знает толк в организации корпоративных коммуникаций – именно поэтому бизнес-пользователи получают от Google Apps не только надежную почту, впитавшую лучшие практики Gmail, но и дополнительные преимущества. Одно из них – почта на собственном домене. То есть, если у вас есть сайт thebestme.ru, то адреса вашей почты будут выглядеть не как ivanov89561@gmail.com, а как ivanov@thebestme.ru. Такая почта выглядит более солидно, внушает доверие к отправителю и ассоциирует его с компанией, а значит, письмо будет с большей вероятностью прочитано. С электронной почты Google Apps вы сможете управлять контактами и группами рассылки, вести деловую переписку и производить рассылки с информационными и маркетинговыми сообщениями для ваших клиентов.

Корпоративная почта Google Apps включает в себя защиту от спама – вы не будете тратить время на поиск нужных писем и удаление многочисленных спам-рассылок. Встроенные календари и гибкий производительный поиск позволят не забыть ни об одном деле и легко найти нужную переписку в несколько кликов. Корпоративным клиентам гарантируется бесперебойная работа почты в течение 99,9% времени и предоставляется 30 ГБ для хранения данных.

Документы, облачное хранилище и обмен данными – всё под рукой

Многие из пользователей Интернета знакомы с сервисом Google Docs, который позволяет создавать текстовые документы, таблицы и презентации онлайн и оффлайн, и с сервисом Google Диск, который сохраняет документы, фотографии и другие файлы в облаке. Разумеется, что бизнесу необходимо использовать все преимущества этих решений.

• Создание текстовых документов, таблиц и презентаций. В документах Google Apps вы увидите всё, к чему привыкли: форматирование, стили, формулы, шрифты, спецсимволы и проч… В Google Apps можно рассчитать бизнес-план, внести его в таблицы, описать текстом и тут же подготовить презентацию. При этом все документы будут автоматически сохраняться в ходе работы над ними – это минимизирует риск потери данных в случае внезапного технического сбоя.
  
  
• Доступ к чтению и редактированию файлов с любого устройства – вы можете продолжать работу над важным документом или просматривать его в пробке, путешествии, командировке. Вам не нужно будет выгружать файлы, чтобы внести правки или прокомментировать их.
  
  
• Совместное редактирование – вы можете работать над файлами одновременно с коллегами, не требуя закрыть файл. Те, кто собирал и согласовывал план продаж или создавал описание годового отчета совместно с другими подразделениями, по-настоящему оценят эту возможность. К тому же, совместное редактирование экономит время, которое обычно тратится на пересылку и многократное редактирование документов.
  
  
• Доступ по ссылке – вы можете разграничить права доступа к документу и переслать ссылку коллегам и всем заинтересованным лицам.
  
  
• Если базового функционала вам показалось мало и для постоянной работы нужны новые функции, можно создавать скрипты (тут отчасти уместна аналогия с макросами) и прописывать необходимые алгоритмы. Для работы со скриптами нужно владение JavaScript.
  

Ещё один тип документов, которые можно создавать в Google Apps – анкеты и веб-формы. Они создаются крайне просто и предусматривают проверку правильности данного респондентом ответа. По итогам исследования формируется аналитика по результатам, с которой можно работать в таблицах. Это решение полезно практически для любого бизнеса – можно легко проанкетировать пользователей, выяснить предпочтения клиентов или собрать обратную связь по итогам активности.

Нужно ещё больше возможностей?

Если по какой-то причине вам недостаточно базового функционала Google Apps, рекомендуем обратить внимание на расширенную версию приложения – Google Apps Unlimited, поставляемую за небольшую дополнительную плату. В этой версии доступны дополнительные инструменты аудита, отчетности и администрирования Диска, неограниченное дисковое пространство для хранения данных, а также Google Сейф для всех сотрудников организации. Расширенная версия дает ощутимые преимущества и пользователям, и администраторам системы.

Пользователи получают неограниченное пространство для хранения файлов на Google Диске, сообщений в Gmail и фотографий в Google+ (если в организации работает менее 5 сотрудников, каждому пользователю предоставляется хранилище размером 1 ТБ). Администраторы могут использовать Google Сейф для работы с перепиской сотрудников (архивация, хранение, экспорт, поиск), поиска по всем файлам Диска, доступа к API и расширенным функциям аудита. Группы пользователей, созданные администратором, в расширенной версии Google Apps Unlimited получают возможность синхронизации файлов с компьютером, возможность открывать документы внешним пользователям, работать с документами в офлайн-режиме, доступ к дополнениям для Google Документов, созданным другими разработчиками и др…

Для тех, кому не хватает дискового пространства, но весь остальной базовый функционал устраивает, Google предусматривает возможность расширения пространства в Google Drive. По умолчанию у каждого пользователя Google Apps for Work есть пространство для хранения 30 ГБ загруженных файлов на Google Диске, почты Gmail и Google Фото. Пользователи могут самостоятельно или через администратора приобрести лицензии на дополнительное дисковое пространство. Обращаем внимание, что в Google Apps Unlimited пространство для хранения не ограничено, поэтому для аккаунтов расширенной версии покупка дополнительных лицензий на дисковое пространство не требуется.

Hangouts – большое видится на расстоянии

Если вы смотрели фильм «Кадры» (Internship), то легко вспомните момент, когда двое друзей проходят собеседование с менеджерами Google, общаясь с ним виртуально с помощью микрофона и web-камеры. Это Hangouts – специальное приложение, которое позволяет общаться посредством web-камеры и микрофона со сколь угодно удаленной точкой планеты, где есть Интернет. В Hangouts можно проводить видеовстречи в HD-формате с 15 участниками прямо с телефона, планшета или ноутбука. Это современный способ коммуникации, который даёт бизнесу новые возможности.

• Можно проводить деловые встречи, не отходя от рабочего места. Дополнительное преимущество такой организации коммуникаций – наличие всех необходимых документов на рабочем столе компьютера. Вы точно не забудете взять необходимые материалы.
  
  
• Вы можете демонстрировать презентацию коллегам и партнёрам и даже показывать свой экран – теперь межрегиональные совещания максимально удобны: вам не нужно ехать в дополнительный филиал на другой конец города или даже страны, достаточно запланировать совещание и выслать приглашения, на корпоративную почту, которые попадут в календарь и оповестят всех участников перед началом работы.
  
  
• Вы можете демонстрировать ваш продукт клиентам и проводить информирующие или обучающие вебинары – больше не нужно расширять штат региональных менеджеров. Ваши клиенты будут благодарны за такой подход к встрече – им не нужно будет готовиться, достаточно подключиться к беседе.
  
  
• Вы можете организовать «прямои? эфир» и транслировать обучающий или информационный семинар или конференцию для любого количества пользователей на вашем канале YouTube или на вашем web-сайте. Вы можете отвечать на вопросы пользователей в ходе трансляции.

Современная деловая практика активно использует достижения технического прогресса – общение посредством Интернета стало нормой и не вызывает удивления. Если раньше личные встречи могли откладываться из-за долгой подготовки и согласований сторон, то сейчас гораздо проще выбрать время для делового общения не отходя от рабочего места. Такая экономия времени и средств на организацию встречи привлекательна для всех участников переговоров. Даже ели вы и ваш бизнес-партнёр находитесь в разных районах или городах, больше не нужно стоять в пробках, тратить время и деньги на авиаперелёты – достаточно присоединиться к встрече.

Календарь и задачи – помнить всё

Любой современный менеджер сталкивается с огромным потоком задач – уследить за всем бывает крайне сложно. В Google Apps предусмотрен встроенный календарь с возможностью постановки в нем задач. На почту будут приходить напоминания о необходимости выполнения задачи и совершения звонка. Также в календаре отображаются назначенные в Hangouts встречи.

Групповой календарь с отличной графической реализацией позволяет осуществлять планирование командной работы и создавать поэтапные планы реализации проекта. Одного взгляда на календарь достаточно, чтобы выделить зоны ответственности и уточнить веху, на которой находится проект. Если необходимо, к календарю можно привязывать расписание движения корпоративного транспорта, обеда, бронирования переговорной комнаты, распределение ночных дежурств и многое другое.

Сайты, сейф и другие интересные фишки Google Apps

Практически никто сейчас не строит бизнес без собственного корпоративного сайта. Его создание – непростая задача, которая требует тщательного подхода к выбору исполнителя. Сайт в свою очередь может использоваться как портал для клиентов компании и как внутренний портал для обмена информацией, накопления базы знаний, общения и поддержания корпоративной культуры.

В Google Apps предусмотрена возможность создания сайтов проектов – в интуитивно понятном редакторе создать сайт так же просто, как текстовый документ, не нужны особые навыки программирования, не требуется привлечение web-дизайнера. На страничке проекта можно сообщать о вехах реализации, задачах, событиях и т.д.

В течение жизненного цикла компании формируется значительный объём ценной информации: данные клиентов, корпоративная переписка по почте и в чатах, документы и проч… Разумеется, каждая компания заботится о том, чтобы ее корпоративные данные находились в безопасности. И есть группы данных, которые должны быть гарантированно защищены от удаления, например, рабочая переписка с важными клиентами. Для защиты ряда данных от нежелательных потерь в Google Apps дополнительно поставляется услуга «Сейф» для архивирования почты и чата аккаунтов. Если сотрудник уходит из компании (особенно не очень хорошо уходит), администратор блокирует его аккаунт и все данные переписки, чата и даже поисковых запросов сохраняются в «сейфе». В консоли администратора можно указать, как долго следует хранить письма с группировкой по дате, подразделению и еще ряду признаков.

Собственно, сама консоль администратора – настоящий пульт управления всей экосистемой Google Apps. С её помощью администратор может управлять сервисами, осуществлять настройки, устанавливать политику безопасности (например, двухэтапную аутентификацию). В случае потери мобильного устройства администратор блокирует доступ к данным – и они точно не попадут в чужие руки. Вообще, любые подозрительные действия можно отслеживать с помощью функций удаленного контроля и специальных инструментов аудита.

Ещё одно преимущество Google Apps – API интеграции с другими сервисами и готовые интеграции с рядом бизнес-приложений. Если возникнет необходимость расширить пул используемого программного обеспечения, можно обратиться к Google Marketplace и получить необходимые приложения и дополнения.

А теперь представьте...

… начинающее рекламное агентство из 7 человек.

До Google Apps. Приходит запрос от клиента на создание промо для пиццерии. Аккаунт- менеджер записывает контакты на листок, пишет письмо с просьбой заполнить бриф, назначает встречу, записывает дату в ежедневник. Через три дня клиент присылает бриф в не читаемом формате, его пытаются открыть в разных редакторах. Аккаунт вспоминает о встрече незадолго до нее, мчится в офис клиента. Клиент просит подождать – день потерян. Согласно брифу рассчитывается стоимость проекта и готовится презентация. В офисе клиента презентация открывается с ошибками чтения картинок – конфликт опенсорсного и лицензионного офисного приложения. После обсуждения возникает длинная переписка с правками в брифе, документ меняется до неузнаваемости, теряются замечания, написанные в чате и рассказанные по телефону. Проект начинает затягиваться, дедлайн накладывается на дедлайн другого клиента… Сумбур, сбитые сроки.

С Google Apps. Приходит запрос от клиента на создание промо для пиццерии. Аккаунт-менеджер предоставляет доступ клиенту к форме заполнения брифа, открывает проект, заносит контакт в почту. Клиент заполняет бриф, обсуждает его с аккаунтом и креативщиками в удобное время в Hangouts, вносятся совместные правки. После наработки макетов дизайнер демонстрирует презентацию опять же с помощью Hangouts – никаких проблем в совместимости приложений. Вся переписка сохраняется в архиве, задачи распределены исходи из срочности каждого заказа – никаких наложений. Работа ладится, обсуждение проходит быстро, клиент доволен.

Очевидно, что использование Google Apps помогает экономить время и распределять ресурсы на поставленные задачи. Работа становится более организованной и динамичной, что в свою очередь даёт дополнительное время, например, на поиск новых клиентов.

Вместо послесловия

К сожалению, приложения Google Apps недоступны на территории Крыма – это временная трудность, обусловленная внешней ситуацией. Поэтому предпринимателям из Крыма придётся воспользоваться другими решениями для оптимизации бизнес-процессов. Впрочем, как только компания Google вновь откроет доступ к Google Apps, можно будет легко мигрировать существующие данные и воспользоваться всеми преимуществами предложения.

Многих заботит проблема переноса персональных данных россиян в дата-центры, базирующиеся в России. Пока нет официальных заявлений Google, однако очевидно, что компания не захочет терять российский рынок и в СМИ уже появляется информация о переносе части серверов в Россию.

Внедрение решения Google Apps перспективно для многих компаний – это отличный старт для оптимизации всех процессов в компании. А какой будет IT-атмосфера вашего бизнеса – зависит только от вас.

Спасибо за внимание!