Жумекенов Айдар, руководитель отдела RPA; Сандыбек Нуржамал, RPA tech lead

BI Group — инновационный строительный Холдинг, в состав которого входят более 250 активных организаций по Казахстану. На сегодняшний момент в компании роботизировано 45 бизнес-процессов, среди них — рутинные задачи HR, финансового, юридического и строительного департаментов. В компании функционирует 6 роботов и 1 оркестратор.

Старт роботизации

Мы, как компания BI Innovations отвечающая за развитие и поддержку ИТ-направления в Холдинге, начали тестировать роботизацию первых простых процессов в 2020 году: это были сверки отчетов в 1С и сбор данных с внешних сайтов. Главной целью этого этапа было получить первые результаты от внедрения программных роботов и доказать, что их можно использовать в дальнейшей работе. Кроме того, было необходимо попробовать новое решение UiPath Enterprise и понять — можно ли с его помощью закрыть потребность в цифровизации и роботизации простых бизнес-задач.

Первая команда по роботизации состояла всего из двух человек. Она занималась разработкой процессов разных направлений, привлекая для этого аутсорс-специалистов и локальных интеграторов. Они помогали с автоматизацией процессов по обработке и сверке данных в 1С, автоматическому внесению проблемных платежей в 1С, а также по сверке финансовых документов с данными на портале электронных счет-фактур. Развертывание платформы делалось совместно с коллегами из UiPath. В дальнейшем все проекты по внедрению RPA реализовывались исключительно собственной внутренней командой.

В компании отсутствует единый бизнес-заказчик по роботизации бизнес-процессов. Это вполне логично, учитывая, что процессы и рутинные задачи могут поступить от разных департаментов. Поэтому в 2020 году, когда мы только всё запускали, то сами приходили во все подразделения с инициативой. Делали специальную рассылку и проводили встречи, отмечая, что у нас есть решение, с которым можно проводить автоматизированную роботизацию различных процессов. Получали отклики подразделений, анализировали и делали расчет планируемого экономического эффекта по каждой задаче.

Внедрение RPA: первые успехи

После того, как в 2020 году в компании внедрили RPA и получили первые положительные результаты роботизации, в BI Group началось масштабирование автоматизации с помощью программных роботов.

К 2021 году сотрудники Холдинга уже хорошо знали, что в компании есть такой инструмент как автоматизированная роботизация, и стали самостоятельно обращаться с запросами на роботизацию своих рабочих процессов в отдел RPA.

К этому времени уже были сформированы основные требования к процессам, которые можно рассматривать для роботизации. Во-первых, новые задачи по автоматизации должны быть в рамках общей стратегии цифровизации, а во-вторых у роботизации этих процессов должен быть измеримый и предсказуемый экономический эффект.

Возьмем в качестве примера процесс начисления заработной платы.

В компании есть CRM с данными сотрудников и есть система 1С-Бухгалтерия, в которой идет расчет налогов и удержаний, начисление заработной платы.

В рамках всего процесса роботизация начинается с выгрузки и проверки штатных расписаний и табелей сотрудников, проверки на наличие дополнительных выплат, заблокированных сумм и наличие льгот. Далее идет расчет начислений, удержаний и налогов, которые проверяются по каждому сотруднику, после чего создается платежная ведомость.

Мы роботизировали весь этот процесс от сбора и до создания ведомости для согласования главным бухгалтером, а для пилотного проекта взяли 6 компаний Холдинга с разным количеством сотрудников.

Внедрение RPA: первые сложности

При проведении роботизации Холдинг сталкивался с различными сложностями, вызванными спецификой строительного бизнеса и особенностями оргструктуры. Учитывая, что в Холдинге две с половиной сотни компаний, и в каждой — свои бизнес-процессы либо сквозные процессы, приходится продумывать стратегию роботизации таким образом, чтобы внедрение RPA можно было масштабировать в рамках всех компаний BI Group. К примеру, получение данных с внешних сайтов и систем необходимо реализовывать для всех компаний, а бывает, что обработка данных или логика может различаться между компаниями для одного процесса.

Комплексная роботизация — максимальный эффект

Мы стараемся применять принцип максимальной эффективности — при роботизации делать так, чтобы как минимум некоторую часть автоматизированных бизнес-процессов можно было бы повторно использовать.

Когда мы оцениваем потенциальную пользу роботизации, то пытаемся ответить на два простых вопроса. Первый — можно ли решить задачу методами классической автоматизации. И второй — насколько бизнес-процесс подходит под критерии роботизации — повторяемый ли он, стабильный и хорошо формализованный.

У нас есть очень хороший пример, когда роботизированный бизнес-процесс для одного отдела, послужил начальным этапом для автоматизации бизнес-процесса другого отдела. В рамках данного процесса ежемесячно робот занимается выгрузкой более 250 pdf-файлов, а затем производит извлечение данных в среднем по 150-200 страниц из каждого такого файла.

Человеку больше не нужно перепечатывать и вручную извлекать данные для дальнейших юридических процессов. Самое удивительное, оказалось, что эти же данные независимо собирались еще и отделом бухгалтерии, который также занимался их извлечением и сверкой уже с внутренней 1С-системой. В процессе роботизации мы не только переиспользовали то, что реализовали до этого, но и доработали этап сверки, а также автоматизировали целую процедуру в другом отделе.

Еще одним нашим главным принципом роботизации является полная автоматизация процессов, в результате которой они могут полностью проходить без участия человека. То есть в каждом проекте по роботизации мы стремимся довести долю использования программных роботов до 100%, и помогают нам с этим unattended роботы. 

Первые результаты

В результате внедрения роботизации в 2021 году суммарно по всем бизнес-процессам компания смогла достичь оптимизации в 15 FTE (Full Time Employee). Это, принимая во внимание инвестиции на разработку, зарплату команде и другие операционные расходы. За год удалось достичь экономического эффекта в 100 млн тенге за вычетом этих вложений.

При этом в ближайшем квартале планируется дополнительно получить эффект в 22 FTE по новым проектам, которые находятся на этапе завершения и тестирования с бизнес-заказчиком.

Программные роботы помогли бизнесу BI Group и разгрузили сотрудников от выполнения рутинных и массовых задач. Сейчас люди могут заниматься более приоритетными и творческими задачами.

Можно смело говорить, что технология RPA показала не только экономическую эффективность, но и повысила уровень лояльности сотрудников к применению программных роботов. Сейчас интеграция RPA-решений в бизнес-процессы компании происходит планово и бесшовно. Программные роботы идеально выполняют свою работу, а многие сотрудники даже могут не различить, какой процесс выполнен человеком, а какой роботом – настолько все идеально.

Значительно сократилось и время выполнения сквозных бизнес-процессов, состоящих из цепочки большого количества различных рабочих процедур.

Опыт нескольких лет роботизации в BI Group показал, что решение UiPath очень эффективно. С его помощью удалось связать внутренние платформы со многими внешними госсистемами в рамках бизнес-процессов компании. Причем для такой интеграции используется не только графический интерфейс, но и API, так как программные роботы дают и такую возможность.

Планы на будущее

На текущий момент, отдел RPA практически охватил автоматизированной роботизацией основные бизнес-процессы, которые затрагивают все организации внутри Холдинга. Мы планируем роботизировать новые направления или целые бизнес-функции.

К примеру, в этом полугодие, совместно с бизнес-заказчиком планируем запустить процесс по начислению заработной платы сотрудникам всего Холдинга, которых в BI Group около 4500. Таким образом, мы планируем полностью высвободить бухгалтеров по заработной плате для более важной работы.

Второй пример, в ближайшее время планируется завершить роботизацию получения выписок по счетам компаний в БВУ (Банки Второго Уровня). У всех наших организаций есть счета в различных банках. Из-за того, что 1С-Бухгалтерия не имеет полной интеграции со всеми банками, мы либо с помощью GUI, либо с помощью API реализуем интеграцию по получению ежедневных выписок по счетам для всех компаний.

Следующими шагами процесса будет автоматическая двусторонняя сверка полученных выписок по счетам с 1С-отчетами и создание входящих платежных поручений в 1С-Бухгалтерии на основе проведенной сверки. Тут необходимо учитывать, что каждая организация внутри BI Group имеет по несколько счетов в разных банках, и задача по автоматизации становится масштабной и очень комплексной. До этой автоматизации бухгалтеру нужно было одновременно работать как в банк-клиенте, так и в 1С Бухгалтерии, из-за чего могли возникнуть ошибки и нестыковки, вызванные человеческим фактором.