Выгрузить данные, свести отчет, сделать рассылку… Эти рутинные задачи «съедают» часы рабочего времени, которые с гораздо большей пользой можно было бы потратить на анализ показателей, планирование и развитие. Все эти задачи можно быстро и малозатратно перекинуть на виртуальных ассистентов — программных роботов.

Программный робот, или RPA (Robotic process automation) — технология для быстрого создания и запуска приложений-«роботов», способных имитировать действия человека при работе с системами, программами, почтой, базами данных и другим софтом.

Главная цель разработки роботов — избавиться от повторяющихся задач, не требующих сложной аналитики и «творчества», избавиться от рутинных действий, на которые ежедневно или еженедельно уходит по несколько часов рабочего времени. Речь о внесении новой информации в базы данных, составлении рассылок, сведении и форматировании данных из разных систем. Конечно, есть системы, в которых часть этих задач автоматизирована, но, когда дело касается всего процесса или сразу нескольких процессов, в игру вступают системы с разным интерфейсом и возможностями. В итоге сводить все воедино все равно приходится человеку.

Проблемы можно было бы решить созданием единой системы, но проект ее разработки и внедрения будет долгим, дорогостоящим и вряд ли эффективным. Более того, в такой системе никогда не будут реализованы надстройки и доработки, упрощающие работу небольшой команде людей или даже одному человеку. Решение — программные роботы. Они могут быть индивидуальными, «мостиком» между огромными системами и задачами конкретного сотрудника.

Нашим внутренним клиентам, работающим в ИТ-системах Росатома, мы любим приводить аналогию, что программный робот — это, по сути дела, цифровой сотрудник подразделения. Он делает в программах те же действия, которые может сделать человек. На этого виртуального помощника можно скинуть рутинные задачи и в ответ получить результат.

Как понять, что процесс можно отдать роботу?

К сожалению, не все операции, которые выполняет сотрудник на рабочем месте, можно роботизировать. Есть несколько обязательных условий:

1) исходные данные должны быть в электронном виде;

2) процесс должен представлять четкий набор действий, которые можно описать алгоритмом;

3) процесс не должен подвергаться частым изменениям.

Чтобы разобраться, какие процессы можно роботизировать — и стоит ли это делать, — разработчики компании АО «Консист-ОС» советуют дать ответы на следующие вопросы: 1 - как называется задача; 2 - в каком подразделении она реализуется; 3 - в каких системах, ПО; 4 - какая информация, файлы и действия поступают на входе; 5 - как выглядит/должен выглядеть результат; 6 - как часто задача реализуется в течение года; 7 - сколько сотрудников сейчас в ней задействованы; 8 - сколько часов каждый из них на нее тратит.

Первые пять пунктов позволяют понять, можно ли передать эту задачу программному роботу. Последние три — сколько времени сэкономят сотрудники. Типичные задачи для роботизации: заполнение форм с данными, формирование отчетов, выгрузка и запись в базы данных, типовые рассылки по почте (документов, напоминаний).

Опыт роботизации в Электроэнергетическом дивизионе Росатома показал, что в общей сложности с помощью таких «цифровых сотрудников» удается сэкономить более 9000 рабочих часов в год. Конечно, все зависит от типа компании.

Вы можете и сами прикинуть экономию. Например, предположим, что на десяти предприятиях каждую неделю один сотрудник в течение часа собирает отчет. Получается, можно сэкономить 540 часов в год, внедрив одного робота, который будет к обозначенному времени присылать отчет на почту.

Как создается программный робот?

Есть платформы — как импортные (UiPath, Blue Prism и др.), так и отечественные (PIX Robotics, Robin и др.) — с активностями и блоками, из которых можно создать необходимый алгоритм, работающий как в офисных программах вроде Excel, Word, и Outlook, так и в корпоративных ИТ-системах (SAP, 1C, собственных разработках компаний). Если чего-то не хватает, можно дописать самостоятельно (на Python, C# и др), или подключить какую-нибудь внешнюю программу. Например, распознавание текста (Polyanalyst). Конечно, робота можно написать с нуля на любом языке программирования, но использование платформ значительно ускоряет и упрощает процесс разработки.

И в этом ключевое преимущество RPA, во-первых, это быстрый и гибкий инструмент для автоматизации процессов «здесь и сейчас» под конкретную задачу, во-вторых, он не привязан к какой-то одной технологии и может работать как с рыночными, так и с «самописными» системами, вне зависимости от того, на чем они написаны и где размещены (открытый интернет или закрытый контур организации). Если у системы есть интерфейс, с которым работает человек, с высокой долей вероятности, с ним сможет работать и программный робот.

Робот может быть как простым, состоящим из десятка шагов в офисных программах, так и сложным, завязанным на множество систем и платформ. Все зависит от задачи — все отталкивается от нее.

В Электроэнергетическом дивизионе Росатома программных роботов разрабатывают и сопровождают специалисты отдела роботизации бизнес-процессов АО «Консист-ОС». Проект начинается с обсуждения задачи с внутренним заказчиком, описания и согласования алгоритма будущего робота. Затем идет разработка и отладка робота на тестовых данных и запуск в опытную эксплуатацию на реальных данных. В процессе опытной эксплуатации могут дорабатываться какие-то дополнительные функции, исправляться ошибки, добавляться условия. По завершении опытной эксплуатации робот передается на поддержку в группу сопровождения роботизированных решений, которые следят за корректностью и своевременностью работы робота. Эта же группа оперативно устраняет проблемы при возникновении нештатных ситуаций.

Полный цикл проекта по разработке и запуску робота может занимать от нескольких недель в простых случаях, до полугода и года при разработке сложных и нагруженных роботов. Большинство проектов в Электроэнергетическом дивизионе Росатома закрываются за 3 месяца.

Как выглядит программный робот?

Существует несколько вариантов запуска программного робота:

1) По расписанию. Робот запускается автоматически в согласованное с заказчиком время, выполняет необходимые действия и после завершения работы отправляет ответственному сотруднику информацию о проделанной работе.

2) По запросу. В АО «Консист-ОС» для этого обычно используют электронную почту. Сотрудник отправляет роботу письмо с необходимой командой в теме сообщения. Такой робот чуть более гибкий: его можно научить собирать отчеты за определенные периоды, считывать вложенные в письмо файлы и т.д. Результат работы робот направляет ответственному сотруднику.

Кейс: Каким может быть сложный робот?

Напомним, что робот может принимать решения лишь на уровне выполнения какого-то простейшего условия: «да/нет» и «если-то». Теоретически, можно научить робота распознавать отсканированные документы и принимать чуть более сложные решения (через более сложный алгоритм), но тогда это уже будет не робот, а нечто большее. Главная задача программного робота — убрать рутину и освободить рабочее время под анализ, принятие решений и поиск улучшений.

Разберем кейс создания сложного робота. Поставленная задача звучала так: анализ вопросов, их форматирование и сортировка по обозначенному списку тем. Вопросы поступали от сотрудников в рамках ежегодных конференций с участием генерального директора.

Одного робота тут было бы недостаточно, поэтому разработчики предложили комплексное решение с применением машинного обучения. На первом этапе робот собирал все вопросы в единый список. Затем он анализировал список и каждому вопросу проставлял тему. Чтобы робот научился определять темы, его тренировали на архиве тем и вопросов за несколько лет, собранных и проработанных вручную сотрудником.

Теперь процесс полностью роботизирован: сотрудник лишь отправляет роботу вопросы, приходящие по почте, через форму на сайте и даже через смски, а робот их сортирует, анализирует, вносит автора (если тот указан), определяет тему и выдает готовый свод вопросов по темам со всей информацией о том, кто и когда их задал.

Куда расти программным роботам?

По своей идее программный робот очень прост, поэтому любые сложные надстройки — вроде распознавания и анализа текста, — превращают его в нечто большее. Тем не менее, технологии развиваются, и понятие «простого робота» развивается вместе с ними. Но пока не появятся всеобъемлющие и эффективные системы, спрос на такие решения не пропадет.

Сейчас в сфере программных роботов появляются интерфейсы и надстройки в виде машинного зрения, машинного обучения, распознавания текста и так далее. Все зависит от запроса клиента.

В Электроэнергетическом дивизионе любой сотрудник может подать заявку на роботизацию. Все заявки в обязательном порядке рассматриваются, а затем выбираются и реализуются наиболее перспективные с точки зрения объема и экономии рабочего  времени. При этом в компании еще не было задачи, соответствующей требованиям, которую нельзя бы было реализовать через программного робота.

Главное — война с рутиной

Разработка программного робота выгоднее обновления крупных систем: и с точки зрения денег, и с точки зрения затраченного времени. Самые простые задачи можно реализовать с помощью платформ без дополнительных доработок. Но главное — робот может быть персонализированным, виртуальным помощником, подстроенным под конкретную задачу и даже одного сотрудника.