Привет, Хабр! Это Дарья Фролова из команды спецпроектов МТС Диджитал. Сегодня поговорим о самой большой в мире вертикальной картотеке XX века. Она располагалась в Чехословакии, в организации под названием «Центральное социальное управление» (Ústřední sociální úřad). Как было устроено хранение документов и что помогало сотрудникам ориентироваться в гигантском хранилище, расскажу дальше.

Что за архив и в чем инновации

Для начала нужно понимать, какой организации принадлежала картотека. Тут может быть немножко душно, но давайте потерпим. Итак, находилась она в Главном пенсионном институте (Hlavní ústav důchodového pojištění), а тот, в свою очередь, был частью Центрального социального управления (Ústřední sociální úřad) в Праге. Здание Управления спроектировали и построили архитекторы Йозеф Гавличек и Карел Гонзик в период с 1931 по 1933 год.

Компьютеров в 30-х гг. XX века не было (вот времена!), так что сотрудникам института приходилось работать с бумажными документами. Стремясь облегчить жизнь чиновников, чехословацкие инженеры совершили настоящий трудовой подвиг: спроектировали и построили самую большую в мире картотеку для долгосрочного хранения документов и быстрого доступа к ним.

Картотека была вертикальной — такая конструкция позволяла эффективно использовать трехметровую высоту помещения. В те годы это была самая большая архивная система такого рода в мире: стеллажи тянулись от пола до потолка и вмещали более 3 000 ящиков с документами. Причем сама система занимала не такую уж и большую площадь — 371 м². Но как сотрудники добирались до средних и высоких ярусов? Все просто и сложно одновременно.

Чехословацкие инженеры проявили недюжинную смекалку. Одной из главных инноваций картотеки были электрические подъемные столы. С их помощью сотрудники без труда получали доступ к любому ящику на любой высоте.

Как все это работало:

• Подъемные столы могли двигаться вверх, вниз и в стороны. Так что сотрудники могли перемещаться к нужным ящикам, не тратя время на лазанье по лестницам. Сидишь себе на рабочем месте, а оно тебя катает по всем направлениям. Плохо, что ли? Хорошо!

• Панель управления с кнопками позволяла точно настраивать положение столешницы перед выбранным ящиком. Оператор мог полностью контролировать процесс и останавливаться на нужном уровне.

• Конструкция столов обеспечивала безопасность сотрудников при работе на любом уровне. Посмотрите на фото — из такого «корабля» не так уж и просто выпасть:

Нововведение с подъемными столами и электрическим управлением снизило трудозатраты: работа, которая раньше требовала усилий 400 человек, теперь могла выполняться всего 20 сотрудниками архива.

Больше деталей

А вот вам еще немного подробностей. У системы были:

• Электрические запоры. Сотрудники могли открывать и закрывать ящики нажатием одной кнопки. Ничего не нужно было переносить в руках. Каждый ящик весил немало — ручное открытие повышало бы риск травм на рабочем месте, особенно на высоте. После просмотра документа сотрудник одним нажатием кнопки закрывал замок. Это позволяло избежать случаев, когда ящики оставались открытыми и документы оказывались в свободном доступе.

• Надежное хранение. Поддерживался постоянный порядок в хранении документов, так как каждый ящик открывался только по необходимости, и система фиксировала само открытие ящика. Это исключало вероятность неавторизованного доступа к информации.

Документы были тщательно структурированы и организованы по категориям, а это упрощало поиск нужных данных. Кстати, был даже внутренний контроль доступа к ящикам. Например, при каждом открытии автоматически фиксировался код сотрудника и время просмотра документов. Это давало возможность мониторить действия конкретного сотрудника. Такая вот информационная безопасность начала XX века.

Архивная система была уникальной для своего времени. Ее достоинства оценили и другие государства, так что подобные комплексы появились в США, Германии, Франции и Японии.

Влияние на архивистику XXI века

Технологические решения, примененные в картотеке Центрального социального управления, показали, что архивы могут быть не просто хранилищами постоянно путающихся бумажек, а полноценными системами управления информацией.

Идеи организации архива данных начала прошлого века используются и сейчас. Например, в цифровых системах управления документами (DMS): карточки индексируются по уникальным коду, категориям и меткам, чтобы можно было быстро находить и отслеживать нужные данные. Хотя методы стали электронными, принцип сохранения строгой структуры, как в чехословацкой картотеке, остается неизменным.

Современные архивы и библиотеки используют продвинутые варианты чехословацкой системы: роботизированные складские установки, автоматические архивы с доступом к данным через цифровые панели и интерфейсы, управление Big Data.

Что касается самой Праги, то с увеличением объема документов возникла необходимость в более эффективных методах их обработки и хранения. Сегодня архивы Пенсионного института оцифрованы, а картотека используется как архив старых документов.

Что еще почитать:

• Смертельные страницы: как антикварные книги могут вас убить

• Манускрипт Войнича: как мультиспектральный анализ проявил скрытые детали / Хабр

• Подвесной монорельс для денег: как магазины XIX–XX веков пытались упростить доставку кэша