Анна Блюмина

Консультант-эксперт департамента 1C «КОРУС Консалтинг», лидер группы по управлению финансами

Привет, Хабр! Меня зовут Анна Блюмина, я консультант-эксперт департамента 1C «КОРУС Консалтинг».

Первая задача, которая встает на проектах по внедрению управленческого учета (далее – УУ) — выбор подходящей целевой архитектуры. Современные продукты 1С предоставляют множество инструментов для решения этой задачи. В этой статье описывается «матрица принятия решений по внедрению УУ» — инструмент, который формализует процесс выбора оптимальной системы и применимой функциональности.

Если заказчик хочет внедрить управленческий учет на 1С, то что это может значить?

Для начала договоримся, что мы понимаем под УУ. Согласно учебникам, УУ — это система сбора, анализа и представления финансовой и нефинансовой информации, предназначенной для внутреннего использования руководством компании в целях принятия решений по эффективному управлению ресурсами и достижения целей организации.

Управленческий учет осуществляется для достижения следующих целей:

• Контроль – осуществляется сравнение с эталоном.
• Планирование – создаются бюджеты и прогнозы.
• Оптимизация затрат – производится анализ рентабельности.
• Оценка эффективности – устанавливаются и рассчитываются KPI.
• Управление рисками – выявляются угрозы, планируются и осуществляются мероприятия по их минимизации.

Также в учебниках УУ обычно противопоставляется финансовому учету, например, как в Табл. 1:

Критерий

Управленческий

Финансовый

Пользователи

Внутренние (менеджмент)

Внешние (инвесторы, партнеры, гос. органы)

Регламентация

Нет стандартов, определяется компанией

Строго регулируется

Фокус

Будущие и текущие процессы

Прошлые результаты

Детализация

Высокая

Обобщённая

Периодичность

Меньше

Больше

 Табл. 1 Сравнение управленческого и финансового учёта

Однако, когда речь идёт об автоматизации управленческого учета на 1С, термин приобретает некоторую специфику. Когда будущие клиенты озвучивают такого рода запрос, они могут иметь в виду следующее:

· Либо это все же финансовая отчетность: ОПУ, ОДДС, баланс, расшифровки, но подготовленная по собственным стандартам (правилам);
· Либо отчетность с комбинированным набором финансовых и нефинансовых показателей;
· Либо это комплект неких частных отчетов для руководства разного уровня.

В последнем случае внедрение управленческого учета на самостоятельный проект не тянет.

Второй случай можно реализовать, решив задачу первого и дополнив данными оперативного учета: из той же системы, из внешней системы или вообще не из системы, а например, хранящимися в эксеь-файлах.

Итак, как правило перед нами всё-таки стоит задача получения финансовой отчетности, но собрать ее в силу каких-то причин её нужно по правилам, отличным от применяемых в бухгалтерском учёте.

Также УУ часто является подзадачей внедрения бюджетирования. Действительно, УУ – это не только фактические данные, но и плановые, а также план-фактный анализ. Но в рамках данной статьи мы сосредоточимся только на получении фактических данных, так как тема планирования требует отдельного более глубокого рассмотрения.

Как проводить предпроектное обследование?

Выбор архитектурного решения производится на основании информации, полученной в предпроектном обследовании.

Когда мы обсуждаем план обследования, могут звучать предложения начать с проработки плана счетов или перечня аналитик. Моя твердая позиция – это уже вторичные структуры, вытекающие из перечня отчетных форм и правил расчета их показателей.

Первое и главное, что нужно сделать — получить у заказчика ВСЕ отчётные формы, как основные, так и расшифровки.

По каждому показателю основных форм необходимо выяснить:

· Критерии признания – по каким критериям активы / пассивы / доходы / расходы относятся к данному показателю;
· Порядок оценки — как рассчитать оборот/ остаток по данному показателю;
· Раскрытия — по каким разрезам должны быть доступны дополнительные расшифровки показателя (как правило, на этот вопрос помогает ответить анализ дополнительных отчётных форм).

После этой работы можно сделать следующие выводы:

· Какова необходимая детализация данных УУ?
· Каков порядок формирования показателей, есть ли отличия от бухгалтерского учета и, если да, в чем заключаются?
· Каковы необходимые аналитики?

Когда у нас есть ответы на эти вопросы, уже появляется основа для выбора. Нужно будет учесть еще некоторые аспекты, но об этом позже. А сейчас пока давайте посмотрим, а из каких инструментов нам нужно сделать выбор?

Варианты организации УУ в 1С

Наш арсенал представлен на рисунке ниже:

Рис. 1 Инструменты для УУ в системах 1С (в части фактических данных)
Рис. 1 Инструменты для УУ в системах 1С (в части фактических данных)

Рассматриваем три флагманских продукта 1С последних версий: 1C ERP, 1C Управление холдингом и 1С ERP Управление холдингом.

Как видно на рисунке, задача построения управленческой отчётности подразделяется на две: ведение (хранение) и представление данных. Далее сосредоточимся на первой из этих задач – она первична. Обеспечив корректное (закрывающее потребности заказчика) ведение данных в системе, задачу по представлению данных решить будет значительно проще.

Именно в решении этой задачи призван помочь метод, который мы назвали «матрица принятия решений по внедрению УУ».

Каждый из четырех блоков, соответствующий вариантам хранения данных УУ, на схеме выше имеет несколько подвариантов, и с помощью матрицы можно рассчитать сравнительную количественную оценку соответствия каждого из них конкретному проекту.

Вариант ведения управленческого учёта на регистрах накопления бюджетирования / планирования (самый правый блок) выделен более бледным цветом, так как он не гарантирует целостность данных, поскольку на нем не ведется двойная запись – великий принцип учета всех бизнес-операций, бессменно обеспечивающий логическую связь основных отчетных форм и оптимальное представление о финансовом положении и результатах бизнеса с 15 века, когда был изобретен итальянским математиком Лукой Пачоли. Но в определенных случаях данные этих регистров могут закрыть требования клиента по УУ, поэтому этот блок всё же фигурирует на схеме.

Для оценки мы учитываем большой ряд критериев. Задача аналитика (консультанта) проставить в матрице вес каждого критерия: 1 – если, критерий релевантен для проекта; 0 – если не релевантен. Можно использовать также подход более верифицированных экспертных суждений: выставлять веса критериев в диапазоне от 0 до 1 по степени релевантности и важности.

Оценка веса по многим критериям будет вытекать из результатов анализа управленческой отчетности о которой, говорилось в начале этой главы. Чтобы оценить вес остальных критериев, в ходе обследования нужно получить ответы на некоторые дополнительные вопросы. Ниже мы рассмотрим подробно все критерии и влияние на выбор программных средств каждого из них.

Матрица принятия решений

Матрица принятия решений представлена в Табл. 2 ниже.

В левой колонке выведены критерии. Колонку «Вес» следует заполнить применительно к конкретному проекту. В правых — оценки, присвоенные программным продуктам и имеющимся в них объектам для ведения УУ, по каждому критерию.

Итоговая строчка — сумма произведений (типовая эксель-функция) веса критерия на оценку по нему — даст ответ на вопрос, какое решение является оптимальным. Шаблон матрицы в виде эксель-файла приведена в Приложении.

Табл. 2 Матрица принятия решений по УУ
Табл. 2 Матрица принятия решений по УУ

Сначала рассмотрим «легенду» - расшифровка наименования правых колонок приведена в Табл. 3 ниже. Также в таблице расшифрованы аббревиатуры, используемые в формулировках критериев.

Табл. 3 Легенда к матрице принятия решений по УУ
Табл. 3 Легенда к матрице принятия решений по УУ

На схеме, представленной на Рис. 1 выше, не выделен такой вариант сбора данных управленческого учета как экземпляры отчёта. На схеме эта функциональность представлена в вариантах представления данных: экземпляры отчета – один из инструментов блока «настраиваемые отчеты».

Но в матрице мы рассматриваем экземпляры отчета также, как объект хранения данных. Все дело в том, что такой объект системы совмещает в себя черты и отчёта (как инструмент представления данных) и документа (поскольку хранится в системе, относится к конкретной организации и периоду, значения показателей записываются в регистры и могут быть использованы как источники данных для других объектов, есть возможность хранить версии).

В контексте матрицы мы рассматриваем экземпляры отчёта именно как способ хранения данных, который позволяет формировать различные показатели по разным источникам данных.

Комментарии

Далее рассмотрим каждый критерий и обоснуем выставленные каждому варианту оценки. Нужно отметить, что данные оценки в той или иной степени субъективны и основаны на моей личной проектной практике. Мы обсуждали данную матрицу с коллегами, и даже среди нашей команды выявились разногласия в оценках. Свои оценки я постараюсь обосновать ниже. Вы можете с этими обоснованиями согласиться или нет - и тогда можете изменить оценки, но матрица от этого не перестанет быть рабочим инструментом. Также вы можете добавить дополнительные критерии, возможно специфические для вашего проекта, и проставить по ним оценки и веса. И наконец: даже если вы не поверите результату, выданному матрицей, работа по её заполнению все равно будет очень полезной для комплексного анализа всех вводных проекта и построения функциональной архитектуры.

Итак, начнем.

Срок подготовки отчетности

Необходимые сроки подготовки отчетности – один из ключевых дополнительных вопросов, который нужно выяснить во время обследования в дополнение к анализу отчётных форм.

Управленческая отчетность нужна для принятия решений и внедрения мероприятий для выправления курса к большей эффективности бизнеса. Соответственно информация должна быть актуальной. Как правило, сроки подготовки управленческой отчетности короткие. Должна быть возможность закрыть период и рассчитать все показатели раньше, чем это будет сделано в бухгалтерском учете. Если это так, то выигрывают решения не на бухгалтерском плане счетов. Если план счетов УУ с бухгалтерским учетом (далее БУ) един, то и закрытие общее. Если планируется собирать данные из двух источников: бухгалтерские проводки + дополнительные корректировки (вариант «ПСРУ+кк»), то раннее закрытие тоже возможно, но нужно предусмотреть, откуда будут получаться данные, которые в БУ рассчитываются только при закрытии.

Бывает обратная ситуация: компания хочет быстро закрывать все виды учета и запрещает корректировать данные прошлых периодов после их закрытия. Этой ситуации лучше всего соответствует единый план счетов – гарантированно не будет изменений в одном виде учёта при отсутствии изменений в другом.

Третья ситуация – необходимость получения отчетных форм почти немедленно. Тогда, вероятно, что нет возможности формировать – даже автоматически – данные с помощью какого-либо преобразования, перекладки, а нужно получать данные из источников, которые формируются непосредственно при проведении документов, то есть либо с финансовых регистров накопления (в ERP / ERP УХ), либо  с бухгалтерских проводок (в УХ), но скорее всего придётся дополнять это данными из других источников, так как не все виды проводок создаются при проведении документа.

Аналитические разрезы

Один из важнейших вопросов, на которые мы получаем ответ, анализируя отчетные формы заказчика, - какие требуются аналитические разрезы по каждому показателю и сколько их.

Как правило, данные финансовых регистров накопления содержат большее количество аналитик, чем то, которое можно вести на проводках плана счетов. Но надо помнить, что и при учёте на плане счетов возможности по ведению аналитик превышают количество субконто на счетах (в бухгалтерском плане счетов – 3, в международном – 3 в ERP, 4 – в УХ и ERP УХ). Во-первых, некоторые аналитики можно вынести на план счетов, создав дополнительный уровень иерархии (субсчета). Это можно применять, если количество возможных значений аналитики невелико и не предполагается их частого изменения. Во-вторых, у счетов планов счетов есть возможность включения дополнительных измерений: ЦФО или подразделение, направление деятельности. В-третьих, часто одни аналитики являются производными от других. Например, аналитика «Регион продаж» может определяться аналитикой «Клиент», а «вид деятельности» - номенклатурой. Тогда достаточно иметь одну аналитику, а отчеты можно строить по обеим.

После проработки аналитических потребностей клиента, их взаимосвязей, проектирования возможного плана счетов, появляется определённость в установки весов критериев по разделу «Количество аналитик».

Валюты отчётности

Термины «Функциональная валюта» и «Валюта представления» родом из МСФО. Но и для УУ они полностью применимы.

Функциональная валюта – это валюта, используемая в основной экономической среде, в которой предприятие осуществляет свою деятельность.

У российских компаний функциональной валютойа в большинстве случаев является российский рубль. А у иностранной «дочки» - валюта той страны, к которой она относится и на территории которой ведёт деятельность. В этом случае требуется функциональность для ведения управленческого учета разных организаций в разных валютах, а кроме того, - получение консолидированной отчётности в валюте представления.

Валюта представления – валюта, в которой представляется финансовая отчетность.

Валютой представления для российского менеджмента скорее всего будет рубль. А если российская компания сама является дочкой зарубежной и отправляет свою отчетность в корпорацию для консолидации, то тогда скорее всего валютой представления будет валюта головной компании. Валют представление может быть и несколько. Например, российские менеджеры захотят сравнить отчетность с аналогичной по отрасли и другим параметрам деятельности зарубежной компанией, и для этих целей потребуется пересчитывать отчетность в валюту отчетности этой компании.

В ходе обследования необходимо выяснить, какая функциональная валюта у каждой организации, входящей в рамки проекта, и какая или какие валюты представления.

Вариант ведения УУ на бухгалтерском плане счетов подходит только если функциональная валюта совпадает с валютой регламентированного учета.

Если не совпадает, то исследуем следующую развилку: не совпадает для некоторых организаций, но для них для всех одна и та же? Если да, то подойдет в числе прочих вариантов ведение УУ на функциональности ERP: на финансовых регистрах накопления или регламентированном плане счетов с включённой опцией «Управленческий учёт на регламентированном плане счетов» - есть возможность задать в системе валюту управленческого учёта, отличную от валюты регламентированного, но только одну, общую для всех организаций.

А если валют требуется больше двух, то тут потребуется функциональность УХ или ERP УХ, где функциональные валюты можно устанавливать в разрезе организаций – используя для УУ параллельный план счетов или рассчитывая показатели экземпляров отчетов в валюте, указанной в регламенте отчётности для данной организации, по виду курсу, заданному для конкретного показателя.

Если валюта представления отличается от функциональной валюты, понадобится механизм пересчёта и автоматического начисления трансляционного резерва. Такая функциональность есть в учете на параллельном плане счетов в каждой из систем, а также при расчете показателей экземпляров отчетов в УХ и ERP УХ.

Использование данных внешних баз 1С

Если какие-либо данные, используемые для управленческой отчетности, ведутся во внешних базах 1С, то это аргумент в пользу использование систем, которые могут эти данные бесшовно забирать (УХ и ERP УХ), и инструментов, которые эти данные бесшовно встраивают в УУ: механизм трансляции и трансформации (то есть учет на параллельном плане счетов) или настройка операндов для расчета показателей экземпляров отчетов.

Если это ваш вариант, при оценке стоимости проекта не забудьте учесть ресурсы на решение задачи по управлению и синхронизации НСИ между базой УУ и базами-источниками.

Консолидация

Процесс консолидации может включать или не включать в себя несколько элементов:

· Получение данных из внешних баз (см. предыдущий пункт);
· Сверка и урегулирования внутригрупповых операций (далее ВГО);
· Элиминация внутригрупповых операций;
· Консолидационные поправки;
· Пересчет в валюту представления (см. пункт «Валюты отчётности»).

В ERP, в отличие от двух других систем, нет механизма сверки и урегулирования ВГО. Зато есть механизм «интеркампани» (также он есть в ERP УХ), когда в системе оформляется единый документ для отражения в учёте двух компаний и таким образом автоматически достигается полное соответствие ВГО у двух сторон. Правда, всё большее распространение обязательной маркировки товаров вносит ограничения в использование этой функциональности. Она предусматривает следующий процесс: отгрузка в течение периода производится от имени любой организации, а в конце периода остатки по товарам организацией регулируются автоматически создаваемыми документам передачи товаров между организациями. В случае маркированной продукции уже в момент отгрузки необходимо фиксировать собственника товара. Также в связи с такой схемой процесса не предусмотрены отклонения при приёмке и корректировочные документы. На проектах по-разному выходят из этой ситуации – в инфополе 1С есть описания процессов и доработок, которые внедряют, чтобы всё-таки использовать этот механизм и при торговле маркированной продукцией. Если ваш заказчик реализует маркированную продукцию, нужно учесть ограничения в оценке.

Для элиминации ВГО в системах УХ и ERP УХ есть специальный документ, который по настроенным правилам делает исключающие проводки на параллельных планах счетов по дополнительной служебной организации, входящий в периметр консолидации – таким образом данные по сумме всего периметра очищаются от ВГО.

В ERP такого механизма нет, и всё же я поставила для варианта «параллельный план счетов» оценку 0,5, потому что настройками формирования проводок и, возможно, несложными доработками, также можно достигнуть исключения ВГО, как вариант - не транслировать их в УУ вовсе.

При исключении ВГО обычно самым сложным является элиминация нереализованной прибыли из запасов (и реализованной из себестоимости). В УХ и ERP УХ есть документ, который генерирует нужные проводки на параллельном плане счетов по элиминирующей компании на рассчитанную по пропорции сумму. И также – проводки по элиминации нереализованной прибыли по внеоборотным активам (и реализованной из начисления амортизации и при выбытии).

В ERP опять же такого нет, но зато механизм «интеркампани» позволяет осуществить элиминацию нереализованной внутригрупповой прибыли на уровне SKU (товарной единицы), так как в регистрах «Себестоимость товаров» и «Выручка и себестоимость продаж» есть ресурс, по которому товародвижение между компаниями группы отражается как перемещение: не накручивается наценка, не изменяется структура себестоимости – отличный инструмент! Если бы ещё не маркировка!..

Расчtт и отражение консолидационных поправок: гудвилл, доля неконтролирующего владения, исключение инвестиций и капитала – реализовано опять же только в УХ и ERP УХ на параллельном плане счетов. Но такие поправки в УУ требуются нечасто, обычно это применятся в учtте по МСФО. Хотя нужно заметить, что для выбора решения для учёта по МСФО наша матрица также полностью подходит.

Внеоборотные активы

Учет внеоборотных активов (далее – ВНА) – тот блок, который часто требует параллельного ведения. Могут отличаться применяемые сроки полезного использования, критерии капитализации активов.

Эта задача хорошо решается в любой из систем, но по-разному в ERP и в УХ / ERP УХ.

В ERP в документах учета ВНА есть возможность задания двух наборов параметров: отдельно для БУ и отдельно для УУ (на самом деле есть ещё третий – для НУ, но это не относится к нашей теме). Таким образом параллельные данные можно получать и с регистров накопления, и (используя опцию «Вести УУ на регламентированном плане счетов») с ресурса «Сумма УУ» проводок регламентированного учёта, и - транслируя суммы УУ на параллельный план счетов.

В УУ и ERP УХ есть отдельный комплект видов документов параллельного учёта по ВНА, которые проводятся только по параллельному плану счетов. Их можно формировать автоматически на основании документов по регламентированного учёта ВНА (если регламентированный учет ведётся в той же базе; если нет можно воспользоваться функциональностью созданием и заполнением документов по правилам (на основании документов внешней базы), но потребуются небольшие доработки и повозиться с настройкой – учтите трудозатраты на это в оценке проекта.

Отдельный разговор про документы по аренде. В ERP вендор почему-то не реализовал в документах по аренде те же возможности параллельных данных для БУ и УУ, что и в документах по учёту собственных ВНА, в частности нет возможности применять разные ставки дисконтирования. Есть только возможность учитывать договор аренды в качестве финансовой аренды в одном из видов учета и в качестве операционной в другом и соответственно признавать основные средства и арендное обязательство и принимать их только к одному виду учёта. Теоретически можно организовать параллельный учет, полностью задвоив все связанные объекты системы: договоры аренды, объекты основных средств, документы заключения договоров аренды (и другие - по жизненному циклу договоров), все документы по ОС. Поэтому я поставила оценку выше 0 и решениям на ERP, но не единицу, поскольку это, конечно, неудобно. Кроме того, по договорам лизинга нет даже такой возможности.

В УХ и ERP УХ есть набор документов для полноценного параллельного учета по аренде.

Финансовые инструменты

Параллельный учёт финансовых инструментов – задача в большей степени из области учёта по МСФО. Стандарты диктуют в каких случаях финансовые инструменты должны учитываться по справедливой стоимости, в каких – по амортизированной.

В УХ и ERP УХ есть документы параллельного учета для переоценки и дисконтирования финансовых инструментов, для всех остальных операций жизненного цикла, включая регламентные операции параллельного начисления процентов, амортизации дисконта, реклассу по срокам и т.д.

В ERP отсутствует данная функциональность.

Себестоимость

При необходимости параллельной оценки себестоимости, конечно, выигрывают решения на ERP и ERP УХ, где на основных регистрах суммовой оценки себестоимости запасов и продаж есть отдельные ресурсы для регламентированного и управленческого учёта. И также есть возможность параллельной оценки во всех документах по формированию и распределению затрат, по товародвижению. Соответственно с ресурса, соответствующего управленческой оценке, можно забирать данные и на параллельный план счетов, и на план счетов регламентированного учета (при включённой опции «Управленческий учет на плане счетов регламентированного учета»), и непосредственно в отчёты, типовые и настраиваемые.

В УХ (и также в ERP УХ) есть альтернативная функциональность – есть механизм распределения на запасы разниц между УУ и БУ несколькими возможными способами и автоматическая корректировка всех последующих движений запасов. Этот способ подразумевает начисления на параллельном плане счетов, основанные на расчетах по пропорции, то есть предполагает некоторую условность, тем большую, тем меньшая детализация аналитик номенклатуры существует в регламентированном учете и в учете на параллельном плане счетов. В определенных кейсах такой уровень точности достаточный. А если нет - тогда плюс балл в пользу ERP / ERP УХ.

Резервы

Есть возможность параллельного учёта и в ERP / ERP УХ (параллельные реквизиты в документах, параллельные ресурсы в регистрах), и в УХ / ERP УХ (документы параллельного учёта с отражением на параллельном плане счетов).

Правда в обоих случаях, сама методология расчета резервов определённого вида предусматривает применение лишь несколько зашитых в коробочное решение алгоритмов – нужно анализировать, есть ли среди них те, которые соответствуют методологии заказчика и в какой из систем. Алгоритм расчёта можно и доработать – при таком решении нужно учесть это при оценке проекта.

Аккруалы

Начисление аккруалов (неотфактурованных расходов, поставок) – обычная задача для УУ, расходы должны быть учтены независимо от наличия первичных документов.

Современные стандарты бухгалтерского учета также позволяют отражать в расходах неотфактуровку, и в актуальных версиях всех рассматриваемых систем предусмотрены документы и для отражения неотфактуровки, и для закрытия при поступлении документов, и для отражения отклонений. Однако при отражении неотфактурованных расходов / поставок возникают налоговые разницы и не все заказчики готовы идти этим путем.

Если все-таки требуется начислять аккруалы только в УУ, то в УХ ERP УХ есть для этого документ параллельного учёта, а также обработка – правда, незамысловатая – для последующего сопоставления аккруалов, начисленных в УУ, с фактическим документами, оттранслированными из БУ.

В ERP аккруалы можно начислить только в УУ с помощью документа «Отражение прочих доходов и расходов», но последующий анализ поступивших фактических документов и сторнирование аккруалов придётся выполнять вручную – поэтому оценка в матрице меньше единицы.

Распределение затрат

В ERP / ERP УХ есть возможность задать разные правила распределения затрат для разных видов учёта при закрытии периода. Разные суммы отразятся на ресурсах регистров, соответствующих регламентированному и управленческому учету. Опять же, далее можно использовать данные УУ с регистров различными способами.

Если говорить о распределениях на параллельном плане счетов в УХ / ERP УХ, то, как ни странно (странно, потому что задача актуальна для большинства проектов по внедрению УУ) инструмента для настройки не зависимого от регламентированного учета распределения затрат нет.

Есть только документ «Закрытие счетов запасов, ВНА и затрат», позволяющий распределить несколькими типовыми способами разницы между УУ и БУ. Если такой вариант распределения подходит – плюс балл. Если нет, альтернативные возможности – настроить распределение через шаблоны трансформационных корректировок или через показатели экземпляров отчётов. Или доработать документ «Закрытие счетов запасов, ВНА и затрат»

Прочие корректировки

Если у заказчика есть ещё какие-либо операции, не упомянутые выше, которые нужно оценивать и начислять параллельно в УУ, то в УХ / ERP УХ есть инструменты для автоматизации расчета с помощью операндов, задаваемых в форме конструктора или произвольного запроса. Операнды можно объединить в формулу с помощью арифметических действий и далее использовать двумя способами: как процедуру расчета суммы трансформационной корректировки (шаблонные проводки на параллельном плане счетов) или показателей экземпляра отчета.

В ERP такой типовой альтернативы нет.

Анализ задолженности по срокам

Анализ по срокам как дебиторской (в том числе просроченной), так и кредиторской задолженности – задача, актуальная для большинства проектов по УУ.

В ERP / ERP УХ есть готовое решение благодаря наличию регистров расчетов – есть типовые отчеты по этим регистрам.

В УХ / ERP УХ тоже кое-что есть: есть справочник «Интервалы задолженностей», который можно использовать в качестве типа данных субконто по параллельному плану счетов. И в документах параллельного учета финансовых инструментов при установке такого субконто на счета учета предусмотрено его автоматическое заполнение. А вот настроить заполнение данного субконто при трансляции данных рег. учёта обычными средствами не получится. Придётся делать обработку для заполнения. Также для реализации заполнения субконто даже через обработку необходимо, чтобы регламентированный учет вёлся в разрезе документов расчётов, иначе данные будет взять просто неоткуда. В силу необходимости таких доработок пол балла с решения УХ снимаю.

План счетов

Анализируя отчетные формы заказчиков, консультант 1С может сам предложить оптимальную структуру плана счетов УУ или вообще выбрать учёт не на плане счетов, а реализованный другими способами.

Но есть кейсы, когда данные УУ нужно получить именно в формате плана счетов, жёстко заданного сверху. Как правило, это тот случай, когда наш заказчик – дочерняя компания, и формат данных задаётся корпорацией.

Если это ваш случай, тогда имеет смысл организовать учёт именно на проводках параллельного плана счетов, настроив его под формат заказчика. И соответственно в этом случае баллы зарабатывают решения на параллельном плане счетов.

Изменения прошлых периодов

В случае, когда сроки управленческой отчетности короче, чем регламентированной, распространённое требование – отражать изменения данных закрытого периода в открытом периоде.

Некоторым заказчикам это не требуется в течение финансового года, так как управленческая отчётность представляется нарастающим итогам, и если это требование касается только изменений при закрытии года, то вес данного требования, вероятно, стоит уменьшить – в этом случае можно рассмотреть альтернативные подходы для решения задачи.

Для реализации такого требования есть типовая функциональность при отражении данных УУ на параллельном плане счетов во всех рассматриваемых системах. Отметим, что в УХ и ERP УХ она работает только при трансляции данных текущей, но не внешней базы (решается доработкой). Но поскольку ERP и вовсе «не умеет» транслировать данные внешней базы, то тут ни у одной из систем нет проигрышной позиции по сравнению с другими.

Аудиторский след

Понятие «аудиторский след» обычно ассоциируется с отчетностью для внешних пользователей, которая требует независимой оценки третьей стороны – аудиторов.

Однако в любом зрелом бизнесе рано или поздно встаёт вопрос об аудиторском следе и в управленческой отчётности – насколько наши данные корректные, насколько им можно доверять, можно ли их сверить с бухгалтерской отчетностью (строгой, основанной на первичных документах, проверяемой), можно ли обосновать расхождения, насколько последние пункты трудозатратны или, наоборот, автоматизированы?

По данному критерию решения из нашей матрицы также имеют разные оценки. Говорить об аудиторском следе можно в нескольких аспектах.

Во-первых, ведение учёта по принципу двойной записи уже само по себе обеспечивает гораздо большее доверие к целостности и надёжности данных. Именно поэтому я вообще поставила под некоторый вопрос использование для ведения УУ регистров бюджетирования, и на схеме на Рис. 1 соответствующие блоки закрашены бледным цветом. Также не используется двойная запись при сборе управленческой отчетности на экземплярах отчета, если это не ЭО с видом «обороты и остатки по плану счетов» - соответствующий метод также проигрывает по данному критерию.

Во-вторых, в ходе обследования нужно настойчиво выяснить, какие выдвигаются требования по сверке данных с регламентированным учётом. По моему опыту, даже если на первом этапе заказчик утверждает, что она не требуется, впоследствии всё равно такие запросы возникают: менеджеры видят разные значения показателей и закономерно возникает задача обоснования расхождений.

В этом аспекте лидирующее положения занимают решения на регламентированном плане счетов – не требуется настройки никаких сверочных отчётов. Сверка осуществляется прямо на стандартных бухгалтерских отчетах по регламентированному плану счетов. В случае ERP / ERP УХ в отчётах выводятся оба показателя: «Сумма БУ» и «Сумма УУ». В случае доработанного плана счетов БУ в УХ все разницы собраны на выделенных счетах плана счетов.

Если планируется вести УУ не на плане счетов регламентированного учёта, то сверка потребуется.

Сверку с БУ заказчики любят видеть в таком классическом стиле:

Сумма УУ=Сумма БУ+Кор.1+Кор.2+⋯,

где Кор.1, Кор.2 и т.д. – разницы, разбитые по видам корректировок. Например, Кор.1 – разница по амортизации ОС, Кор.2 – начисленные аккруалы и т.п.

Такую расшифровку обеспечивают решения на параллельных планах счетов УХ и ЕРП УХ. Параллельный регистр бухгалтерии содержит измерение «Вид операции», заполнении которого можно настроить при трансляции и в трансформационных корректировках, а в документах параллельного учёта оно заполняется предопределённым значением в соответствии с видом операции. Таким образом при правильной настройке заполнения измерения «Вид операции» отражение данных УУ в виде приведённой выше формулы нам обеспечит стандартная оборотно-сальдовая ведомость по плану счетов с детализацией по этому измерению.

Также излюбленное заказчиками средство повышение «аудируемости» - связь данных с первичными документами, возможность «провалиться» до документа-регистратора. Её обеспечивают все решения на планах счетов и регистрах – у любой проводки есть документ-регистратор. А вот экземпляры отчётов здесь проигрывают, как и учёт на плане счетов трансформационным методом, поскольку последнее – по сути тоже формирование показателей экземпляров отчёта, хотя и имеющего структуру плана счетов. Нужно отметить, что при типовой трансляции данных внешней базы, расшифровать результаты трансляции до первичных документов также не получится – регистратором для таких проводок будет выступать документ «Трансляция», не связанный напрямую с документами внешних баз.

Наконец, еще одна функциональность, повышающая аудируемость данных – это прослеживаемость изменений и хранения версий.

В ERP и ERP УХ есть возможность хранения версий самих первичных документов. В УХ можно зафиксировать версию управленческой отчётности в экземпляре отчетов, для которых также поддерживается версионность. Это можно сделать и в том случае, когда данные на ЭО собираются из разных источников, и собрав данные с регистра бухгалтерии.

Ресурсы на внедрение и поддержку

При выборе решения необходимо учесть также вопросы сроков и бюджетов клиента на разные стадии жизненного цикла системы.

Если нужно начать получать данные из системы очень быстро, но не подойдут способы трудоёмкой настройки мэппингов – учёт на параллельном плане счетов или на экземплярах отчёта.

Если заказчик хочет по максимуму использовать коробочное решение и не склонен уходить в большие доработки, то напротив стоит рассмотреть реализацию на параллельном плане счетов или экземплярах отчёта с их широкими возможности по настройкам (в пользовательском режиме, без доработок) трансляции данных и автоматических корректировок.

К вариантам, удовлетворяющим этом критерию, можно отнести и УУ на регламентированном плане счетов в ERP и ERP УХ.

С варианта ведения УУ на параллельном плане счетов в ERP сняла полбалла из-за ограниченных возможности по реализации автоматических корректировок – есть возможность их отражения только путем реализации разниц по регламентированному и управленческому учету в документах, и такая возможность существует не по всем разделам учета.

Учет на параллельном плане счетов в ERP по «объектам учёта» (финансовым регистрам накопления) или по хозяйственных операций без доработок не реализовать. Такая точка зрения, основана на моём проектном опыте - не по всем операциям можно нормально настроить трансляцию типовыми средствами.

Стоит также учесть планы заказчика на выделение ресурсов на поддержку решения после внедрения. Минимальной дополнительной поддержки потребуют решения на регламентированном плане счетов. Также относительно несложной поддержки потребуют решения на параллельном плане счетов на основании данных рег. учета – инструменты трансляции хорошо развиты во всех системах, как и инструменты контроля корректности трансляции. Остальные варианты более сложные с этой точки зрения, в них больше вероятность возникновения какого-либо нового кейса, который не покрывают текущие настройки – потребуется более ресурсозатратное вмешательство поддержки.

Отлаженность решения вендором

К сожалению, не все решения, имеющие заманчивые возможности по функциональности, достаточно отлажены вендором. Например, на одном из проектов нам пришлось отказаться от формирования проводок на параллельном плане счетов по объектам учёта в ERP, потому что для большого количества видов операций проводки не формировались, выдавались сообщения об ошибках двойной записи. Исправить ошибки малыми силами оказалось невозможно. Глубокое погружение в «начинку» системы и внесение серьёзных правок в код мы не могли себе позволить, исходя из сроков и бюджета проекта. В этой ситуации оказалось целесообразнее отказаться от использования объектов учета в качестве источника данных и доработать / донастроить трансляцию по данным регламентированного учета.

Варианты с использованием экземпляров отчётов тоже, на мой взгляд, по этому критерию проигрывают. Несмотря на постоянное развитие вендором этой функциональности, она всё ещё ведёт себя «капризно», при планировании её использования стоит при оценке проекта заложить риски на длительную отладку.

Смежные задачи

Иногда внедрение УУ – самостоятельный проект, а иногда этап более комплексного, в котором автоматизируются и другие бизнес-процессы. В том числе может требоваться автоматизация или перевод в новую систему оперативного контура со сложными процессами (например, производственными) или отраслевой спецификой.

Если в этой же системе планируется вести оперативный учет со сложными процессами, вероятнее, больше подойдёт ERP или ERP УХ. Если есть отраслевая специфика, существуют отраслевые решения на ERP – тогда, вероятно, и УУ удобно реализовать в той же системе. Но не забываем, что УХ может собрать данные УУ и из внешней базы, а разделение по разным базам или объединение в одной оперативного и финансового контура – это палка о двух концах и такое решение само по себе требует оценки и взвешивания разных критериев.

Если проект подразумевает также автоматизацию бюджетирования, корпоративных закупок, корпоративного казначейства, то с этими процессами лучше справляются УХ или ERP УХ, тогда, возможно, и для УУ стоит рассматривать их.

Если вы одолели этот длинный текст – благодарю и надеюсь, что это было не зря.

Надеюсь, что вы попробуете заполнить матрицу по своему проекту (а прежде скачайте документ здесь), и она поможет принять взвешенное решение. Удачных проектов!

Комментарии (0)