У байеров крупных компаний самая горячая пора длится с сентября по декабрь. Чем больше поставщиков и номенклатуры, тем будет сложнее обойтись без специализированного софта, SRM-системы (Supplier Relationship Management). Рассказываем, как автоматизировали переговорные кампании на базе BPMS для закупок федерального DIY-ритейлера. Это решение также будет полезно производственным и сервисным компаниям, девелоперам и всем тем, кто хочет оцифровать процесс закупок для внутренних нужд.

Предпосылки: Excel, email и работа с данными вручную

Переговорная кампания — это полноценный цикл работ, а не просто серия встреч: подготовка и сбор информации, сама встреча, фиксация и анализ итогов. Но некоторые факторы усложняли этот процесс:

Ручной сбор и обработка данных. Менеджеры сами сводили информацию по поставкам и продажам десятков контрагентов в отдельных Excel-таблицах. А потом все эти данные хранились разрозненно. 

Хаотичные согласования по email. С руководством надо было согласовать желаемые объёмы закупок и цены на будущее, а также «вилку», в пределах которой можно договариваться. В потоке писем отследить статус согласования и быстро найти информацию по кому-то определённому было сложно.

Непрозрачность статусов работ. Менеджеры вручную отслеживали, с кем уже провели встречи. Руководитель не видел общую картину по отделу: сколько переговоров завершено, сколько в процессе, а если ответственный сотрудник внезапно заболел — непонятно было, на каком этапе его поставщики.

В компании уже использовали BPM-систему «Первая Форма» для автоматизации логистики. Поэтому для оцифровки работы с поставщиками выбрали SRM-решение на базе BPM-платформы.

Техническая реализация

Данные по клиентам и номенклатуре продукции загружаются в SRM из 1С за счёт интеграции через встроенный API-коннектор.

В начале сентября система сама создает задачи на проведение переговорных кампаний, проставляя очерёдность подзадач, сроки и ответственных на основе закреплённых за ним категорий товаров. 

В карточку задачи автоматически подтягиваются годовой объём поставок с помесячной разбивкой, данные по продажам продукции, история скидок и цен, факты просрочек и рекламаций. Менеджер вносит оставшееся, то есть желаемые условия на следующий год: объём товара на складе, бонусы, отсрочку платежа и так далее. 

На основе этих данных система формирует чек-лист с вопросами и аргументами для переговоров — структурированный документ, по которому менеджер ведёт встречу с поставщиком. 

По итогам каждой встречи с поставщиком подписывают протокол переговоров. Сотрудник загружает этот документ в карточку задачи. Поскольку переговоры часто проходят в несколько этапов, система ранжирует протоколы по датам и версиям.

Когда достигнута финальная договорённость, менеджер вводит результаты в соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с целями переговоров и запускает один из двух сценариев:

• Если условия хуже запланированных, задача переходит на руководителя отдела закупок. Для последнего настроена подсказка, данные по целям/факту/отклонениям. С учётом этой информации становится проще быстро согласовать или отклонить предложенные поставщиком условия.

• Если условия совпадают с запланированными или даже лучше, менеджер готовит допсоглашение к основному договору: на основе типового шаблона в системе формируется печатная форма документа, а данные о контрагенте подтягиваются из встроенного справочника. 

В задаче и договоре сразу указывают, работает ли от поставщика собственный мерчендайзер или нужен специалист со стороны сети. Если выбран второй вариант, в системе по шаблону формируются приложение к договору с графиком работ.

Итоги внедрения SRM-решения на базе BPMS

BPM-платформа взяла на себя рутинные операции вроде сбора данных, формирования документов и контроля согласований. Благодаря этому переговорные кампании стали проходить быстрее. Процесс больше не затягивается из-за того, что менеджер не успел собрать данные или руководитель не увидел письмо в почте.

Работа отдела закупок приведена к единому стандарту. В системе чётко определено, что менеджер должен сделать на каждом этапе, с какими данными ознакомиться, какие вопросы обсудить с поставщиком.

Благодаря актуальной отчётности руководство теперь всегда в курсе статусов всех переговоров и может оперативно отреагировать на возможные проблемы.