Сплачивание виртуального коллектива — сложная задача. Я предлагаю 7 способов, которые помогут наладить социальные отношения в коллективе из сотрудников, работающих удаленно из самых разных уголков мира.

Уверена, вы со мной согласитесь: построение социальной связи в удаленной команде — самая сложная часть работы менеджера. Согласно опросу, который мы провели минувшей осенью среди 297 сотрудников и менеджеров таких команд, самой большой трудностью в работе менеджера и коллектива в целом считалось «формирование чувства общности при отсутствии общего рабочего места».

И это понятно: работая в одном офисе, можно, проходя мимо стола коллеги, поздороваться и поболтать о прошедших выходных. Заметив по реакции человека, что он подавлен, вы предложите вместе сходить выпить кофе позже. За обедом вы весело общаетесь с другим коллегой, и неожиданно выясняете, что оба без ума от одних и тех же не очень популярных новозеландских мятных конфет.

Такие естественные проявления социальных отношений при работе удаленно случаются не так часто, и не так непринужденно. В итоге в разбросанной по всему миру команде может отсутствовать чувство общности и взаимной поддержки — если, конечно, не поощрять их развитие намеренно.

Ученые описали эти чувства как полезные для построения «аффективного доверия» — доверия, основанного на эмоциональной связи и межличностных отношениях. Оно отличается от «когнитивного доверия», источник которого — уверенность в надежности и компетентности коллег. Обе формы доверия влияют на продуктивность работы, но аффективное доверие обычно более ярко проявляется в начале отношений в коллективе (согласно исследованиям).

Переведено в Alconost

Также исследования показывают, насколько вредным может быть отсутствие социальной связи на рабочем месте. Опрос «Удаленная работа в 2018 г.», проведенный компанией Buffer, показал, что самым большим недостатком для 21% удаленных сотрудников было одиночество, ставшее также одной из причин, по которым они склонялись к решению бросить такую работу. Кроме того, в другом опросе с более чем 2000 респондентами-менеджерами 60% заявили, что они с большей вероятностью останутся на своей должности, если у них на работе появится больше друзей.

Но и это еще не всё: исследование показало, что у сотрудников, 15 минут в день общавшихся с коллегами, продуктивность была на 20% выше по сравнению с теми, у кого такого общения не было. Можно упомянуть также исследование, показавшее положительное влияние социальных отношений на продолжительность жизни.

Если всё это учесть, то стоит задуматься: правильно ли вы строите социальные связи в распределенной команде? Из проведенных нами опросов и посредством общения в нашем посвященном лидерству интернет-сообществе Watercooler, объединяющем более 1000 менеджеров со всего мира, мне удалось сделать некоторые выводы.

Далее я расскажу о самых часто упоминаемых — и названных наиболее эффективными — способах поддержания межличностной связи в удаленно работающих коллективах.

Интересные темы для начала беседы — вместо скучных

Как часто вас спрашивают: «Как прошли ваши выходные?» или «Какое у тебя хобби?» Наверняка слишком часто. Вопросы кажутся вымученными — такими же становятся и ответы. Но если для завязки разговора задавать интригующие, дерзкие, смешные вопросы, то и ответы будут нескучными. Одна из моих любимых затравок для разговора — такая: «Какую песню ты терпеть не можешь?» Задавая в команде Know Your Team этот вопрос друг другу, мы здорово повеселились, выслушивая ответы. Хотите источник вдохновения по этой теме? Почитайте статью про 25 вопросов, которые помогут завязать разговор.

Многие распределенные команды с такого вопроса-затравки начинают еженедельную встречу или ежеутреннее короткое совещание. Хорошим тоном считается задать несколько таких вопросов во время адаптации нового сотрудника (почитать о входе новичков в удаленную команду можно ниже). В нашем продукте Know Your Team даже есть забавная функция Icebreakers — именно для этой цели.

Особое внимание — адаптации новичков

Аффективное доверие — очень важный фактор в самом начале отношений, поэтому и адаптация новых сотрудников становится существенной частью процесса сплачивания виртуального коллектива, что подтверждается результатами нашего опроса, проведенного прошлой осенью: 69% работающих удаленно менеджеров и сотрудников ответили, что в их компании есть специальный процесс адаптации новичков.

Уэйд Фостер, генеральный директор Zapier, удаленно работающей компании со штатом более 200 человек, придумал процедуру адаптации, которая часто включается в себя общение вживую: «У нас это называется «AirBnOnboarding»: мы любим, чтобы в течение первого месяца работы сотрудник провел неделю здесь, у залива Сан-Франциско. Поэтому мы снимаем жилье через Airbnb, приглашаем новичка и его менеджера и неделю работаем вместе».

Другие компании для адаптации новичков используют аналогичную модель работы с напарником (об этом можно почитать ниже). В компании Help Scout, где удаленно работают около 80 человек, у каждого нового сотрудника обязательно появляется «лучший друг на работе» (они написали прекрасную статью о своем процессе адаптации). В компании Automattic со штатом удаленных сотрудников примерно 1000 человек новички «проходят самостоятельное обучение в сочетании с обратной связью от напарника», как объяснила Валентина Тёрнер, руководитель группы по удовлетворенности коллектива. На площадке  Watercooler Валентина рассказала:

«Каждый новоприбывший проходит через огромный список задач, рассчитанный на работу в течение 12 недель. В список включены задачи для самого сотрудника (например, «пройти курс по расширениям для отладки»), его руководителя (например, «проверить доступ к планировщику, Zendesk и т. д.») и для назначенного напарника (например, «поговорить с новичком о XYZ»). Мы постоянно уточняем и дополняем этот список. Лучше добавить в список кажущуюся «очевидной» задачу и потом отметить ее выполненной, чем в какой-то момент осознать, что все новички (или их руководители) ЗАБЫВАЮТ об этом, потому для них оно не кажется очевидным».

Создание системы напарников

Как уже говорилось, многие практикующие удаленную работу компании на время адаптации предлагают сотрудникам напарников, но это делается таким образом, чтобы коллегам было интересно пообщаться в социальном плане и лучше узнать друг друга. На практике, по данным опроса, менеджеры и сотрудники удаленных команд в 51% случаев сообщают, что у них есть программа наставничества или система напарников.

Это может выглядеть как назначение кого-либо официальным «наставником», с которым новичок проводит личные встречи раз в неделю или две, чтобы задать интересующие вопросы и адаптироваться в компании. Сюда может входить и случайный выбор 2–3 человек каждую неделю с целью весело провести время в видеочате по теме, не связанной с работой. В любом случае, взращивание и установление определенных межличностных отношений — это способ целенаправленного поощрения социальных связей в удаленной команде: нельзя просто надеяться, что неофициальная коммуникация наладится сама по себе.

Интересно, что наставничество в компании полезно не только подопечным: в исследовании 2013 г. было обнаружено, что сотрудники, получившие возможность выступать в качестве наставников, больше удовлетворены работой и преданны своему работодателю. То есть, такие отношения выгодны для обеих сторон.

Видеочаты по расписанию

Если общаться лицом к лицу не получается, то самое близкое к такому общению — это видеочаты. Поначалу они могут показаться неестественными, но, как заметил один из респондентов, «нужно привыкнуть к видеозвонкам и организовывать их почаще».

Компания Help Scout организует перерывы на кофе (по 15–30 минут) с видеочатом между случайно выбранными членами команды — так называемые fikas. В компании Litmus каждую неделю пьют кофе или пиво с коллегами в видеочатах и играют в видеоигры по сети. Другие компании, по сообщениям с площадки Watercooler, проводят обсуждения в книжном клубе, а также видеочаты по конкретным темам, таким как еда, музыка и т. д.

В общем, использование видеочатов для установления социальной связи в удаленной команде должно ощущаться как вторая натура. Согласно нашему опросу, самая распространенная частота видеочатов — несколько раз в неделю (32% респондентов).

Выделите не относящийся к работе канал чата

Если ваш коллектив работает удаленно, то у вас, скорее всего, уже есть канал чата, не связанный с работой. Многие пользователи Watercooler из удаленных команд отметили важность такого инструмента: это может быть #cats в Слаке или канал, где можно поздороваться со всеми, когда вы подключаетесь — важно иметь возможность неформального общения, аналогичного болтовне у кулера или на кухне в офисе.

Большинство менеджеров и сотрудников удаленных команд из опроса отметили, что такая болтовня в режиме реального времени становилась основным способом общения (45% респондентов). Поэтому не связанный с работой канал должен хорошо вписаться в существующий рабочий процесс удаленной команды.

Не скупитесь на совместный отдых — и организуйте его правильно

Безусловно, по эффективности установления социальных связей ничто не сравнится с общением лицом к лицу. Наш опрос обнаружил, что самая распространенная частота личных встреч — несколько раз в год (25% респондентов), и что на них тратится в среднем 1000–5000 долл. США на сотрудника (29% респондентов). Такое общение может принимать различные формы:

• Большинство работающих удаленно компаний проводят такого рода встречи один или несколько раз в год. Мы стараемся собираться как минимум два раза в год. В каких-то компаниях организуют недельный совместный отдых трижды в год. Balsamiq в этом деле использует неформальный, личный подход, направленный на то, чтобы собраться вместе и хорошо провести время. В других компаниях подобные встречи сосредоточены на совместной работе, проведении стратегических обсуждений и обдумывании сложных задач. Если вы хотите организовать что-то похожее у себя, почитайте отличную статью Buffer об их опыте.
  
• В некоторых компаниях иногда проводят мини-встречи, на которые с определенной целью собираются отдельные члены команды. Например, отдел дизайнеров может собраться на несколько дней, чтобы обсудить какой-то проект.
  
• В других компаниях на протяжении всего года сотрудников приглашают в главный офис (если таковой имеется) — запускать новые проекты, вместе посещать конференции или встречаться с клиентами.
  
• В некоторых случаях живущих недалеко друг от друга сотрудников поощряют встречаться (например, оплачивают совместные обеды) и т. д.
  

Какой бы способ вы ни решили реализовать у себя — видеочаты, систему напарников, интересные темы для начала беседы, — социальная связь в удаленной команде не сможет наладиться сама по себе: нужно будет приложить целенаправленные усилия, выделить время, обдумать, спланировать. Не стоит надеяться на естественный ход событий.

Да, придется немножко поработать — но во многих случаях это воздастся.

О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

> Подробнее