"Иногда мне кажется, что компании целенаправленно пытаются размыть обязанности и функции своих сотрудников. Это дает возможность руководителям требовать больше (без дополнительных просьб и мотиваций). Да, и еще, всегда можно свалить вину на сотрудника (ведь виновного же нужно найти). 

Такая ситуация произошла и со мной. Тогда шел девятый месяц, когда я занимал должность начальника отдела продаж. Дела шли неплохо, план выполнялся в 90% случаев. Свою роль я понимал хорошо, до этого я 3 года был на аналогичной должности в другой компании. Но, как оказалось позже, я ошибался… . 

В один прекрасный день меня вызвали на совещание руководителей, на котором я узнал, что из-за “меня” ушло 2 ключевых клиента. После нескольких минут ступора, я попытался корректно объяснить, что: я этих клиентов не привлекал, я их не сопровождал, я не знал причины их ухода, я вообще их не знал… причем тут я?! Мое высказывание встретили яростные глаза всех присутствующих, и мне достаточно эмоционально объяснили, что, во-первых, ты начальник отдела, который привлекает клиентов, а во-вторых, за уход клиентов вообще отвечает каждый сотрудник компании..."

Под размытыми обязанностями я понимал бы любую ситуацию, когда сотрудник не может четко назвать:

• свою должность;

• для достижения чего конкретно его наняли;

• за что конкретно он несет ответственность;

• какие конкретно функции он должен выполнять;

• в какой приоритетности;

• каких конкретно результатов должен он достигать.

Это база, которую должен знать сотрудник, и быть готовым ее рассказать, если его разбудят ночью.

Земля уходит из-под ног

Чем выше сотрудник поднимается по иерархии, тем меньше становится конкретики. Каждый новый этаж однозначно добавляет новые обязанности, при этом все предыдущие обязанности явно не отменяются. То есть, возводя на новую позицию, руководитель, в лучшем случае, может рассказать о новых появившихся обязанностях, функциях и зонах ответственности. Но лично я пока не разу не встречал руководителя, который бы детально рассказывал сотруднику, что теперь он не должен выполнять то-то, ибо он руководитель, и теперь это должны делать его подчиненные.

Кроме отмены старых обязанностей, и новые не всегда становятся понятными. "Ты теперь ответственный за снабжение" - говорит руководитель. Но, это же все глобально, а хочется понять, что такое “снабжение” и где начинаются и заканчиваются его границы. Это непонятно.

Сотруднику сложно в такой ситуации. Он находится в состоянии тревоги и постоянного чувства "я что-то упускаю". Он не чувствует себя устойчиво и крепко. Это приводит к стрессу и выгоранию.

"А что такого? Сотрудники же любят перемены и отсутствие рутины. Поэтому мы и не фиксируем обязанности"

Не все любят перемены! И вообще все зависит от самих перемен. Ведь перемены могут быть следствием, как роста компании, так и хаоса внутри нее. Если в компании бордель и из-за этого сотрудников каждый день "юзают" в разных направлениях и требуют абсолютно разные результаты, не многим такое будет нравится.

Перемены должны быть умеренными. Не должно быть постоянного состояния тряски. Частые перемены - вредны. Они подрывают стабильность, сотрудники устают, раздражаются и становятся подавленными.

Частые перемены приводят к тому, что сотрудник забывает, где его место, за что он вообще отвечает и что от него ожидают. Падает продуктивность, производительность и качество исполнения обязанностей. 

Компания страдает от постоянных переключений. Ведь нанимая сотрудника, компания нуждалась в решении конкретных задач и, наверно, продолжает в этом нуждаться (раз на официальном уровне не переводит сотрудника на новую позицию). Раз нуждается, значит и результаты хочет получить. А это невозможно, если постоянно дергать сотрудника на разные проекты.

"Если мы зафиксируем обязанности - люди не захотят делать больше"

Во-первых, с чего вы взяли, что сотрудники бескорыстно должны хотеть делать больше? Если мы говорим про нормальное сотрудничество, и компания, и сотрудник, во время подписания трудового договора, оговаривают, что должен делать сотрудник и сколько компания готова за это платить. Все остальное - это за пределами договорных отношений. Соответственно, сотрудник имеет полное право отказать вам в выполнении каких-то обязанностей, которые не входят в оговоренные. И тут не важно, насколько это было письменно зафиксировано. Даже если вы устно с сотрудником оговорили "покраску заборов", то о "побелке стен" речи идти не может и не должно. И это нормально. 

Кроме этого, я считаю правильным, что любая работа должна быть оплачена. Если вы предлагаете сотруднику дополнительные задачи, которые не входят в его обязанности, будьте добры его замотивировать чем-то. 

Во-вторых, почему они не захотят? Несмотря на то, что я написал выше, сотрудники часто готовы просто так больше поработать. Это может быть обусловлено: 

• лояльностью сотрудника;

• безотказностью сотрудника;

• уважением к вам, как к руководителю;

• жаждой получения дополнительного опыта.

Да просто сотрудник как человек готов помочь и откликнуться. Если руководитель ему это нормально преподнесет и не будет использовать негативные методики (манипуляцию, угрозы,...).

Ловим обратку

Почему мы только рассматриваем ситуации, что руководитель не сможет требовать больше? Давайте еще рассмотрим другую ситуацию.

Что, если сотрудник поймет, что его обязанности описаны достаточно размыто и начнет это использовать против компании? Сможет ли компания выстоять, если сотрудник ей вернет "обратку" и скажет: "Это не входит в мои обязанности"? Что вы с ним будете делать? Уволите? Сомневаюсь. Я легко могу назвать компании, которые испытывают дефицит кадров, и не могу назвать ни одной, которая бы легко могла расстаться с сотрудником. Поэтому, если ваша компания сама не крепко стоит на земле (в части достаточности сотрудников), вам не стоит провоцировать такие ситуации. 

Кроме прямого отказа, вы можете получить весь комплекс негативных последствий. Так, сотрудник, увидев, что можно легко отбивать ваши просьбы ответом: "Не в моих компетенциях", начнет этим злоупотреблять. И, если раньше он мог что-то сделать больше, то сейчас он этого делать уже не будет. Как минимум, бесплатно.

Итоги

Непонимание своих обязанностей и ожиданий компании приводит к тому, что сотрудник находится в двояком положении. С одной стороны, он не может полноценно вложиться в дело, так как он не понимает весь объем работы, не видит границ и может полезть не туда (чем часто пользуются коллеги, которые не прочь поюзать такого сотрудника в своих целях). С другой стороны, сотрудник находится постоянно в состоянии "фантомного дедлайна". Ему все время кажется, что он опоздал, что-то не сделал и вот-вот откуда-то прилетит. Это состояние неприятное и демотивационное. В таком состоянии можно ящики носить, можно цемент мешать, но нельзя заниматься интеллектуальным трудом. Не получится.

Продолжение серии кейсов о демотивации и другие кейсы о менеджменте находите в telegram-канале: https://t.me/OS_management

Подписывайтесь! Далее будет...