Привет, меня зовут Василий Беляков, я шесть лет занимаюсь тестированием. В Яндекс Практикуме я — наставник на курсе «Инженер по тестированию». Успел поработать тестировщиком в самых разных компаниях — сейчас занимаюсь QA в Тинькофф. 

Кроме работы в образовании и банке, я учу два языка программирования. В этой статье расскажу о своей системе планирования дел, которая помогает мне успевать совмещать  работу, учебу, хобби и семейную жизнь. Идеи могут пригодиться тем, кто только начинает учиться и выстраивает систему тайм-менеджмента. 

Теория

Тайм-менеджмент — набор методов управления временем и мягкий навык, который позволяет рассчитывать нагрузку и экономить ресурсы. Когда задач становится очень много, возникает чувство беспокойства и потери контроля — планирование помогает адаптироваться к изменениям и справиться со стрессом. 

В основе почти всех подходов к тайм-менеджменту лежит три базовых понятия: приоритизация, структурирование и планирование.

• Приоритизация. Чтобы работать с большим объёмом задач, нужно определить, какие из них нужно сделать в первую очередь, а какие можно отложить или не делать совсем.

• Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, сколько времени это займет, насколько она сложная и какой у нее дедлайн.

• Структурирование. Чтобы задачи не накапливались, нужно понять, как отслеживать процесс и результат их выполнения. 

На практике используются четыре инструмента тайм-менеджмента: списки дел помогают не забыть о задачах, распределение задач по приоритетам — не упустить важное, делегирование — не столкнуться с перегрузкой, а напоминания — не забыть о дедлайне. 

Пример системы управления задачами

Основа

В последние месяцы я занимаюсь планированием задач и веду канбан-доску с делами на ближайший месяц. Впервые я пришел к спискам задач во время пандемии и с тех пор значительно изменил систему управления временем. 

В последней итерации это доска в Trello, куда я записываю задачи и автоматически отправляю их в Google-календарь, чтобы не упустить ничего важного. Задачи в моем списке делятся на два типа:

• Регулярные. Дела, которые нужно делать несколько раз в месяц. Например, еженедельные рабочие звонки, оплата коммунальных услуг, покупка продуктов на какой-то период. В какой-то момент я завёл практику регулярно проверять почту два раза в неделю, во вторник и в пятницу, чтобы не терять важных писем, — это тоже регулярная задача.

• Нерегулярные. Учеба и работа — рутинные задачи, но они сильно растянуты и их суть меняется с течением времени. Поэтому я выделяю их в отдельную категорию. 

Раз в месяц я занимаюсь формированием списка задач. Сначала записываю все рутинные дела в колонку месяца, а затем выбираю задачи, которые планирую сделать в ближайшую неделю, и перетаскиваю их в недельный план. 

На доске настроен автоматический перенос — каждое утро формируется план со срочными и рутинными задачами, которые нужно успеть сделать за день.

Как распределять задачи

Если непонятно, что именно записывать, можно начать с простых вещей: дней рождений друзей и близких, регулярных тренировок, платежей и других дел, пропускать которые или не хочется, или нельзя.

Тот же подход к учебе: каждый курс делится на двух-трёхмесячные модули, в которых подробно описана программа и дедлайны по проектам. Их можно разделить на месячные задачи и записать в план — это поможет постоянно держать учебу в поле зрения и не упустить ничего важного. 

Может показаться, что точности планирования недостаточно, но подход скорее помогает быстро адаптироваться к происходящему, чем планировать всё с точностью до минуты. Если в календаре есть важный дедлайн, на тот же день не получится запланировать день рождения, поход в бар или в кино. 

Как бороться с прокрастинацией

Повседневные задачи вроде мытья посуды, похода в магазин и проверки почты психологически гораздо приятнее делать — они приносят быстрое удовлетворение от результата. Однако в перспективе нескольких лет они, в отличие от учёбы, вряд ли помогут изменить жизнь в лучшую сторону. 

Это не означает, что не стоит ими заниматься, — наоборот, под них можно выделить отдельные слоты в расписании и дать себе время на отдых. 

Тратить время на не слишком важные дела совершенно нормально — это поможет не испытывать чувство вины за потраченное впустую время и усвоить полученные знания.

На отдых и работу можно выделять отдельные временные слоты: этот вариант поможет выстроить расписание, если нагрузка предсказуема. Например, когда учёба не совмещается с работой. Расписанию с временными слотами нужно следовать чётко: иначе дела будут накапливаться и это скорее заставит нервничать, чем поможет всё успевать. 

Как планирование помогает в повседневной жизни

Ведение списка дел помогает расслабиться, освободить время для отдыха и проводить его более качественно. В марте 2023 года мы с семьей переехали в Сербию — в этот момент появилось очень много задач по работе и учёбе, нужно было устроить жизнь на новом месте и еще выучить сербский язык. 

Когда я начал планировать дела на неделю, у меня полностью освободились выходные — мы с семьей вернулись к традиции выезжать за город. Появилась энергия и силы на то, чтобы организовывать эти выезды. 

Когда время занято делами, не остается времени на чтение новостей и думскроллинг. Это сильно влияет на качество жизни — новостной поток почти всегда негативный, а отказ от него помогает чувствовать себя гораздо лучше. Чаще всего это вещи, на которые мы не можем повлиять, — и стоит уделять максимум внимания тем вещам, на которые вы можете повлиять. Например, отношениям, спорту, учебе и работе. 

Что ещё почитать по теме

• Как быть стоиком: краткое содержание на английском и вся книга на русском. Помогает определиться, на что тратить время, а что этого не стоит. Так, благодаря расставленным приоритетам появляется свободное время, которое можно провести с пользой.

• From Time Management to Self-Management: стратегии и инструменты, которые помогут продуктивности.

• Attack Your Day! Before It Attacks You: 5 навыков, которые помогут обуздать время.