Настроили в таск-трекере прозрачные и управляемые рабочие сценарии для российского банка и международных FMCG-компаний.
Axenix — технологическая консалтинговая компания, ориентированная на масштабные проекты. Заказчики компании работают в сегменте крупного бизнеса: банки, ритейл, FMCG, страхование. Это могут быть как российские компании, так и международные.
Когда Axenix внедряет или разрабатывает продукт, то часто работает в сжатые сроки. Поэтому команде нужно четко отладить процессы и не допускать хаоса в задачах. А еще важно соблюдать перед клиентами отчетность по затратам ресурсов.
Для организации работы Axenix использует Kaiten — таск-трекер помогает упорядочить работу над проектами и контролировать этапы в едином пространстве с заказчиком.
Расскажем, как компания организовала работу в крупных проектах. Два из них были связаны с миграцией из облаков — Axenix помогал заказчикам перенести корпоративные хранилища из зарубежных сервисов.
Первый кейс. Клиент — один из российских банков
Клиент обратился в компанию за разработкой аналитической платформы в области управления рисками. Это был масштабный и сложный проект. На старте Axenix провел аналитическое исследование, по результатам которого смоделировал основные процессы, после был период разработки и релизов. На каждом этапе нужны были многоуровневые согласования с клиентом.
В работе над проектом участвовали две команды: со стороны банка и Axenix. В команде интегратора было 30 человек. Для организации совместной работы у заказчика был корпоративный софт — Jira. Но в ней было недостаточно этапов, которые проходит задача, и это невозможно было изменить. Программа не обеспечивала процессам достаточной гибкости и прозрачности.
Чтобы выстроить работу над проектом с верхнего уровня до точечных задач, в Axenix воспользовались инструментами Kaiten. В отличие от Jira, таск-трекер позволил отобразить все необходимые этапы, через которые проходили задачи проекта.
Формально ход работ фиксировали в корпоративном сервисе клиента, но у него также был доступ в Kaiten, чтобы полноценно мониторить процессы.
Проект планировался как долгосрочный, поэтому Axenix было важно на своей стороне контролировать вовлечение сотрудников, а на стороне клиента — выполнение рабочих задач. Эти процессы отразили в Kaiten.
Внутренняя организация работы в команде
Какие процессы контролировали в таск-трекере:
Планирование вывода сотрудников. Рассчитывали, каких специалистов потребуется привлечь из других команд или нанять дополнительно на проектную занятость.
Выдача и контроль доступов. В рамках проекта нужно было раздать множество доступов специалистам. Базовые команда получила за месяц. Но предоставление всех основных продлилось в среднем два месяца. Для контроля использовали чек-листы и статусы о получении. В зависимости от того, в какой роли работал специалист, создавали индивидуальный чек-лист с доступами на получение. Иногда там было по 10-15 пунктов.
Онбординг. На протяжении трех месяцев отслеживали статусы по новым сотрудникам. Планировали в Kaiten сбор обратной связи.
Управление отпусками. Использовали диаграмму Ганта, чтобы визуализировать график отпусков и не допустить пересечений.
Учет оборудования. Оборудование команда получала у клиента, нужно было контролировать получение и сдачу. В карточки заносили серийные номера оборудования и срок сдачи. Когда он подходил, автоматически спускалась задача вернуть или продлить оборудование.
Деятельность на стороне клиента
Для каждой задачи мы создавали карточку. В ней собирали всю необходимую информацию, включая характеристики задачи, исполнителей, дедлайны и чат, где исполнители обсуждали ход работ. Также в карточке сотрудники и руководители могли следить за динамикой исполнения задачи по статусам. Когда работа была полностью выполнена и проверена, руководитель направления проставлял соответствующую отметку, например «Все ок».
Карточка задачи в течение жизненного цикла вместо обычных трех этапов — очередь, в работе, готово, проходила около 30 этапов. Из них было шесть основных: анализ, моделирование, прототипирование, разработка, тестирование. Остальные — релизные.
Окончание одного этапа одновременно становилось началом следующего. Например, на этапе анализа карточка проходила через три колонки: очередь, в работе, завершен. После чего перемещалась на следующий этап — моделирование. Сотрудники выбирали карточку, исполняли задачу, возвращались за следующей карточкой.
Внутри карточки были чек-листы, в которых детально прописывали подзадачи или список для проверки. Например, в карточке о разработке моделей был прикреплен чек-лист с названиями исследований, которые нужно провести. Сотрудник проводил исследование и отмечал пункт в чек-листе. Без выполненного чек-листа закрыть карточку было нельзя.
Чтобы не запутаться в большом объеме карточек, команда Axenix использовала дорожки как мини-проекты по крупным задачам. Иногда такие задачи длились по 2-4 месяца. В каждой дорожке отражались промежуточные задачи, которые нужно сделать в рамках мини-проекта. После того, как задачи полностью реализовывали, дорожку отправляли в архив.
Результаты использования Kaiten в проекте
Повысилась стабильность результатов. Сотрудники начали выполнять задачи примерно одинаково — никто не пропускал этапы процессов, не срывал дедлайны. С Kaiten команда наглядно видела, какой объем и к какому сроку должна выполнить.
Появилась прозрачность процессов. Это плюс не только для команды Axenix, но и для клиента, который мог контролировать ход работ по проекту в целом и любой задаче в отдельности.
Снизился уровень микроменеджмента. Руководитель видел в Kaiten, как идет работа и, если потребуется, оперативно принимал меры для решения сложностей. Например, в таск-трекере создали отдельный процесс для управления заблокированными карточками. Менеджер регулярно мониторил приостановленные задачи и предпринимал шаги, чтобы снять блокировки. В это время сотрудники могли заниматься другими актуальными задачами, поэтому рабочий процесс не останавливался.
«Kaiten помогает организовать именно прозрачные рабочие процессы. При этом команда получает инструменты, которые можно легко настроить под свою актуальную задачу или проект».
Денис Кинашевер, Старший менеджер практики Applied Intelligence, руководитель проектов.
Второй кейс. Клиент — российское подразделение международной продовольственной компании
Клиент менял цифровой ландшафт и обратился в Axenix, чтобы провести большую миграцию корпоративного хранилища из облачных сервисов в локализацию MS SQL. Команде нужно было загрузить в хранилище данные из разных источников: например, таблиц или ERP-систем.
Axenix вновь выбрал Kaiten для организации работы, контроля задач и хранения основной метаинформации. Аналитики отбирали объекты, которые нужно перенести в хранилище, и на каждый в Kaiten заводили отдельную карточку с описанием. После разработчики, ориентируясь на сформированную базу, проводили проектирование.
Как инструменты Kaiten помогли выполнить миграцию
Ускорили и упростили постановку задач. Команда Axenix создала в Kaiten разные типы карточек: источник, хранилище и другие. Для каждого типа карточки настроили кастомизированные метаполя — они появлялись при выборе типа. Например, в карточке типа «Источник» появлялись поля «Имя системы-источника», «Тип источника» и «Способ загрузки». А для типа «Хранилище» — поле «Расписание загрузки» и флаг, который нужно отметить, если требуется материализация. Также в карточках появлялись преднастроенные значения.
Сотрудник, который ставил задачу, сразу видел какие данные уже заполнены, а какие ему еще надо внести. Это помогло быстрее и точнее описывать объекты. Разработчики сразу получали полное описание задачи, что существенно упрощало работу.
Помогли быстрее выполнять задачи. Разработчики могли фильтровать карточки по типам задач. Чтобы ускорить процесс разработки и избежать ошибок, они группировали однотипные задачи и выполняли их подряд, не переключаясь между разными типами.
Логично выстроили иерархию между родительскими и дочерними задачами. Каждый объект должен был последовательно пройти два уровня загрузки: dev и staging/ODS — непосредственное размещение в слое хранилища, где уже можно было проводить тестирование.
Чтобы провести процесс, выделили карточки, с которых стартует загрузка, и присвоили им признак родительских. К каждой родительской назначили дочерние подзадачи по загрузке в следующие слои. В родительской карточке отслеживали статусы. Например, как только появлялся статус «Завершена разработка на dev» можно было переходить к загрузке этих данных в слой хранилища. Такая система помогла последовательно выполнять задачи и видеть, на каком этапе находится каждый процесс.
Упростили маппинг деталей задачи на прототип. Для этого команда использовала интеграцию с GitLab. В карточке задачи указывали ссылку на конкретный фрагмент кода в GitLab. Это позволило легко сопоставить задачу с её реализацией в коде.
Помогли организовать бэклог. Все подготовленные карточки задач в Axenix складывали в бэклог, откуда команда могла брать их в работу. При выборе карточки сотрудники ориентировались на приоритетность задачи. Приоритеты менеджер проекта указывал в специальном поле карточки, исходя из верхнеуровневого планирования по проекту. Сначала сотрудники закрывали задачи первого приоритета, второго и далее.
Результаты использования Kaiten в проекте клиента
Заказчик мог оперативно управлять командой. Всегда понятно, какие задачи в работе, какие заблокированы или имеют проблемы.
Равномерное распределение нагрузки между сотрудниками. Можно регулировать занятость команды, следить, чтобы не было простоев и переработки.
Прозрачность процессов для клиента, руководителя проекта и сотрудников. Команда в любой момент может сориентироваться в объемах, сроках и приоритетах задач. Руководитель — мониторить выполнение и оперативно подключаться, если что-то идет не так. Заказчик — в режиме реального времени отслеживать ход работ.
«С помощью Kaiten мы организовали управляемые и эффективные процессы в масштабном и длительном проекте. Стоит отметить, что клиент остался доволен результатами нашей работы и продолжил сотрудничество с Axenix уже после разработки аналитической платформы».
Светлана Москвина, Менеджер практики Applied Intelligence, архитектор/руководитель команды разработки.
Третий кейс. Клиент — подразделение транснациональной FMCG-компании
Задача, с которой обратился клиент — большая миграция корпоративного хранилища из облачных сервисов в локализацию Greenplum. Чтобы приступить к миграции, команде интегратора нужно было в сжатые сроки, в течение двух недель, организовать пространство для разворачивания проекта и переезда клиента. В Axenix провели анализ рынка и выбрали Kaiten. Работу в таск-трекере начали с бесплатного периода.
В Kaiten организовали внутренние процессы команды Axenix, которая состояла из из двух групп аналитиков и команды разработчиков. В короткие сроки таск-трекер помог команде руководителей проекта на стороне интегратора быстрее раскидывать проекты из бэклога в работу.
За прототип взяли бизнес-процесс из проекта другого ритейлера. Адаптировали и описали его в блоке документации в Kaiten. В итоге сформировали в таск-трекере три доски по процессам. В каждой прописали столбцы и назначили ответственных.
В первых столбцах аналитики создавали карточки, в которые загружали фрагменты данных из различных источников. Описания специалисты заполняли в полях карточек. Далее подключались архитекторы и проверяли сформированную аналитику на логику и соответствие архитектурному решению, принятому для данного проекта. Карточки, которые прошли архитектурное ревью отправляли в следующий столбец — development backlog.
Задачи из бэклога тим-лид направления распределял между разработчиками.
В последующих столбцах отражали процессы основных этапов жизненного цикла разработки ПО — Development, code review, UAT и release.
Как инструменты Kaiten помоги выполнить задачу
Упорядочили рабочий процесс. На некоторых этапах в карточках создавали чек-листы, в которых отмечали последовательность выполнения задачи. Чтобы перейти на следующий этап, сотрудник должен был отметить все пункты в чек-листе. Это позволяло исполнителям не путаться в большом объеме данных, полностью выполнять задачи и соблюдать дедлайны несмотря на горящие сроки.
Оперативно контролировали ход работ. Разработали пул меток, которые проставляли на карточки. Гибкая настройка фильтров позволяла руководителю быстро получать информацию о текущем статусе задач, объеме выполнения и соблюдении сроков, не погружаясь в рутинный микроменеджмент.
Результаты использования Kaiten в проекте клиента
В короткие сроки с нуля развернули рабочий процесс для большой команды с разными задачами.
Заказчик, руководитель проекта и команда комплексно мониторили выполнение задач на всех этапах.
Организовали прозрачные процессы для заказчика и команды.
Повысили эффективность команды за счет планирования и гибкости инструментов сервиса.
«С Kaiten мы смогли быстро развернуть работу команды, структурировать процессы и в итоге комфортно реализовать сложный проект. В дальнейшем наш клиент внедрил таск-трекер для своих внутренних процессов».
Евгения Гайфуллина, Менеджер практики Applied Intelligence, руководитель проекта.
Kaiten помогает организовать командную работу не только в конкретном проекте: его инструменты можно адаптировать под специфику любого бизнеса. С помощью таск-трекера можно вести и поддерживать рабочие процессы на всех уровнях, а благодаря гибкой настройке и интеграциям он может стать универсальным решением как для небольшой компании, так и для сложного многоуровневого проекта в крупной корпорации.
Посмотреть другие кейсы Axenix можно здесь: https://habr.com/ru/companies/axenix/articles/