Нужно сказать это честно и без прикрас: еженедельные онлайн-созвоны отделов не нужны никому, кроме их организаторов. Каждую неделю десятки и сотни тысяч высококвалифицированных сотрудников в разных компаниях тратят свое ценное время на бесцельное обсуждение того, что и так всем известно.

Давайте разберем основные аргументы фанатичных сторонников этого бессмысленного действа.

1. Мы делимся информацией о своих задачах

Ну да, делимся. Каждый в команде по очереди докладывает о своих успехах за неделю. Но, позвольте, разве эти успехи не отражены в таск-трекере? Неужели эффективный руководитель не в курсе того, как обстоят дела по рабочим задачам и узнает об этом только раз в неделю? Конечно же нет! Зачем тогда мы рассказываем все это на общем собрании?

Есть вариант, что наш рассказ интересен коллегам. Но обычно это не так. Признаемся честно: большую часть всего собрания каждый из нас занимается своими делами, слушая бубнеж из динамиков вполуха: вдруг ненароком нам зададут какой-то вопрос. Ну или делаем что-нибудь по работе. Особенно если у нас на носу очередной релиз, а тут этот надоедливый двухчасовой митинг.

Если нам понадобится что-то спросить у коллеги, обсудить рабочую задачу, узнать о его прогрессе в разработке смежного кода, то мы напишем или позвоним ему напрямую. Для этого никто в здравом уме не будет дожидаться общего собрания.

2. Мы имеем возможность задать свои вопросы

Некоторые так и поступают. Начинают обсуждать свои рабочие проблемы в прямом эфире. Казалось бы, это весьма эффективно: проблему выслушают все коллеги и кто-нибудь предложит решение. На практике же такое бывает крайне редко. Подобные проблемы — это часть рабочего процесса и гораздо эффективнее обсуждать их по мере возникновения в рабочем чате команды. Тем более, что для их решения может потребоваться организация отдельного совещания — гораздо менее бесполезного, чем еженедельное занудство.

Если же такое обсуждение начать в рамках общего митинга, то ничего путного не получится. Дискуссия может затянуться, тема собрания будет постепенно мигрировать куда-то в сторону, а невовлеченные в обсуждение участники будут изнывать от скуки, гадая, когда же это кончится.

Все это знают, но все равно каждый раз найдется сотрудник, который ждет неделю, чтобы задать свои животрепещущие вопросы. Возможно, это просто способ продемонстрировать руководителю и коллегам свою ценность: «Видите, какие у меня сложности? Я их мужественно преодолеваю».

3. Мы поддерживаем командный дух

Не могу удержаться, процитирую диалог из фильма про барона Мюнхгаузена.

Пастор: «...Это нужно, скажем, для продолжения рода».
Барон: «Для продолжения рода нужно совсем другое».

Для поддержания командного духа нужно много чего, но никак не занудное еженедельное действо с непонятными целями и совершенно не актуальной повесткой. По-настоящему сплоченная команда проявляется в работе: в совместном решении сложных задач, в поддержке и помощи в трудных ситуациях, во взаимном доверии и уважении. Как всему этому может способствовать рассказ о своих задачах?

Хотя, есть один момент. Командный дух может проявиться в молчаливом соглашении: давайте поскорее крикнем «Гип-гип урра!» и вернемся к работе. Сомневаюсь, что именно такой реакции ожидает эффективный менеджер / организатор совещания.

4. Мы узнаем последние новости компании

Странно, разве мы не должны узнавать о новостях компании из общедоступных всем сотрудникам источников? Например, из специального канала в корпоративном мессенджере. Или из почтовой рассылки.

Не хочется думать, что в таких официальных источниках передаются приукрашенные новости, а на собраниях «в кулуарах» руководители сообщают сотрудникам настоящую подоплеку событий. Безусловно, сотрудники вправе обсуждать события в компании. Но такому обсуждению — не место на общем собрании.

Если руководитель хочет сообщить своим подчиненным какие-то внутренние новости, то это можно сделать либо на отдельном собрании, либо в виде письма. Это будет и удобнее, и оперативнее, и эффективнее.

5. Это замечательный повод пообщаться на удаленке

Да, действительно, на подобных созвонах примерно через полтора часа (да, этот кошмар у многих длится больше двух часов!) всем участникам настолько надоедает без цели обсуждать рабочие вопросы, что беседа плавно перетекает на отвлеченные темы: вышивание гладью, дачные работы, капризы погоды, сплетни и новости дня.

Для большинства участников этот этап собрания — особо изощренная мука. Казалось бы, конец близок: все оттарабанили свои доклады, руководитель раскрыл все тайны мадридского двора... Все уже даже попрощались. И вдруг несколько особо общительных личностей «цепляются языками» и начинают обсуждать что-нибудь, по их мнению, крайне захватывающее. И отключиться, вроде, нельзя: собрание же еще официально не закончено...

Есть один лайфхак: как только все начали прощаться — бегите со всех ног! Срочно отключайтесь ?

В итоге еженедельные созвоны — это образец нарушения всех правил проведения эффективного совещания:

• совещание должно быть посвящено решению конкретной проблемы

• в совещании должны участвовать только те, кто могут поспособствовать решению этой проблемы

• у совещания должна быть заранее указана четко обозначенная цель (желательно, если она будет одна-единственная)

• цель и повестка совещания не должны меняться в процессе обсуждения

• совещание не должно длиться дольше 1 часа