Под начало недели небольшая база по общению с руководителем. В целом, может касаться и заказчика, и спонсоров вашего проекта: то есть всех людей, от которых вам нужна помощь или решение проблем вашего проекта.
Когда у вас проблемы на проекте, вам хочется прийти к руководителю, выговориться, пожаловаться, чтобы похвалили и сказали, что надо делать. И лучше, чтобы не по телефону, а лично. Если у вас такое было или есть (у меня было, знаю, о чем пишу), знайте: это нормальная человеческая реакция – в сложный момент хочется поддержки, выговориться, обняться и порыдать - но это непрофессиональная реакция. Вы не на сеансе у психолога, вы на работе. Здесь не платят за "послушать, обнять и принять".
Это очередная статья о том, чего не расскажут на курсах РП: о тех самых софт-скиллах, которые потребуются Руководителю проектов с самого первого дня работы. Если вам интересны такие истории, читайте другие мои статьи на Хабре и подписывайтесь на мой ТГ канал "Морковка спереди, морковка сзади".
Как не ныть, а решать вопросы профессионально?
Для начала вводная:
У вашего руководителя/заказчика куча проблем помимо вашего проекта, и вы понятия не имеете об их важности и срочности.
У вашего руководителя/заказчика мало времени, и вы понятия не имеете о его задачах и приоритетах.
Ваш руководитель отлично понимает, что вы принесли еще один головняк, отжирающий время.
Здесь можно долго говорить на тему того, что нормальный руководитель всегда найдет время для сотрудника, заказчик всегда должен найти время для своего проекта и тд, но, по моему опыту, 3 пункта выше верны практически всегда.
Руководители и заказчики, внезапно, ценят людей, которые не отнимают их время и не создают головную боль. Но как? У вас же реально проблема, и вам правда нужна помощь в ее решении.
-----------------------
Тут очень к месту будет притча о Ходже Насреддине (это такой полумифический чувак из азиатских сказаний): Однажды Насреддин увидел толпу возле пруда, что рядом с мечетью. Подойдя поближе, он увидел, что в пруду тонет мулла. Люди кричали ему: "Дай руку, почтеннейший, дай руку! ", но тот только булькал и руки не протягивал. Тогда Насреддин подбежал и закричал: "На руку, почтеннейший, на! " -- и мулла схватился. Когда люди спросили Ходжу, как ему удалось спасти муллу, он ответил:
-- Глупцы! Разве можно говорить мулле "Дай"! Он понимает только "На"!
-----------------------
Смех смехом, но спустя 1000 лет все остается точно также: не создавайте головняка другим людям, особенно занятым, у них своего достаточно. Сделайте все, чтобы решить его самостоятельно и придите с готовым решением, которое остается только утвердить.
Подход валиден для: формального письма для сообщения в мессенджере и для личного общения (при личном общении сходу у вас не получится, рекомендую для начала писать на бумажке).
Всегда раскладывайте проблему на 4 пункта:
Что ты хочешь?
Что случится, если это не решать?
Почему ты не можешь решить это сам?
Твои предложения (не менее двух, не более трех).
И в конце обязательно вопрос: вы должны попросить вашего руководителя выбрать вариант и принять решение. Не спрОсите вопрос в конце - никто ничего не ответит, и будете виноваты в этом сами: когда много информации, запоминается только последняя фраза (я много раз проверял, это почти всегда так).
Все пункты должны быть четко отделены друг от друга идти отдельными предложениями и быть максимально короткими.
Пример 1:
20.09 у меня заканчиваются деньги на команду, нужно твое решение о продолжении работ (надо денег).
Если не решить до 16.09, мне придется распустить команду и остановить работы.
Варианты решения:
1. Коллеги готовы работать в долг, но от тебя нужна гарантийка (шаблон приложен).
2. Надо оплатить (счет приложен).
3. Остановить работы.Прошу тебя принять решение: оплачиваем, гарантийка или остановить работы?
Пример 2:
На сдаче работ VP нагенерил новых требований на 50 чд и месяц работы, нужна твоя помощь (Сам решить не могу, так как объем вы согласовывали с ним напрямую).
Решить надо сегодня-завтра, так как зависла оплата.
Варианты решения:
1. Мы можем сделать самое важное (см детали внизу) - это 10 чд и неделя работы.
2. Можем сделать все (задержка 1 мес + перерасход 50чд).
3. Можем отказаться (тогда он будет зол на нас и скажет тебе, что мы провели плохую аналитику)Прошу тебя принять решение: делаем все, частично или не делаем?
Плохой пример: если у вас описание проблемы занимает более одного предложения. Учитесь выражать мысли кратко.
Легко сказать, но сложно сделать.
Все вышенаписанное - хорошо, но как это реализовать в жизни, если проблема не формулируется в одно предложение и высказать хочется очень много? Ответ простой: учиться.
Лучше письменно, в голове очень сложно сразу структурировать правильно, а на экране компа сразу видны все ошибки. Поэтому: пишите сходу, как приходит в голову. Затем перечитайте. Вам 100% не понравится. Перепишите близко к плану выше. Добавьте Action item (что вы просите руководителя сделать). Теперь сократите текст вдвое. И еще вдвое.
И пробуйте пойти с этим. Вначале будет получаться криво, но со временем научитесь. Да, это требует времени, как и любое обучение, это нормально. Зато на короткое письмо или сообщение ваш визави всегда отреагирует быстрее, чем на поток сознания, потому что:
Видно опытного человека, который умеет выразить главную мысль кратко.
Видно, что вы уважаете собеседника и осознанно экономите его время.
Видно, что вы проработали варианты решения.
Такому человеку и ответить хочется, и послать не получится (все же разжевано). И вы получите ответ.
PS: ну а для «поплакаться в жилетку» у меня на последнем месте работы была отдельная рубрика «Плач Ярославны»: это когда никаких решений не надо, надо просто выслушать и обнять ???
Комментарии (16)
smart_alex
15.10.2024 05:47Ха-ха, всё как обычно - если хочешь, чтобы всё было в порядке - нужно думать и за себя и за руководителя :)
peterzh Автор
15.10.2024 05:47а вот тут не согласен. За руководителя РП думать не должен и не может, у него просто нет столько информации для принятия решения. РП должен решать проблемы в рамках своей компетенции - не правда ли?
Так вот пусть и опишет проблему кратко (это очень полезный навык для РП и при работе с заказчиками, в том числе)
Подумает сам (а не я за него), как он сам может это решить (это крайне полезно, переходить из режима "это невозможно" в режим "мне нужно то-то и то-то, чтобы это сделать")
Распишет решения, кратко, сам оценив их
И знаете что - через 5 таких подходов менеджеры учатся решать проблемы самостоятельно, выходя на новый уровень. И это уже переход РП от middle к senior.
Итог: win-win: и руководителю хорошо и РПшнику тоже.
а всего лишь надо немного подумать перед тем как эскалировать
smart_alex
15.10.2024 05:47Вы абсолютно правы, если думать только левым полушарием. Но жизнь несколько сложнее...
peterzh Автор
15.10.2024 05:47Предлагаю не переходить на обсуждение качества полушарий собеседника ))
если у вас есть опыт - поделитесь, пожалуйста. Как говорится - "критикуя - предлагай". Почему подход, описанный мной вам в ответе выше неэффективен? какой подход лучше, по вашему опыту?
Я, кстати, сейчас без иронии, мне правда интересно, я допускаю, что многого не знаю. Но у меня действительно большой опыт в моей области, который привел вот именно к таким выводам. Не согласны - поделитесь вашим опытом.
smart_alex
15.10.2024 05:47Да всё очень просто - по моему опыту руководители как дети - ими нужно грамотно управлять, чтобы у вас (как подчинённого) не возникало проблем.
Кстати, то же относится к партнёрам и клиентам :)
peterzh Автор
15.10.2024 05:47ну если при этом все достигают цели - да. И я не вижу отличия от того, что я написал в статье. Потому что когда менеджер предлагает один из вариантов, он сам решает, какие варианты выбрать. В итоге получается то, что вы и написали.
MKMatriX
15.10.2024 05:47ты подкинул мне головняка, хочу испортить тебе настроение
если я не буду выливать это на тебя, то это выльется на проект.
не могу решить сам, ведь ты хочешь быть в курсе всего и принимать почти все интересные решения.
варианты решения: Можешь ты: "Выслушать, принять к сведению, поставить курс на позитивные изменения" Можно чтобы за тебя это сделал другой человек Можно признать этот проект мертвым из-за недооценки эмоциональных затрат команды.
Да это не профессионально. Однако стоит различать сотрудников и рабочих. Выстраивайте диалог и договаривайтесь с коллегами. Будете спускать им требования и они найдут способ и выполнить их и достать вас.
А если без юмора и тупой критики. То да, адекватное общение и внимательность к чужим проблемам весьма полезные инструменты. Одни из тех софт-скиллов, что полезны если хочется зарплату на порядок выше рынка. Да и просто чтобы создать хорошие отношения отношения в коллективе.
Не хватает второй части. Рассматривающей вопрос уязвимости позиции просящего в такой форме. Или как защититься от "эффективных" руководителей.
peterzh Автор
15.10.2024 05:47тут смотрите, что важно проговорить. указанные рекомендации я советую применять только в менеджерском общении. Там это важно. В случае общения с командой, уверен, должно быть иначе, там другая коммуникация, у меня есть статья про общение РП и команды, если вы про это. Там - помощник.
Хитрость метода в статье для меня в том, что нет там уязвимой позиции у меня, как у просящего: я проработал проблему, она есть. Сам я ее решить не могу - почему - написано. Я предлагаю несколько вариантов решения, которые вижу и прошу выбрать.
Не хотите выбирать - предложите свое. Не хотите предлагать - я вас задолбаю этим методом и вы потом не сможете никому сказть, что ваш менеджер вас не предупреждал о проблеме.
Я очень много раз сталкивался с манипуляциями, когда меня, как РП, хотели подставить и сделать крайним. Этот метод выручал реально много раз.
wolodik
15.10.2024 05:47Интересно, сколько вам минусов налепили, на совершенно разумную статью и комментарии. Даже если ваше мнение не истина в последней инстанции, оно имеет полное право на существование (и лично с моим опытом тесно перекликается).
Поговорить с руководителем "за жизнь", "поплакаться" можно, и даже по возможности нужно, но не стоит это мешать с решением рабочих вопросов. Первое качество руководителя - решать проблемы, а не погружать всех окружающих в их решение. Если он регулярно приходит к начальнику и говорит "я не знаю что делать", то вероятно он не готов к работе на занимаемой должности. Говорят что правильно заданный вопрос содержит половину ответа (по мне даже больше) - когда ты требуешь от людей чтобы они сначала сформулировали что они хотят и пути решения, часто вопросы отпадают сами собой. А те кто считает руководителей бездельниками, обычно никогда не работали на руководящих должностях :)peterzh Автор
15.10.2024 05:47согласен.
про минусы воспринимаю философски: я пришел сюда делиться опытом, а не нести истину в последней инстанции, хорошо когда люди не согласны и рассказывают свой опыт, который другой.
Печально, когда просто молча минусуют. Ну это Хабр, он такой :)
А, вот коллега ниже правильно сказал: я зря отправил статью в хаб "управление разработкой" - оно не туда.
Убрал :)
MKMatriX
15.10.2024 05:47Руководитель всегда ответственен за любой косяк своих подчиненных. Такая должность.
Руководителю ничто не помешает выставить любой косяк полностью виной подчиненных. Такая должность.Как статья про общение менеджеров - пожалуйста. Только тут не особо к месту, отсюда и минусы. Разрабы на такое перекидывание ответственности смотрят как на откровенный саботаж проекта бизнес-логикой. Им все равно чья это ответственность, им нужно минимум коммуникаций и быстрое решение проблем вне их полномочий, все равно кем и как.
А сам текст статьи читает как требования руководителя к подчиненным. Требования весьма ленивого и эгоистичного руководителя, который хочет получать деньги выбирая из готовых вариантов, и скидывая ответственность на подчиненных. Конечно почитав ваш каммент понял, что тут наоборот. Что тут вы нашли прикольный метод и захотели поделиться им - похвально. Но за оформление - не зачет.
peterzh Автор
15.10.2024 05:47о, спасибо за замечание. Неправильно было статью слать в хаб "Управление разработкой" как минимум без пояснений. Убрал оттуда
SerjAA
Азиатчина как она есть
Руководитель должен иметь известное обоим время на каждого члена своей команды, а не надувать щеки изображая бурную занятость, попутно выстраивая бюрократию, так популярную в среде среднего менеджмента вокруг себя. Возможно, это результат прямой трансляции такой же азиатчины сверху, над ним.
Ему сложно принять тот факт, что не ему служат все эти ребята, достигающие результата, а он служит им, помогая добиваться успеха.
Мои парни ставили встречу на свободный слот календаря и приходили. Это было их время. Где можно было поговорить и о деле и о дружеском.
peterzh Автор
Ну оценки ставить - дело простое.
Сперва хотел написать про то, что в растущей компании работы всегда больше чем людей (что всегда дает перегруз, зато и рост для всей команды, измеряемый в опыте и деньгах)...
А сейчас думаю, что без разницы какая команда и какая компания. Способ в статье позволяет сотруднику быстро и четко описать проблему - раз. И пока он это упражнение делает, часто он сам решает задачи и идти никуда не надо - два.
То есть у вас двойная польза: и ребята учатся сами решать вопросы без вас, и у вас гораздо больше времени, а уж на что его потратить - решайте сами
Чем плохо и почему азиатчина? :)
SerjAA
Заранее прошу прощения, что на «Ты» и использованные метафоры. Ненавижу канцелярщину.
Плохо - выстраивание интерфейса по умолчанию, на какой хромой козе подъезжать к барину.
Еще плохо, что истинный дискомфорт, сквозящий в тексте от того - что РП как будто поголовно тупые и никчемные люди, которые по каждой мелочи бегут к руководителю. И вот для таких есть великолепная памятка.
Возникает вопрос - как ты эти таланты нанимал и почему нельзя проговорить с конкретным человеком индивидуально, если его способ решения проблем самостоятельно ниже ожиданий, вместо декларации этого на широкую публику, показывающей твое отношение к ним?
Подумай, в каком ключе будет любое общение с РП после этого? Как они себя будут чувствовать и как искренне будут хотеть тебе помогать.
Уважающий себя человек на это посмотрит с недоумением.