Давайте ненадолго перенесёмся в школьные времена. Представьте себе, что волею судеб вам пришлось сменить школу. Начало учебного года, вы в первый раз входите в новый класс. Учитель торжественно представляет вас будущим одноклассникам. На вас устремлены десятки взглядов — оценивающих, заинтересованных, иногда и неприязненных. В эти первые минуты и часы закладывается ваше место в непростой школьной иерархии: кем вы станете — лидером или изгоем. Всё зависит от ваших действий, первых слов и поступков. Немудрено, что вы испытываете сильный стресс.

Ты не один

Теперь вернёмся в наше время. Вы меняете место работы и впервые входите в опенспейс в офисе. Или, что по нынешним временам более актуально, подключаетесь к онлайн-совещанию отдела. В этой ситуации, конечно, всё не так драматично, как в школьных джунглях.

Дело осложняется ещё и тем, что вам не только надо влиться в незнакомый коллектив, но и за короткий срок придётся разбираться с новыми процессами, инструментами и правилами работы в новой компании. Это похоже на переход в школу с другой программой обучения. Вроде предметы те же, но учебники новые, да и методика преподавания совсем иная.

Учитель представляет вас классу — руководитель знакомит вас с будущими сослуживцами. Произносит приветственную речь в формате: «Уважаемые коллеги, это имярек, будет у нас работать тем-то. Прошу любить и жаловать». Дальше всё обычно происходит по ускоренной программе: «Вот твой стол, пароли на бумажке, кулер там, кафе на третьем этаже, а зона отдыха тут. Работай, дорогой». На этом ваша адаптация как новичка завершается. Вы садитесь за свой стол-парту, о вас сразу же забывают и начинается увлекательное самостоятельное погружение в новые процессы.

Иначе говоря, учитель вас торжественно представил, а дальше вы уж сами. Хорошо, если в классе найдётся наставник: «Садись сюда. Спокойно, я тебе всё объясню и покажу. Здесь у нас отличники, вот тут нытики и ябеды, там крутые, а к Сыроежкину лучше вообще не суйся. В столовой рыбные котлеты не бери». Но так бывает не всегда. Часто новый ученик-сотрудник оказывается предоставленным самому себе и вынужден самостоятельно изучать все инструменты и процессы.

Адаптация должна быть адаптивной

Давайте посмотрим на процесс адаптации со стороны компании. По понятным причинам она стремится сократить период адаптации, чтобы новичок как можно скорее приступил к работе над коммерческими задачами и начал приносить деньги или хотя бы помогал это делать. С другой стороны, компания стремится минимизировать ресурсы на обучение. Ведь тратить на адаптацию новых сотрудников больше половины драгоценного времени ведущих специалистов подразделения — непозволительная роскошь.

Нужно найти золотую середину — ту самую точку, в которой будет соблюдён необходимый баланс и будут учтены цели и интересы всех трёх участников процесса: новичка, наставника и компании. Сформулировать универсальные рецепты того, как это сделать, вряд ли получится. Ведь у каждого подразделения в IT-компании есть свои специфические особенности, свой набор знаний, которые нужно передать новичку, своя программа обучения. Но всё же процессы адаптации в разных подразделениях чем-то похожи.

Наставник всегда рядом

Наставник (или ментор) — это чаще всего ведущий специалист отдела. В обязанности наставника обычно входит передача сокровенных знаний об инструментах разработки и о самом предмете разработки. Наставник проводит занятия с новичком, следит за его успехами, контролирует процесс обучения, а по окончании адаптации совместно с руководителем отдела аккуратно встраивает нового сотрудника в рабочий процесс. Все общие вопросы — тоже к наставнику: «Где можно пообедать?», «У кого просить доступ?», «Как найти переговорную 35-Б?».

Как техлид я занимаюсь обучением всех новых сотрудников нашего отдела. У нас подготовлена обширная программа, по которой я рассказываю новичкам обо всех внутренних процессах, инструментах и методиках. Мне очень нравится обучать моих будущих коллег, делиться своими знаниями. Да и всегда приятно просто помочь хорошему человеку — информацией и поддержкой.

Наставники для наставников

У нас в компании была даже организована специальная программа подготовки наставников. Она состоит из двух частей: тренинг для формирования базовых знаний по наставничеству и периодические посттренинги для закрепления материала.

На курсах будущие преподаватели — первоклассные технические специалисты без педагогического образования — знакомятся со всеми аспектами непростого процесса обучения взрослых. Они изучают, как оптимально выстроить программу преподавания, как правильно хвалить, направлять учеников и давать им обратную связь, как спланировать подачу материала, как корректировать скорость обучения. Немаловажно также уметь вести занятия спокойно, ровно и доброжелательно, учитывать индивидуальные особенности каждого ученика и оказывать ему всестороннюю поддержку. А вам бы понравилось, если бы на новом месте вас обучал, скажем, угрюмый немногословный прораб?

На посттренингах наши наставники постоянно повышают квалификацию. Например, мы обсуждаем разные интересные и сложные случаи, с которыми столкнулись в своей практике преподавания. Ну и, само собой, обмениваемся опытом и своими наработанными методиками.

В статье я хочу поделиться с вами несколькими правилами адаптации новых сотрудников, которые я для себя сформулировал по результатам проб и ошибок. Возможно, некоторые из них вам покажутся очевидными. Но по своему опыту знаю, что прописные истины, которые лежат на поверхности, часто приходят в голову в последнюю очередь.

1. Тщательное планирование — залог успеха

Вы спросите — как же можно начинать какую-то деятельность без планирования? Но, к сожалению, бывает и так, что адаптацию сотрудников проводят без какого-либо внятного плана, руководствуясь весьма смутными представлениями о том, чему и как их нужно обучить.

Я в самом начале тоже пытался проводить адаптацию без чётко сформулированного плана («Ведь всё это и так было у меня в голове!») — никому не советую повторять это. Без планирования очень легко упустить что-то важное, а правильно выстроить порядок тем — практически невозможно. Теперь я точно знаю, что подробный иерархический план занятий — это основа адаптации, на которой выстраивается весь процесс.

Кстати, план — это не монолит. Его всегда можно и нужно корректировать по ходу занятий. Ведь все новички разные, с разной способностью к обучению, с разными начальными знаниями. Иногда я по необходимости меняю порядок следования тем, иногда пропускаю некоторые пункты или добавляю новые. Но базовый план всё равно необходим, чтобы наставник и ученик всегда чётко представляли, что именно нужно будет изучить. Все же ненавидят длительные процессы установки без «прогрессбара»? Вот и здесь так же — оптимистично вращающегося колёсика недостаточно, нужны проценты.

2. Теория — всему голова

Теорию часто недооценивают. У меня у самого была мысль начать обучение новых сотрудников сразу с практики. Казалось бы, зачем специалисту с опытом какая-то теория? Но потом я понял, что новичкам, которые приходят в компанию остро не хватает «местных» теоретических знаний: как устроены процессы в компании, какая у неё организационная структура, как ваш отдел встроен в эти процессы, как вообще выполняются рабочие задачи... И где, в конце концов, эта таинственная переговорная 37-Б?!

Ну и, конечно, теория включает информацию об используемом в вашем подразделении стеке технологий. Если даже новый сотрудник обладает общими знаниями о технологии, то всегда есть особенности использования тех или иных стандартов, о которых нелишне будет ему рассказать.

Именно с такой теории я начинаю адаптацию новичков — двигаюсь от общего к частному, чтобы у них сложилась полная картина процессов компании и методики использования технологий и стандартов.

3. Делу время — чередование активностей

Если новичок — стажёр, то он, скорее всего, ещё студент или совсем недавно перестал им быть. Он пока не забыл, как учиться и систематически получать знания. Но в большинстве случаев новый работник — это уже сложившийся специалист в своей области с опытом в других компаниях. Этот аспект обязательно нужно учитывать в процессе адаптации. Теперь я постоянно напоминаю себе, что я обучаю не студента, привыкшего к ежедневному получению новых знаний. Поэтому интенсивные многочасовые занятия — это плохая идея. Нужно всё делать постепенно и обязательно чередовать активности новичка.

У меня сложилась такая схема: каждое утро я провожу с новым сотрудником теоретическое или практическое двухчасовое занятие. Затем новичок всё оставшееся время работает самостоятельно. Как говорил мой вузовский профессор по высшей математике, приходит время «самостоятельного многочасового обдумывания материала». При этом ученик должен закрепить те знания, которые мы изучали утром. Это своеобразное практическое домашнее задание — попробовать повторить те действия, которые я ему показал.

Кроме того, в оставшееся рабочее время сотрудник читает дополнительные материалы (книги, статьи, страницы корпоративной базы знаний) и смотрит видео-уроки. Для этого обязательно нужно предоставить ему чёткий последовательный список этих самых материалов. Так новичок всегда может самостоятельно чередовать разные типы активностей.

4. База знаний — информационное подспорье

Для того, чтобы соблюсти предыдущее правило, как минимум должна существовать база знаний с дополнительными материалами для самостоятельного изучения. Я стараюсь об этом не забывать и постоянно пополняю базу новыми актуальными материалами.

Часто бывает так, что на корпоративном wiki-портале размещают материалы только для опытных сотрудников — новые регламенты, разбор сложных кейсов, дополнительную информацию для специалистов. При этом новичок, который пока плохо ориентируется в элементарных знаниях, не сможет извлечь пользу из этих материалов. Я это очень хорошо понимаю — сам через это проходил.

Теперь я стараюсь периодически добавлять в базу знаний не только материалы для опытных сотрудников, но и описания элементарных действий, справочную информацию. А ещё старательно накапливаю записи и презентации семинаров, воркшопов, которые я провожу в своём подразделении.

Вся эта информация помогает мне оптимизировать процесс обучения. Я всегда могу выделить несколько тем для самостоятельного изучения. Кстати, практика показала, что к такой информации часто обращаются и опытные сотрудники, чтобы освежить память и систематизировать свои знания. Ведь все мы иногда в тайне от других открываем «мануалы», чтобы вспомнить какую-нибудь элементарную команду?

5. Играем в четыре руки

На каком компьютере проводить практические занятия с новым сотрудником? Очень часто наставник выполняет все действия на своей машине — так удобнее, всё настроено, есть привычное окружение. Я тоже так вначале делал, но потом понял, что это не самая лучшая идея. Ведь при таком подходе все результаты этих действий так и останутся на моём компьютере. Если новичок в ходе самостоятельной работы захочет что-то посмотреть, повторить, уточнить, то у него не будет такой возможности.

Есть и ещё одна особенность — на моём компьютере уже давно заведены все многочисленные настройки, выполнено развёртывание среды разработки, установлены нужные утилиты и вспомогательные приложения. На компьютере новичка всего этого может не быть.

Если я провожу все демонстрации на компьютере нового сотрудника, то смогу вовремя заметить все недочёты и помогу выполнить все необходимые установки и настройки. По моему опыту я знаю, что это сокращает время выполнения технических настроек вдвое, а иногда даже втрое — там, где новичок потратит день на выяснение всех нюансов установки, я быстро сделаю это «левой рукой с закрытыми глазами».

В условиях удалённой работы это правило тоже действует. Существует множество способов во время конференции подключиться удалённо к компьютеру новичка. Самый лучший вариант — наличие на экране двух курсоров: управлять работой могут одновременно и преподаватель и ученик.

6. У нас все ходы записаны

Все мы привыкли вести конспект лекций в институте. При проведении адаптации сотрудник также может по желанию записывать то, что я ему рассказываю. По крайней мере я не запрещаю это делать. Но гораздо более эффективный путь — сохранение видеозаписи занятия. Для этого можно использовать как возможности платформы, в которой проводится занятие, так и сторонние приложения, выполняющие видеозахват экрана. Главное, чтобы были записаны не только мои действия на компьютере, но и все мои слова, наполненные «драгоценными знаниями и великой мудростью».

Иногда кажется, что сохранение такой записи излишне. Но раз за разом мои ученики рассказывают мне о том, как они пересматривали записи наиболее сложных моментов практических занятий, чтобы самостоятельно повторить мои действия. Видеозапись всегда нагляднее и эффективнее любых конспектов.

Кстати, вот вам ещё один бонусный совет: иногда в ходе занятия полезно ошибаться. Но ошибки надо обязательно признавать и исправлять. Ошибки всегда запоминаются лучше, чем монотонный поток правильных, выверенных фактов и правил. Поэтому иногда я позволяю себе ошибиться в некоторых важных моментах, чтобы потом себя поправить.

7. Тестовое задание: строгие оценки и экзамены — не наш метод

По окончании адаптации нового сотрудника я обязательно прошу его выполнить тестовое задание. Это не коммерческая рабочая задача, а именно отдельное задание. Тему задания новичок придумывает сам. А вот способы и методы его реализации у меня строго регламентированы. Я составил подробный список тех решений, приёмов и инструментов, которые обязательно должны быть применены в тестовой работе. Тестовое задание нужно не для того, чтобы ставить оценки, а для того, чтобы сам ученик проверил, насколько хорошо он усвоил всё то, что я ему рассказывал и показывал на наших занятиях.

По результатам тестового задания я обязательно даю обратную связь — указываю на неточности и ошибки, чтобы сотрудник смог их исправить. При необходимости проверяю несколько итераций тестовой работы. Но инициатива всегда должна исходить от ученика — если он хочет довести работу до совершенства, то я, конечно, ему в этом помогу.

Как измерить эффективность адаптации

Всё это, конечно, хорошо, но в нашем деле важны цифры. Как измерить эффективность всех моих новых методик, программ и инструментов адаптации?

Для того, чтобы оценить эффективность обучения, я придумал главную метрику, которую незатейливо назвал «Средний срок полной адаптации». Это временной интервал между датой первого занятия с новичком и датой завершения первой коммерческой задачи новым сотрудником.

У меня была идея перенести вторую дату поближе, например, взять дату завершения работы над тестовым заданием. Но тогда показатель не отражал бы эффективность обучения, не включал бы первый опыт работы новичка над настоящей задачей. Кроме того, вначале мы стараемся давать новичкам примерно похожие несложные задачи, поэтому важен срок, который у каждого из сотрудников уходит на их выполнение.

Продолжаем разговор

По окончании адаптации я как наставник не бросаю сотрудника один на один с коммерческими задачами. Я стараюсь постоянно поддерживать новичков, отвечать на все их вопросы. А ещё я не устаю повторять: «Задавайте как можно больше вопросов!». Ведь всегда эффективнее будет получить быстрый квалифицированный ответ, чем потратить день на решение давно известной задачи.

Но при этом я стараюсь организовать процесс так, чтобы сотрудник с каждым днём всё больше переходил на самостоятельный, автономный режим работы. Ведь моя главная задача — подготовить профессионального самостоятельного члена команды.

Скажу честно, делиться знаниями — это самая любимая часть моей работы. И, конечно, я продолжаю учиться сам. Я стараюсь продумывать и внедрять новые методики обучения. Обдумываю, как сделать процесс адаптации новых сотрудников ещё лучше. Ведь в любом деле нет предела совершенству.